工会内控采购制度

PAGE工会内控采购制度一、总则（一）目的为加强本工会采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购过程中的风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于办公用品、设备设施、活动用品、劳务服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购活动的内部控制机制，对采购流程的各个环节进行有效监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会作为采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重要事项。其职责包括：1.根据工会工作需要和实际情况，研究确定采购项目的必要性和可行性。2.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。3.审批采购方式的选择，确保采购方式符合相关规定和实际需求。4.审查采购合同条款，保障工会权益。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门或指定专人负责采购活动的具体实施。采购执行部门的职责如下：1.根据采购决策机构批准的采购计划，制定详细的采购实施方案。2.按照规定的采购方式，组织开展采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织评标或谈判等。3.对供应商进行资格审查和实地考察，确保供应商具备良好的信誉和履约能力。4.负责采购合同的起草、签订、履行和管理，跟踪采购项目的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。5.整理和保存采购活动的相关文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门工会内部审计部门或其他指定的监督部门负责对采购活动进行全程监督。其监督职责包括：1.审查采购活动是否符合法律法规、本制度以及相关政策要求。2.监督采购流程的执行情况，检查采购环节是否存在违规操作和舞弊行为。3.对采购项目的采购预算执行情况进行监督，防止超预算采购。4.受理对采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果反馈相关部门。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，在每年末编制下一年度的采购预算草案。采购预算草案应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算草案应提交工会委员会审议。工会委员会在审议采购预算草案时，应结合工会财务状况、工作重点等因素，对采购预算的合理性、可行性进行审查，并根据审议结果进行调整和完善。3.经工会委员会批准后的采购预算应作为年度采购活动的控制依据，不得随意突破。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，确保采购项目的实施符合预算要求。在采购过程中，如发现采购项目的实际需求与预算存在差异，应及时向工会委员会报告，并说明原因和解决方案。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行核对和分析，确保采购资金专款专用，不得挪作他用。3.对于超预算采购的项目，必须按照规定的程序进行审批。未经批准的超预算采购项目，财务部门有权拒绝支付相关款项。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预计采购金额等内容，并提交至采购执行部门。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，确保采购申请的真实性和合理性。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购申请是否符合工会工作需要、是否在采购预算范围内、采购方式是否合理等。2.对于金额较小的常规采购项目，采购执行部门可直接审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购执行部门应将采购申请表提交工会委员会审批。3.工会委员会在审批采购申请时，应综合考虑采购项目的必要性、预算安排、采购方式等因素，做出审批决定。如采购申请不符合要求，应退回采购执行部门并说明理由。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判（磋商）、询价、单一来源采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。采购执行部门应按照相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。3.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购执行部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标等活动。4.竞争性谈判（磋商）适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目等。采购执行部门应成立谈判（磋商）小组，与供应商进行谈判（磋商），确定成交供应商。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。6.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等。采购执行部门应提供充分的理由和依据，经工会委员会批准后，与单一供应商进行采购谈判。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.在选择供应商时，采购执行部门应对供应商进行资格审查，确保供应商具备合法经营资格、良好的信誉和履约能力。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等。3.对于重要的采购项目，采购执行部门应组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等情况。实地考察结束后，应撰写考察报告，作为选择供应商的参考依据。4.采购执行部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。5.采购执行部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的履约情况进行评价。评价内容包括交货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（五）采购合同签订与履行1.采购合同经双方签字盖章后生效。采购执行部门应及时将采购合同副本提交财务部门、监督部门等相关部门备案。2.采购执行部门应按照采购合同的约定，跟踪供应商的履约情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。3.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。4.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准等。验收合格后，应出具验收报告。（六）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照约定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.对于金额较大的采购项目，财务部门可根据合同约定，采取分期付款的方式。分期付款时，应明确各期付款的时间和金额，并按照约定及时支付款项。3.如因供应商原因导致采购项目出现质量问题或其他纠纷，在问题未解决之前，财务部门应暂停支付相关款项，并及时通知采购执行部门采取措施解决问题。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，对高风险事项应重点关注，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施针1.对供应商违约风险，采购执行部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商履约情况的跟踪和监督，如发现供应商存在违约迹象，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任或更换供应商。2.对采购价格波动风险，采购执行部门应加强市场调研，及时了解市场价格动态，合理确定采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采取套期保值、签订长期合同等方式规避价格风险。（三）质量风险采购执行部门应在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购货物或服务的质量检验。如发现质量问题，应及时要求供应商采取整改措施，直至达到质量要求。（四）法律风险采购执行部门应加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动符合法律法规要求。在采购合同签订、履行过程中，如遇法律问题，应及时咨询法律顾问，寻求专业法律意见，防范法律风险。六、采购信息管理（一）采购文件管理采购执行部门应妥善保管采购活动过程中产生的各类文件和资料，包括采购申请表、采购预算、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。采购文件应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，确保文件的完整性和可追溯性。（二）采购信息公开1.采购执行部门应按照规定的程序和方式，及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容。采购信息公开应遵循公平、公正、透明的原则，保障工会会员和社会公众的知情权和监督权。2.采购信息公开的方式包括工会内部公告栏、工会网站、政府相关采购信息平台等。采购执行部门应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的信息公开方式，并确保公开信息的准确性和及时性。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购流程的执行情况、采购预算的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购信息的公开情况等。2.内部监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专