学校采购工作制度制度

PAGE学校采购工作制度制度一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校利益和供应商合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、重大采购项目决策等事项，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备以下条件：1.熟悉国家法律法规和学校采购政策；2.具有良好的职业道德和责任心；3.具备相应的采购业务知识和技能。（三）需求部门学校各部门为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。需求部门应指定专人负责采购相关事宜，确保采购需求准确、合理，并及时与采购部门沟通协调。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门有权对采购项目的预算执行、采购程序、采购合同履行等情况进行检查，对违规行为提出整改意见和处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校发展规划、教学科研任务、年度工作计划等，结合实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门负责汇总各需求部门的采购预算，形成学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，并纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照学校预算调整程序办理。2.采购部门应建立采购预算执行台账，对采购项目的预算执行情况进行跟踪管理，定期向采购领导小组和财务部门报告预算执行情况。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，确保预算资金专款专用，防止资金浪费和挪用。2.监督部门负责对采购预算执行过程中的违规行为进行查处，维护预算的严肃性。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据学校年度采购预算和实际工作需要，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间，确保采购工作有序进行。（二）计划审批1.采购计划草案报采购领导小组审议。采购领导小组应根据学校实际情况和采购需求，对采购计划进行审核，提出修改意见和建议。2.采购计划经采购领导小组审议通过后，报学校领导审批。学校领导审批同意后，采购部门方可组织实施采购。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊原因需要调整采购计划的，采购部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等，报采购领导小组审议。2.采购领导小组审议通过后，报学校领导审批。学校领导审批同意后，采购部门方可按照调整后的采购计划组织实施采购。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门确定邀请供应商名单；编制招标文件；向邀请供应商发出投标邀请书；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组；编制谈判文件；确定邀请供应商名单；向邀请供应商发出谈判邀请书；组织谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容；采购领导小组组织相关部门和专家进行论证；采购领导小组审议通过后，报学校领导审批；采购部门与供应商协商确定采购价格和合同条款；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组；编制询价文件；确定邀请供应商名单；向邀请供应商发出询价通知书；供应商报价；询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商；签订采购合同。六、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。2.《采购申请表》应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购部门进行审核和采购。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合理性、合规性等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据学校实际情况和采购需求，对采购申请进行审议。审议通过后，报学校领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购。2.公开招标、邀请招标采购项目，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购部门应按照规定的程序组织采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报学校法律顾问进行合法性审查。审查通过后，方可签订采购合同。（五）验收1.采购项目到货后，采购部门应及时组织需求部门、监督部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准、验收方式等进行。2.验收合格的，采购部门应出具验收报告。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货物等。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同约定的付款方式，及时办理付款手续。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购部门负责人审核后，报学校财务部门审批。学校财务部门审核通过后，按照规定的程序支付货款。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商签订。合同内容应符合法律法规和学校采购政策的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报学校法律顾问进行合法性审查。审查通过后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，确保合同顺利执行。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更、解除协议应报采购领导小组备案。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购部门应按照采购合同约定的验收方式组织验收。验收合格的，采购部门应出具验收报告。2.验收报告应作为支付货款的依据之一。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货物等。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本归档保存。合同归档应包括合同文本、合同审批文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.合同归档资料应妥善保管，以备查阅。合同保管期限按照学校档案管理规定执行。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、采购执行风险、采购合同风险、采购验收风险、采购付款风险等。2.采购部门应定期对采购风险进行排查，及时发现潜在的风险因素，并采取相应的措施加以防范。（二）风险防范1.采购部门应加强采购决策管理，严格按照采购程序进行决策，确保采购决策的科学性、合理性和合规性。2.采购部门应加强采购执行管理，严格按照采购方式和采购程序组织采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正。3.采购部门应加强采购合同管理，严格按照法律法规和学校采购政策签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。4.采购部门应加强采购验收管理，严格按照采购合同约定的验收方式组织验收，确保采购项目的质量符合要求。5.采购部门应加强采购付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式办理付款手续，确保付款的及时性和准确性。（三）风险监控1.采购部门应建立采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控。采购风险监控应包括采购项目的进度、质量、成本、合同履行情况等方面。2.采购部门应定期对采购风险监控情况进行分析和评估，及时发现风险变化趋势，并采取相应的措施加以应对。九、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购项目的预算执行、采购程序、采购合同履行等情况。2.监督部门在监督检查过程中，发现采购活动存在违规行为的，应及时提出整改意见和处理建议，并督促采购部门进行整改。（二）内部审计1.学校审计部门应定期对采购项目进行内部审计，重点审计采购项目的预算执行、采购程序、采购合同履行、采购资金使用等情况。2.内部审计应出具