学校档案室规章制度汇编

PAGE学校档案室规章制度汇编一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本规章制度汇编。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工和学生在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁虚假、伪造档案。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务质量，确保档案能够及时、准确地为学校各项工作提供有效支持。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立档案室，作为学校档案管理的专门机构，直属学校办公室领导。档案室配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.指导和监督学校各部门、各单位的档案工作，对兼职档案员进行业务培训和工作指导。（三）学校各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，接受档案室的业务指导和监督。3.严格执行学校档案管理规章制度，确保本部门、本单位档案的完整、准确和安全。三、档案收集与归档（一）归档范围学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等十大类，具体归档范围按照国家档案局和教育部颁发的《高等学校档案管理办法》及相关行业标准执行。（二）文件材料的形成与积累1.学校各部门、各单位应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确专人负责文件材料的收集、整理和保管工作。2.在各项工作活动中，承办人员要及时将办理完毕的文件材料收集齐全，进行初步整理，定期移交本部门、本单位的兼职档案员。（三）归档时间1.学校各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并向档案室移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.文件材料应按照分类方案进行整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。3.归档的文件材料应统一使用A4纸，采用电子文件与纸质文件同时归档的方式，电子文件应符合国家有关标准和规范。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分类，再按机构分类，最后按保管期限分类。（三）立卷要求1.归档的文件材料应进行系统整理，组成保管单位（卷、册、盒）。2.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号，页号编写位置正面在右上角，背面在左上角。3.卷内文件材料应编制卷内目录，卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.卷内文件材料应编写备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目。5.保管单位应按照规定格式进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。（四）编目与编号1.档案室应按照档案整理结果，编制档案目录，档案目录应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷题名、起止日期、卷号、页数、备注等项目。2.档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于管理和查找。档案编号包括全宗号、目录号、案卷号等。五、档案保管（一）保管场所档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）档案装具档案装具应符合国家有关标准和规范，选用质量可靠、便于使用的档案柜、档案盒等装具。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、不同机构、不同保管期限的档案应分开存放。2.档案存放应遵循从左到右、从上到下的顺序，便于查找和利用。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.校外单位因工作需要查阅学校档案，应按照国家有关规定办理审批手续。3.本校教职工因个人需要查阅本人档案，应提出书面申请，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。4.本校学生因学习、就业等需要查阅本人档案，应提出书面申请，经所在学院批准后，到档案室查阅。（三）利用方式1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，并经档案室负责人批准。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.因工作需要复印档案，应填写复印申请表，经档案室负责人批准后，由档案室工作人员统一复印。复印的档案应加盖档案室公章，复印件应与原件核对无误。（四）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复印等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、数量、期限等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校办公室、档案室及相关部门负责人组成，负责组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其保存价值。（四）保管期限划分学校档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.凡是反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.凡是反映学校临时性工作活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为短期保管。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者、密级等项目。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组审核批准后，报学校主管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。八、档案统计（一）统计内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况，具体统计指标按照国家档案局和教育部颁发的相关统计报表制度执行。（二）统计方法档案统计工作应采用科学的统计方法，确保统计数据的准确性和及时性。档案统计数据应定期进行汇总分析，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表档案室应按照规定定期向上级主管部门报送档案统计报表，并做好档案统计资料的整理和归档工作。九、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案管理系统建设建立学校档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，同时应与学校办公自动化系统、教学管理系统等进行数据对接，实现档案信息资源的共享。2.档案数字化建设对学校重要档案进行数字化处理，建立档案数字化数据库。档案数字化应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。数字化档案应进行备份存储，防止数据丢失。3.网络建设建立学校档案信息网站，发布档案工作动态、档案目录、档案利用指南等信息，为全校师生提供档案信息服务。同时，应建立档案信息安全防护体系，保障档案信息网络的安全运行。（三）管理与维护1.学校应加强对档案信息化建设工