小学资料档案保管制度表

PAGE小学资料档案保管制度表一、总则（一）目的为了加强小学资料档案的科学管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥资料档案在学校教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类资料档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的资料档案管理部门，对全校各类资料档案实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。2.真实性原则资料档案应如实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的资料档案，保证档案的齐全与完整。4.保密性原则对涉及学校机密、师生隐私等内容的资料档案，严格保密，防止信息泄露。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政管理类包括学校的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教学管理类涵盖教学计划、课程标准、教案、教学课件、学生成绩册、教学研究资料、教材与教辅资料等。3.学生管理类有学生学籍档案、学生奖惩记录、学生综合素质评价资料、学生活动记录等。4.后勤管理类包含校园建设规划、物资采购与管理档案、维修记录、安全保卫档案等。5.教师业务档案类涉及教师的教学成果、科研成果、培训记录、师德表现等。（二）编号为便于资料档案的管理与查找，对每类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.行政管理类：以“XZ”开头，后面依次为年份、流水号。例如：XZ2023001，表示2023年的第1份行政管理类档案。2.教学管理类：用“JX”表示，编号方式同行政管理类。如JX2023010，即2023年的第10份教学管理类档案。3.学生管理类：编号为“XS”，后面按年份和流水号编排。如XS2022015，代表2022年的第15份学生管理类档案。4.后勤管理类：以“HQ”开头，编号规则与前几类相同。例如HQ2023005，是2023年的第5份后勤管理类档案。5.教师业务档案类：编号为“JS”，如JS2022020，表示2022年的第20份教师业务档案。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门、各年级组、各学科组应明确专人负责资料档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时、准确地收集本部门在工作中产生的各类资料。2.对于上级部门下发的文件、资料以及学校与外单位往来的信函、协议等，由学校办公室统一收集，并进行登记。3.教师在教学、科研、培训等活动中形成的资料，应在活动结束后及时整理并移交至学校资料档案管理部门。4.学生在学习过程中产生的各类资料，如作业、试卷、社会实践报告等，由班主任负责收集，并按学期整理归档。（二）整理1.资料档案管理人员收到收集的资料后，应按照分类标准进行初步分类。2.对每份资料进行核对，确保资料的完整性和准确性。对于不完整或不准确的资料，及时与相关部门或人员沟通补充或修正。3.去除资料中的金属物、订书钉等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其整齐规范。4.按照编号规则为每份资料编制档案编号，并在资料首页右上角加盖编号章。5.填写档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者等信息，确保目录与档案内容一一对应。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.整理好的资料档案应及时归档，归档时按照类别和编号顺序依次排列，装入档案盒或档案柜。2.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年份、起止编号等信息，便于查找。3.建立档案索引目录，将各类档案的编号、题名、存放位置等信息详细记录在索引目录中，方便快速检索档案。（二）保管1.学校设立专门的资料档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫蛀、防盗等安全设施。2.档案保管室内应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.定期对档案进行检查和清点，一般每学期进行一次全面检查，发现问题及时处理。如发现档案有破损、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。4.对电子资料档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、移动硬盘等，分别存放于不同地点。同时，要做好电子资料档案的安全防护工作，防止数据丢失或被篡改。5.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确因工作需要查阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.本校教职员工因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅，不得擅自将档案带出保管室。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《资料档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员因特殊原因需要借阅本校资料档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还所借档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如无问题，在《资料档案借阅登记表》上注明归还情况。六、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校定期对资料档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对于已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写《资料档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。（二）销毁1.经鉴定批准销毁的档案，由档案管理部门统一组织销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。2.销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式，但要注意环保和安全。销毁过程中产生的废弃物应妥善处理，防止造成环境污染。3.销毁完毕后，监销人员应在《资料档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告学校档案管理部门负责人。七、资料档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责学校资料档案的管理工作，制定和完善资料档案管理制度，并组织实施。2.定期检查档案管理工作的开展情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.协调各部门之间的档案管理工作，确保档案收集、整理、归档、保管等工作的顺利进行。4.负责与上级档案管理部门的沟通与联系，按时报送档案工作相关材料。（二）档案管理人员职责1.认真执行资料档案管理制度，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等具体工作。2.熟悉档案业务知识，不断提高档案管理水平