山西医疗集团采购制度

PAGE山西医疗集团采购制度一、总则（一）目的为规范山西医疗集团的采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障集团医疗业务的顺利开展，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于山西医疗集团总部及所属各医疗机构、分院、科室等在医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关标准及政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，以保障医疗质量和患者安全。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁纪律，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购管理委员会，由集团领导、相关职能部门负责人、医疗机构代表等组成。采购管理委员会负责审议重大采购项目、制定采购政策和策略、监督采购活动等。其主要职责包括：1.审批年度采购预算和采购计划。2.审定采购管理制度、流程和标准。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。4.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购活动的执行部门。采购中心负责具体采购业务的组织实施，包括采购需求收集、采购计划制定、采购流程执行、供应商管理、合同签订与执行等工作。采购中心应根据采购项目的性质和特点，合理划分采购岗位，明确各岗位职责，确保采购工作的专业化和规范化。（三）需求部门各医疗机构、科室等作为采购需求部门，负责提出采购需求，提供技术参数、规格要求等详细信息，并参与采购过程中的技术评审、验收等工作。需求部门应确保采购需求的合理性和准确性，避免因需求不明确导致的采购失误。（四）监督部门集团内部审计部门、纪检监察部门等作为监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否合规、采购程序是否执行到位、采购资金使用是否合理等。对发现的违规问题，监督部门有权责令整改，并追究相关人员责任。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度医疗业务计划、设备更新计划、药品使用计划等，结合上一年度采购实际情况，于每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购中心对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合集团资金状况和采购政策，编制集团年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报集团财务部门备案，并作为年度采购资金安排的依据。（二）采购计划制定1.采购中心根据年度采购预算，结合市场供应情况和采购项目的紧迫性，制定季度、月度采购计划。采购计划应明确采购项目的具体实施时间、采购方式、供应商选择范围等。2.对于紧急采购项目，需求部门应及时向采购中心提出申请，采购中心在审核后可根据实际情况调整采购计划，优先安排采购。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。2.采购中心应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件。招标文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.采购中心通过指定的媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购中心根据采购项目特点和供应商库情况，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序与公开招标基本相同，包括资格审查、开标、评标、中标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购中心成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提供报价和技术方案等。3.谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购中心应组织相关部门和专家对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.经采购管理委员会批准后，与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购中心向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产供应能力、完善的售后服务体系等。2.采购中心负责收集供应商信息，建立供应商库。对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核。3.实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况，确保供应商具备满足采购需求的能力。4.经审查合格的供应商纳入供应商库，并定期进行评估和更新。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式包括供应商自评、采购中心评价、需求部门评价等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在采购中给予优先考虑；对于不合格供应商，及时清理出供应商库，并停止与其合作。3.对供应商的考核结果与供应商的合作机会、货款支付等挂钩，激励供应商提高服务质量和产品质量。（三）供应商关系维护1.采购中心与供应商保持密切沟通与联系，定期召开供应商会议，反馈采购需求和意见，协调解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。3.对于长期合作、信誉良好的供应商，可建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由、预计到货时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购中心。（二）采购审批1.采购中心对采购申请表进行初审，审核采购项目是否符合采购预算、采购计划等要求。2.根据采购项目金额大小和性质，按照规定的审批权限报相关领导审批。金额较小的采购项目由采购中心负责人审批；金额较大的采购项目需经采购管理委员会审议通过。（三）采购实施1.采购中心根据审批后的采购申请表，按照确定的采购方式组织采购活动。2.对于招标采购项目，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目，按照相应程序与供应商进行沟通、谈判、报价比较等。3.与选定的供应商签订采购合同，明确采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）验收1.采购项目到货前，采购中心通知需求部门准备验收工作。需求部门应组织专业人员成立验收小组，制定验收方案。2.采购项目到货后，验收小组按照合同要求和相关标准对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量、性能等方面。3.验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）付款1.采购中心根据合同约定和验收情况，填写付款申请单。付款申请单应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等内容。2.付款申请单经采购中心负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门按照财务管理制度和合同约定进行审核，办理付款手续。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、争议解决方式等条款。2.采购中心负责起草采购合同文本，经法律合规部门审核后，与供应商签订合同。合同签订前，应确保双方对合同条款达成一致意见，并加盖双方公章或合同专用章。（二）合同执行1.采购中心和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购中心负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，并确保货物质量和服务水平符合合同要求。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购中心应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如出现法定或约定的解除合同情形，采购中心应及时与供应商协商解除合同，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同归档采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本归档保存。合同档案应包括合同文本、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料，以便查阅和追溯。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、法律风险、廉洁风险等。2.定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，加强市场调研和价格监测，合理安排采购时机；对于质量风险，加强供应商质量管理和验收环节控制；对于供应商风险，建立供应商评估和考核机制，加强供应商管理；对于法律风险，加强合同管理和法律合规审查；对于廉洁风险，加强廉洁教育和监督检查。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。九、监督与审计（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序是否合规