工行档案库房管理制度

PAGE工行档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强中国工商银行档案库房管理，确保档案的安全与完整，有效保护和利用档案资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国工商银行各级档案库房的管理工作，包括总行、分行、支行等机构的各类档案存放与保管。（三）基本原则1.安全保密原则确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，严格控制档案库房的访问权限，防止非授权人员接触档案。2.科学管理原则运用先进的管理理念和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和检索，提高档案管理效率和质量。3.有效利用原则充分挖掘档案价值，为工商银行的业务发展、决策支持、历史研究等提供有力的信息保障。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度、流程和标准，并监督执行。2.组织档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.定期对档案库房进行检查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.负责档案库房的安全防护设施建设、维护和管理，保障档案存储环境的安全可靠。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，负责档案的日常保管和出入库登记工作。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放有序。3.负责档案库房的环境卫生维护，保持库房整洁、通风良好。4.协助档案管理部门做好档案的整理、归档等工作，提供必要的技术支持。5.配合安全保卫部门做好档案库房的安全防范工作，发现异常情况及时报告。（三）安全保卫部门职责1.制定档案库房安全保卫制度和应急预案，加强安全防范措施。2.负责档案库房的安全检查和巡逻，确保库房安全设施正常运行。3.对进入档案库房的人员进行身份验证和登记，防止无关人员进入。4.协助档案管理部门处理档案库房的安全事故，保障档案安全。（四）信息技术部门职责1.负责档案库房信息化系统的建设和维护，确保系统稳定运行。2.提供档案数字化处理所需的技术支持，保障档案数字化工作顺利进行。3.协助档案管理部门做好档案信息的安全存储和备份，防止数据丢失。三、档案库房建设与布局（一）选址要求1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，避免靠近水源、火源和污染源。2.库房所在建筑物应结构坚固，具有较好的抗震性能，确保档案存储安全。（二）建筑设计1.档案库房应具备独立的防火分区，采用防火墙、防火门等分隔措施，防止火灾蔓延。2.库房内地面应平整、光洁，便于清洁和档案搬运，宜采用防静电地板。3.墙面应采用防潮、防霉、防火的装饰材料，天花板应密封良好，减少灰尘和杂物进入。4.库房应设置通风换气系统，保证空气流通，控制温湿度在适宜范围内。（三）布局规划1.档案库房应根据档案类别、保管期限等进行合理分区，设置不同的存储区域，如永久档案区、定期档案区等。2.每个存储区域应设置明显的标识牌，标明档案类别、保管期限等信息，便于查找和管理。3.库房内应设置档案整理区、查阅区等功能区域，满足档案整理、查阅等工作需求。4.安全保卫设备、消防设施等应合理布局，确保在紧急情况下能够迅速发挥作用。四、档案存储与保管（一）档案分类与编号1.按照国家档案分类标准和工商银行档案管理实际情况，对档案进行科学分类，如文书档案、会计档案、信贷档案等。2.为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。3.建立档案分类与编号对照表，确保档案编号与分类准确对应，方便档案的检索和查询。（二）档案上架与存放1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和取用。2.不同类别、保管期限的档案应分开存放，避免混淆。3.档案应直立存放，不得倒置或侧放，确保档案的完整性和可读性。4.对于特殊载体档案，如光盘、磁带等，应采用专门的存储设备进行保管，并注明相关信息。（三）温湿度控制1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间相对湿度应控制在45%60%之间。2.安装温湿度监测设备，实时监控库房温湿度变化，并做好记录。3.根据温湿度情况，及时采取调节措施，如使用空调、除湿机、加湿器等设备，确保库房温湿度符合要求。（四）防火防盗1.档案库房应配备完善的防火设施，如火灾自动报警系统、灭火器材等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.安装防盗门窗、监控设备等，加强库房的安全防范，防止档案被盗。3.严格控制档案库房的钥匙管理，实行双人保管制度，确保钥匙的安全使用。（五）防虫防霉1.在档案库房内放置防虫、防霉药品，定期检查和更换，防止档案受到虫害和霉菌侵蚀。2.保持库房清洁卫生，定期对档案进行清扫，清除灰尘和杂物。3.对发现有虫害或霉菌的档案，应及时采取处理措施，如熏蒸、消毒等，确保档案安全。五、档案出入库管理（一）档案入库1.档案整理完毕后，由档案管理人员填写档案入库登记表，详细记录档案的类别、数量、编号、来源等信息。2.档案管理人员按照档案上架要求，将档案准确存放到指定位置，并在档案入库登记表上签字确认。3.档案入库后，库房管理人员应定期对档案进行核对，确保档案数量与入库登记表一致。（二）档案出库1.因工作需要查阅或使用档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批后的申请表，安排库房管理人员办理档案出库手续。库房管理人员核对查阅申请表与档案实物，无误后填写档案出库登记表，注明档案出库时间、查阅人员等信息，并将档案交查阅人员签收。3.查阅人员应在规定的时间内归还档案，归还时库房管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案出库登记表上签字注销。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的用途、期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门按照审批意见，安排库房管理人员办理档案借阅手续。库房管理人员填写档案借阅登记表，注明档案借阅时间、借阅人员、借阅期限等信息，并将档案交借阅人员签收。3.借阅人员应严格按照借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，库房管理人员核对无误后在档案借阅登记表上签字注销。六、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案分类标准进行整理，确保档案分类准确、编号规范。3.对档案进行系统排列，剔除重复、无效的档案，保证档案的完整性和准确性。（二）整理方法1.文书档案应按照年度、保管期限、机构等进行分类整理，编制卷内目录和备考表，装订成册。2.会计档案应按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，按照时间顺序排列，装盒保管。3.信贷档案应按照贷款项目进行整理，将相关资料收集齐全后，分类装订成册，建立档案袋。（三）归档要求1.各部门应及时将办理完毕的档案移交档案管理部门进行归档，确保档案归档的及时性和完整性。2.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。3.归档后的档案应按照规定的存储方式进行保管，便于日后查阅和利用。七、档案信息化管理（一）数字化建设规划1.根据工商银行档案管理实际需求，制定档案数字化建设规划，明确数字化建设的目标、任务和步骤。2.确定档案数字化的范围、标准和质量要求，确保数字化档案的准确性和规范性。（二）数字化处理流程1.档案扫描按照档案数字化标准，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据存储将数字化档案数据存储在安全可靠的数据存储设备上，并进行定期备份。（三）信息化系统应用1.建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、审批等功能，提高档案利用效率。2.利用信息化系统对档案的出入库、整理、归档等业务流程进行管理，实现档案管理的自动化和规范化。3.加强信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。八、档案统计与鉴定（一）档案统计1.建立档案统计制度，定期对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。2.档案管理人员应按照规定的统计报表格式和内容，及时准确地填写统计数据，并上报档案管理部门。3.档案管理部门应定期对统计数据进行汇总和分析，撰写档案统计分析报告，总结档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施。（二）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对失去保存价值或者保管期限已满的档案，按照规定的程序进行销毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行全面审查和评估。3.档案鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，经档案管理部门负责人审核后，报分管领导审批。九、档案销毁（一）销毁范围1.经过鉴定，确定失去保存价值或者保管期限已满的档案。2.重复、无效的档案。3.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定意见，编制档案销毁清册，详细记录档案