学校档案管理制度及方案

PAGE学校档案管理制度及方案一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效保护和利用档案资源，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工和学生。（三）档案定义学校档案是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由学校综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、系统和安全。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集学校各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督学校各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.定期向学校领导汇报档案工作情况，为学校决策提供档案信息支持。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整和安全。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供相关档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督，参加档案业务培训。三、档案分类及编号（一）档案分类1.党群类：包括学校党组织、工会、共青团等组织的工作文件、会议记录、活动资料等。2.行政类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。3.教学类：教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学质量评估资料等。4.科研类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。5.学生类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。6.教师业务类：教师个人业务档案，包括教学经历、科研成果、培训记录、考核评价等。7.基建类：学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件资料。8.设备类：学校固定资产设备的购置、使用、维护、报废等相关档案。9.财务类：学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。10.声像类：学校各类活动的照片、录像、录音等声像资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表党群类，“B”代表行政类等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。例如：2023年党群类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案收集（一）收集范围1.学校各部门在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.学校组织的各类会议、活动、培训等产生的相关材料。3.教师在教学、科研等工作中形成的教案、讲稿、论文、科研报告等。4.学生在学习、生活中形成的学籍档案、成绩单、获奖证书等。5.学校基本建设、设备购置等项目的相关文件和资料。6.学校财务工作中产生的各类凭证、报表等。7.学校与校外单位交流合作形成的文件、协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门的档案资料，确保档案的齐全和完整。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应及时收集并进行专项整理。4.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在次年上半年集中移交至综合档案室。2.专项工作结束后，相关部门应在一个月内将形成的档案整理移交。3.学校组织的重大活动、会议等，活动结束后一周内，主办部门应将相关档案资料移交综合档案室。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件整齐。3.编页：对档案进行编页，编写页码应准确、清晰，便于查找和统计。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上填写相关信息。（三）整理要求1.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，做到分类科学、排列有序、编目准确完整。2.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。3.对电子档案应进行备份，确保电子档案的安全和完整。六、档案鉴定（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室人员及相关部门负责人组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值。2.综合分析：结合学校工作实际，考虑档案的形成背景、作用等因素，综合判断档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）鉴定程序1.各部门对本部门保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对各部门报送的档案进行集中鉴定，形成鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，经学校领导批准后进行销毁。七、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等要求。2.库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、密集架等，确保档案存放有序。3.设立档案查阅室、整理室等辅助用房，满足档案利用和整理工作的需要。（二）保管要求1.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。5.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。（三）档案数字化管理1.推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等流程。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。八、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和学校档案管理制度提供档案利用服务。2.服务为本原则：以满足学校各项工作和师生需求为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息的安全，严格遵守保密规定。（二）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、个人业务发展等需要查阅本人或相关档案。3.学生因学籍管理、成绩查询、毕业等需要查阅本人档案。4.校外单位因工作需要，按照规定程序查阅学校档案。（三）利用程序1.校内利用：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，并经所在部门负责人签字同意。综合档案室对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供查阅服务。查阅人在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室，如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意。2.校外利用：校外单位查阅学校档案，应提前向学校提出书面申请，说明查阅目的、内容和范围，并提交单位介绍信和查阅人有效身份证件。学校办公室对申请进行审核，报学校领导批准后，通知综合档案室办理查阅手续。查阅过程中，综合档案室应安排专人陪同，确保档案安全和信息保密。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅申请表、查阅记录、复印或摘录内容等进行详细登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等信息。九、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度收进、移出、保管数量等。2.档案利用情况统计：如查阅人次、查阅档案数量、复印或摘录档案页数等。3.档案鉴定情况统计：保管期限变更、销毁档案数量等。（二）统计方法1.定期统计：每月、每季度、每年对档案相关数据进行统计。2.建立统计台账：详细记录统计数据，确保数据准确、完整。（三）统计分析定期对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工作。十、档案保密（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，实行专人专管，严格限制接触范围。3.档案查阅室应采取必要的保密措施，如设置门禁系统、监控设备等，防止档案信息泄露。4.严禁在非保密场所谈论档案机密内容，不得在互联网等公共网络平台传输涉及保密的档案信息。（二）保密措施1.对保密档案进行单独存放，标识明显。2