小学图书档案室管理制度

PAGE小学图书档案室管理制度一、总则（一）目的为加强小学图书档案室的管理，提高图书档案的使用效率，保障图书档案的安全与完整，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校图书档案室的图书、档案资料的管理工作，包括图书的采购、借阅、归还、保管，档案的收集、整理、归档、查阅、保管等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关图书档案管理的法律法规和行业标准，确保管理工作合法合规。2.科学管理原则：运用科学的方法和技术，对图书档案进行分类、整理、存储和检索，提高管理效率和质量。3.服务师生原则：以服务学校教学、科研和师生学习为宗旨，充分发挥图书档案的作用，为师生提供便捷的借阅和查阅服务。4.安全保密原则：加强图书档案室的安全防护措施，确保图书档案的安全，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、图书管理（一）图书采购1.采购计划每学期末，各学科教师根据教学需要，提出下学期图书采购建议，填写《图书采购申请表》，交至图书档案室。图书档案室管理人员汇总各学科教师的采购建议，结合学校实际情况和经费预算，制定图书采购计划。2.采购流程图书采购计划经学校领导审批后，由图书档案室管理人员负责采购。采购人员应选择正规的图书供应商，确保图书质量。采购的图书应符合国家有关规定和学校的教学需求，优先采购具有教育价值、适合小学生阅读的图书。采购人员应与供应商签订采购合同，明确图书的品种、数量、价格、交货时间等条款，并严格按照合同执行。图书到货后，采购人员应及时组织验收。验收内容包括图书的数量、品种、质量、价格等，确保图书与采购合同一致。验收合格的图书应及时办理入库手续。（二）图书分类与编目1.分类标准图书应按照《中国图书馆分类法》进行分类，确保分类准确、科学。2.编目工作图书档案室管理人员应对新采购的图书进行编目，包括图书的基本信息（书名、作者、出版社、出版时间、ISBN号等）、分类号、索书号等。编目完成后，应将图书信息录入图书管理系统，建立图书数据库，以便于查询和管理。（三）图书借阅1.借阅对象本校师生均可借阅图书。2.借阅手续师生借阅图书时，应先到图书档案室填写《图书借阅登记表》，写明借阅图书的书名、作者、索书号、借阅时间等信息。图书档案室管理人员根据《图书借阅登记表》办理借阅手续，将图书交给借阅者，并在图书管理系统中记录借阅信息。3.借阅期限教师借阅图书的期限一般为两周，学生借阅图书的期限一般为一周。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向图书档案室管理人员申请。借阅期限届满，借阅者应按时归还图书。如需续借，应在借阅期限届满前办理续借手续，续借期限与原借阅期限相同。4.借阅数量教师每次借阅图书的数量一般不超过5本，学生每次借阅图书的数量一般不超过3本。（四）图书归还1.归还要求借阅者应按时归还图书，归还的图书应保持完好无损，如有损坏或丢失，应按照本制度的规定进行赔偿。图书档案室管理人员应认真检查归还图书的情况，如发现图书有损坏或丢失，应及时向借阅者提出赔偿要求。2.归还手续借阅者归还图书时，应将图书交给图书档案室管理人员，并在《图书借阅登记表》上签字确认。图书档案室管理人员应将归还的图书放回书架，并在图书管理系统中记录归还信息。（五）图书保管1.保管环境图书档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。图书档案室应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，确保图书的安全。2.图书整理图书档案室管理人员应定期对图书进行整理，检查图书的存放情况，及时调整图书的位置，确保图书排列整齐、有序。对破损、陈旧的图书应及时进行修补、装订或剔除，确保图书的质量。3.盘点清查图书档案室应定期进行图书盘点清查，每年至少进行一次全面盘点。盘点清查时，应认真核对图书的数量、品种、分类号、索书号等信息，确保图书账实相符。如发现图书有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照本制度的规定进行处理。三、档案管理（一）档案收集1.收集范围本校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的数据、文件、资料等均应纳入档案收集范围，包括但不限于学校文件、教学计划、教案、学生成绩、教师业务档案、学校大事记、会议记录、财务档案、基建档案等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案管理的要求，及时将本部门形成的档案资料整理好，移交至图书档案室。档案收集人员应确保收集的档案资料齐全、完整、真实，符合档案管理的要求。（二）档案整理1.分类标准档案应按照学校档案分类方案进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、教师业务类、后勤管理类、财务工作类、基建工作类等类别。2.整理方法档案整理人员应按照分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等工作。