学生档案管理与建设制度

PAGE学生档案管理与建设制度一、总则（一）目的为了加强学校学生档案的科学管理，保证学生档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥学生档案在学校教育教学、学生管理、就业指导等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的管理与建设工作。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案必须如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息资料，保证档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案内容（一）学生基本信息1.学生登记表：包括学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等基本情况。2.身份证复印件：学生本人身份证正反两面复印件。3.录取通知书：学生入学时的录取通知书原件。4.学籍卡：记录学生学籍变动情况，如入学时间、学制、专业、层次等信息。（二）学习成绩档案1.成绩单：每学期的课程考试成绩，包括必修课、选修课成绩及学分。2.补考、重修记录：学生补考、重修的课程及成绩情况。3.毕业实习报告：学生毕业实习期间的实习报告及实习单位评价。4.毕业论文（设计）：学生毕业论文（设计）的相关材料，包括开题报告、论文正文、答辩记录等。（三）奖惩情况1.奖励记录：学校及上级部门颁发的各类奖励证书复印件，如三好学生、优秀学生干部、奖学金等。2.处分记录：学生在校期间受到的警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分决定及相关材料。（四）党团组织关系材料1.入党申请书：学生入党时提交的申请书。2.入党志愿书：学生入党时填写的志愿书。3.团组织关系证明：学生入团时的团组织关系证明及入团申请书等材料。（五）社会实践与志愿服务材料1.社会实践报告：学生参加社会实践活动的报告及相关证明材料。2.志愿服务记录：学生参与志愿服务活动的记录及证明材料。（六）就业材料1.就业推荐表：学校为毕业生出具的就业推荐表。2.就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议书。3.就业报到证：毕业生就业报到时的报到证原件。（七）其他材料1.健康体检表：学生在校期间的健康体检报告。2.学生证、校园卡等相关证件复印件。3.学生在校期间的其他重要材料，如参加比赛获奖证书、发表的文章等。三、档案管理职责（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学生档案管理的规章制度，指导和监督各学院（系）学生档案管理工作。2.集中管理全校学生档案，负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查阅、转递等工作。3.定期对学生档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。4.负责为学校各部门及毕业生提供档案查阅、证明等服务。（二）学院（系）职责1.负责本学院（系）学生档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实性和完整性。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将本学院（系）学生档案移交学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门做好学生档案的查阅、转递等工作。（三）班主任职责1.负责本班学生档案材料的收集、整理和审核工作，指导学生填写各类档案表格，确保档案材料的规范、准确。2.及时了解学生在校期间的表现情况，将学生的奖惩情况、社会实践等材料及时归入学生档案。3.协助学校和学院（系）做好学生档案的管理工作，配合档案管理部门完成档案的查阅、转递等任务。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各学院（系）、班主任应按照档案内容要求，及时收集学生的各类档案材料，确保档案材料的齐全、完整。2.档案材料应真实可靠，由学生本人或相关部门提供，并加盖公章或签字确认。3.对于学生在校期间形成的临时性材料，如获奖证书、比赛成绩等，应在材料形成后及时收集归档。（二）整理流程1.分类：将收集到的学生档案材料按照档案内容进行分类，如基本信息、学习成绩、奖惩情况等。2.排序：对每一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编号：为每份档案材料或每类档案材料编制唯一的编号，以便于管理和查询。4.装订：将排序后的档案材料按照一定的规格进行装订，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明学生姓名、学号、专业、年级等信息。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的学生档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限学生档案的保管期限为学生毕业后[X]年，期满后按照国家有关规定进行处理。（三）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案保管场所的安全检查和防范措施。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案损坏、丢失或泄密。4.对于电子档案，应采取备份、加密等措施，确保电子档案的安全存储和使用。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部各部门因工作需要查阅学生档案的，须填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。2.毕业生因个人需要查阅本人档案的，须持有效身份证件到学校档案管理部门办理查阅手续。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，须经学校档案管理部门同意，并按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经审批后，查阅人到学校档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并做好查阅记录。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料原件，不得在档案材料上圈划、批注、污损等。查阅完毕后，应及时将档案材料归还档案管理人员。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅学生档案，确因工作需要借阅的，须经学校档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，须提前办理续借手续。3.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的责任。七、档案转递（一）转递范围1.毕业生就业转档：毕业生就业时，学校档案管理部门按照就业协议书或就业报到证的要求，将毕业生档案转递至用人单位或就业主管部门。2.升学转档：毕业生升学时，学校档案管理部门将毕业生档案转递至录取学校。3.其他转档：因特殊原因需要将学生档案转递至其他单位或个人的，按照有关规定办理转递手续。（二）转递程序1.档案管理部门收到转档通知后，对档案进行核对和整理，确保档案材料齐全、完整。2.填写《学生档案转递通知单》，注明转档原因、转档单位、转档时间等信息，并加盖学校档案管理部门公章。3.将档案材料密封包装，并在封口处加盖学校档案管理部门公章。4.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至接收单位，并及时跟踪档案转递情况。5.接收单位收到档案后，应在《学生档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时反馈给学校档案管理部门。（三）转递要求1.档案转递必须严格按照规定的程序进行，确保档案转递的安全、准确、及时。2.档案转递过程中，应妥善保管档案材料，防止档案丢失、损坏或泄密。3.对于毕业生档案转递，应在毕业生离校前完成档案转递工作，确保毕业生就业和升学不受影响。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的学生档案信息化管理系统，实现学生档案的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能要求1.档案录入功能：能够快速、准确地录入学生档案的各类信息，包括基本信息、学习成绩、奖惩情况等。2.档案查询功能：提供多种查询方式，如按学生姓名、学号、专业、年级等条件进行查询，方便用户快速获取所需档案信息。3.档案统计功能：能够对学生档案的各项数据进行统计分析，如学生成绩分布、奖惩情况统计等，为学校管理决策提供数据支持。4.档案备份功能：定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全存储，防止数据丢失。5.权限管理功能：设置不同的用户权限，对档案信息进行分级管理，确保档案信息的安全性和保密性。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。2.电子档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、存储，便于查询和管理。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的存储设备和软件系统正常运行。4.严格遵守国家有关电子档案管理的法律法规，保护电子档案的安全和保密。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：学校档案管理部门应定期对学生档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.真实性原则：鉴定工作应依据档案内容的真实性、完整性和有效性进行，确保鉴定结果准确可靠。3.客观性原则：鉴定过程应客观公正，不受任何主观因素的影响。（二）鉴定内容1.档案材料的完整性：检查档案材料是否齐全，有无遗漏重要信息。2.档案材料的真实性：核实档案材料的真实性，对存在疑问的材料进行调查核实。3.档案材料的时效性：判断档案材料是否仍具有保存价值，对于已失去时效的材料进行清理。4.档案材料的保密性：检查档案材料是否涉及学生个人隐私或不宜公开的信息，确保档案信息的安全保密。（三）销毁程序1.经过鉴定，确定无保存价值的档案材料，由档案管理部门编制《学生档案销毁清单》，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《学生档案销毁清单》经学校档案管理