学院采购制度管理规定

PAGE学院采购制度管理规定一、总则（一）目的为了加强学院采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务外包等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学院内部监督和社会监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学院重大采购事项，制定采购政策和战略，监督采购工作的执行情况。其主要职责包括：1.研究决定学院采购工作的重大事项，如采购预算安排、采购制度修订等。2.审核采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等重要文件。3.协调解决采购工作中的重大问题和争议。（二）采购执行部门学院设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购中心应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购中心的主要职责包括：1.根据学院采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.审查供应商资格，建立供应商库。4.签订采购合同，并负责合同的执行和监督。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）需求部门学院各部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购中心开展采购工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术论证、商务谈判等环节，提供专业意见和建议。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。（四）监督部门学院纪检监察部门作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.受理采购活动中的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。3.对采购项目进行审计监督，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门的工作计划和业务需求，于每年年底前编制下一年度的采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应遵循“统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”的原则，结合学院事业发展规划和财力状况进行编制。3.采购中心负责对各部门的采购预算进行汇总、审核，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购中心应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求、价格等发生重大变动的。学院事业发展规划调整，需要增加或减少采购项目的。因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施的。2.采购预算调整申请应由采购需求部门提出，经采购中心审核后，报采购领导小组审批。采购预算调整后，应及时调整采购计划和采购合同。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.采购中心根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购中心在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。3.供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。4.采购中心组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。5.采购中心将中标候选人名单在指定的媒体上公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标应符合下列情形之一：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，应改为发布投标邀请书，邀请书应明确邀请的供应商名单，并注明邀请的理由。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购中心根据采购项目的特点和需求，确定谈判小组的组成人员。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。2.采购中心向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。谈判文件应包括谈判须知、技术规格、商务条款、谈判程序等内容。3.供应商按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。4.谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中应遵循公平、公正、公开的原则，不得泄露谈判内容。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。6.采购中心与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购应符合下列情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购的程序如下：1.采购需求部门应提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、采购理由等内容，并附相关证明材料。2.采购中心对采购需求部门的申请进行审核，提出审核意见。3.采购中心将采购需求部门的申请和审核意见报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购中心与供应商进行协商，确定采购价格、条件和合同条款等内容。4.采购中心与供应商签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。询价的程序如下：1.采购中心根据采购项目的特点和需求，编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、报价要求等内容。2.采购中心向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，并提供询价文件。3.供应商按照询价文件的要求编制报价文件，并在规定的时间内提交报价文件。4.采购中心对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。5.采购中心将成交供应商名单通知所有参加询价的供应商，并与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，提交采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到采购需求部门提交的《采购申请表》后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后，采购中心将《采购申请表》报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的金额大小、重要程度等因素，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购实施1.采购项目经审批通过后，采购中心根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购中心应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购中心应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购中心应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购中心应将合同文本提交采购需求部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购需求部门应按照采购合同的要求组织验收工作。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家等，验收内容应包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购需求部门应填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。《验收报告》应作为支付货款的依据之一。3.采购中心根据采购合同和《验收报告》，办理货款支付手续。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的数据质量保证体系。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.供应商准入程序如下：供应商向采购中心提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、产品质量检测报告等。采购中心对供应商提交的申请材料进行初审，审核供应商的资格条件是否符合要求。初审通过后，采购中心组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况。采购中心根据初审和实地考察情况，提出供应商准入意见，报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，将供应商纳入学院供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购中心应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价与考核。2.供应商评价与考核的方式包括定期评价、不定期评价、专项评价等。定期评价每年进行一次，不定期评价根据采购项目的实际情况进行，专项评价针对特定采购项目或供应商出现的问题进行。3.采购中心应制定供应商评价与考核标准，明确评价与考核的指标、权重、评分方法等内容。评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.采购中心应根据供应商评价与考核结果，对供应商采取相应的管理措施。对于评价与考核结果为优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价与考核结果为不合格的供应商，应暂停其参与学院采购活动，责令其限期整改，整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中删除。（三）供应商淘汰1.供应商出现下列情形之一的，采购中心应将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料，骗取供应商资格的。严重违反采购合同约定，给学院造成重大损失的。因违法违规行为被有关部门处罚的。连续两次评价与考核结果为不合格的。2.供应商淘汰程序如下：采购中心提出供应商淘汰建议，并附相关证明材料。采购中心将供应商淘汰建议报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购中心向供应商发出《供应商淘汰通知书》，告知其被淘汰的原因和处理结果。采购中心将被淘汰的供应商信息从供应商库中删除，并在学院内部进行公示。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购中心应根据采购项目的特点和风险状况，制定风险评估标准和方法，对采购风险进行量化评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购中心应制定相应的风险应对措施。政策风险：密切关注国家政策法规的变化，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。市场风险：加强市场调研和分析，掌握市场动态，合理确定采购价格和采购时机，降低市场波动对采购成本的影响。质量风险：严格审核供应商的资质和产品质量，加强采购过程中的质量控制，增加验收环节的检验频次和力度，确保采购物资和服务符合质量要求。合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时采取措施解决。廉洁风险：加强对采购人员的廉洁教育，建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购活动的监督检查，防范采购人员的违规违纪行为。2.采购中心应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决措施执行过程中存在的问题，确保风险应对措施的有效性。八、