对每份档案资料应进行装订、编页、编目，确保档案资料的整齐、规范。档案整理人员应建立档案目录，将档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息录入档案管理系统，便于查询和管理。（三）档案归档1.归档要求档案整理完成后，应及时进行归档。归档的档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。档案应存放在专门的档案柜中，确保档案存放安全、有序。2.归档流程档案整理人员将整理好的档案移交至图书档案室，图书档案室管理人员对档案进行审核，确认无误后办理归档手续，并在档案管理系统中记录归档信息。（四）档案查阅1.查阅对象本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅相关档案资料。2.查阅手续查阅档案时，查阅人员应先到图书档案室填写《档案查阅申请表》，写明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。图书档案室管理人员根据《档案查阅申请表》进行审核，经学校领导批准后，方可办理查阅手续。查阅人员应在图书档案室管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自将档案带出图书档案室。3.查阅期限查阅档案的期限一般为一个工作日，如有特殊情况需要延长查阅期限，应提前向图书档案室管理人员申请。4.查阅要求查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如需复制档案资料，应经图书档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理复制手续。（五）档案保管1.保管期限档案的保管期限应根据档案的重要程度、历史价值等因素确定，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.保管要求根据档案的保管期限，将档案分别存放在不同的档案柜中，确保档案存放安全、有序。档案保管人员应定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。档案保管人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案资料提供给无关人员查阅或使用。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由图书档案室管理人员、相关部门负责人等组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁意见。2.销毁手续经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报学校领导批准。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关资料归档保存。四、人员职责（一）图书档案室管理人员职责1.负责图书档案室的日常管理工作，包括图书档案的采购、分类、编目、借阅、归还、保管、鉴定、销毁等工作。2.制定图书档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。3.定期对图书档案进行盘点清查，确保图书档案账实相符。4.负责图书档案管理系统的维护和管理，及时录入图书档案信息，为师生提供便捷的查询服务。5.加强与各部门的沟通协调，做好图书档案的收集、整理、归档等工作。6.负责图书档案室的安全保卫工作，确保图书档案的安全。（二）借阅者职责1.遵守图书档案室的管理制度，爱护图书档案资料。2.按照规定的借阅期限归还图书，如需续借，应提前办理续借手续。3.不得擅自将图书档案带出图书档案室，不得在图书档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.如需复制图书档案资料，应经图书档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理复制手续。（三）档案形成部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料齐全、完整、真实。2.按照学校档案分类方案，对本部门档案资料进行分类、编号、编目等工作。3.定期将本部门整理好的档案资料移交至图书档案室，并办理移交手续。4.配合图书档案室做好档案的查阅、鉴定、销毁等工作。五、监督与检查（一）监督机制学校成立图书档案室管理监督小组，由学校领导、纪检部门人员等组成，负责对图书档案室的管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.图书档案管理制度的执行情况。包括图书采购、借阅、归还、保管，档案收集、整理、归档、查阅、保管等环节的工作是否符合制度要求。2.图书档案的管理质量。包括图书档案的分类、编目、存储、检索等工作是否准确、规范，图书档案的安全与完整是否得到保障。3.图书档案管理系统的运行情况。包括图书档案信息的录入、查询、统计等功能是否正常，数据是否准确、及时。（三）检查方式1.定期检查。图书档案室管理监督小组每学期至少对图书档案室进行一次全面检查，检查结果以书面形式报告学校领导。2.不定期抽查。图书档