学校自主采购管理制度

PAGE学校自主采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校自主采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校指定专门的部门或机构作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.编制采购计划和采购文件。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和评标等活动。3.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，对采购活动进行全程监督。采购监督部门的职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度的规定。2.受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规行为。3.对采购活动中的违法违纪行为提出处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制各部门、各单位应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并按照学校预算编制要求和程序进行申报。（二）预算审核与批复学校财务部门对各部门、各单位申报的采购预算进行审核，报学校采购领导小组审定后批复下达。采购预算一经批复，必须严格执行，不得擅自调整。（三）预算执行与调整采购执行部门应按照批复的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门、各单位根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式建议等内容。（二）采购审批采购申请表经部门负责人审核后，报学校采购执行部门。采购执行部门对采购申请进行初审，符合采购条件的，报学校采购领导小组审批。（三）采购文件编制采购执行部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。（四）采购信息发布采购执行部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。（五）供应商报名与资格审查供应商按照采购信息要求报名，并提供相关资格证明文件。采购执行部门对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。（六）采购评审采购执行部门组织评标委员会或谈判小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评标委员会或谈判小组按照评标标准或谈判文件要求进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。（七）采购结果公示采购执行部门将采购结果在学校官网等渠道进行公示，公示期不少于三个工作日。公示无异议后，确定中标供应商或成交供应商。（八）采购合同签订采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（九）采购验收采购项目完成后，采购执行部门组织相关部门和人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，验收合格后出具验收报告。（十）采购付款采购执行部门根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订。合同签订前，采购执行部门应将合同草案报学校法律顾问审核，确保合同条款合法合规。（二）合同履行采购执行部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如需变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报学校采购领导小组备案。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购活动结束后及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并移交学校档案管理部门归档保存。（三）档案查阅与使用学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后按照规定程序查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。八、监督与检查（一）内部监督采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动相关资料。对外部监督检查提出的问题，应认真整改，并及时反馈整改情况。（三）责任追究对采购活动中违反法律法规和学校采购管理制度的单位和