学校档案室各种管理制度

PAGE学校档案室各种管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为学校各项工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索效率，为学校各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室学校设立档案室，负责全校档案的集中管理工作。档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、利用等具体业务。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。4.积极开展档案信息资源开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.负责对学校各部门、各单位档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案人员业务培训。6.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.加强档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理水平和服务质量。8.完成学校领导交办的其他有关档案工作的任务。（三）各部门、各单位职责1.指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、归档工作，并定期向档案室移交档案。2.按照学校档案管理制度的要求，做好本部门、本单位档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.接受档案室的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案的收集与归档（一）收集范围及要求1.学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料，均属归档范围。2.各部门、各单位应按照学校档案分类方案和归档范围，及时收集本部门、本单位形成的各类档案，并进行初步整理。3.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备，载体应符合档案保管要求。（二）收集时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.教学档案应在每学期结束后一个月内完成归档。3.科研档案应在项目结题后三个月内完成归档。4.基建档案应在工程竣工验收后三个月内完成归档。5.设备档案应在设备开箱验收后及时归档，大型设备应在安装调试完毕后一个月内归档。（三）归档程序1.各部门、各单位档案管理人员将收集整理好的档案进行分类、编号，填写档案移交清单。2.档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并在档案移交清单上签字盖章。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。2.教学档案采用学科年度分类法。3.科研档案采用项目研究阶段分类法。4.基建档案采用工程项目分类法。5.设备档案采用型号分类法。（三）编号规则1.文书档案编号：年度+保管期限+流水号。2.教学档案编号：学科代码+年度+流水号。3.科研档案编号：项目编号+研究阶段代码+流水号。4.基建档案编号：工程项目编号+阶段代码+流水号。5.设备档案编号：设备型号+流水号。（四）装订要求1.归档文件材料应去除金属物，破损的应进行修补或复制。2.采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。（五）编目1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。2.根据档案分类编号情况，编制档案索引，方便档案查询利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的档案保管条件，保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，做到排列有序，便于查找。2.对特殊载体档案，如录音带、录像带、光盘等，应采用专门的存储设备进行保管，并定期检查。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和学校领导报告档案工作情况。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用档案室保管的档案。2.外单位因工作需要，经学校主管领导批准，可查阅利用学校相关档案。3.个人因特殊原因需要查阅利用本人档案的，按照学校有关规定办理手续。（二）利用手续1.校内查阅利用档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经学校主管领导批准后，到档案室办理查阅手续。3.个人查阅利用本人档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。（三）利用方式1.档案室应设立专门的档案查阅场所，提供必要的查阅设备，方便利用者查阅档案。2.利用者可根据需要复印、摘抄档案资料，但应经档案室工作人员同意，并在规定范围内使用。3.涉及机密的档案，应按照国家有关保密规定进行查阅利用，严格控制知悉范围。（四）利用登记1.档案室对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅内容、利用方式等。2.档案利用登记应长期保存，并定期进行统计分析，为档案管理和利用提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案室负责人及相关部门负责人为成员。领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和学校实际情况，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案室对拟销毁的档案进行初步筛选，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案鉴定工作领导小组对档案销毁清册进行审核，并签署意见。3.经学校主管领导批准后，对拟销毁的档案进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用数据删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。（五）销毁监督1.档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。2.档案销毁后，监督人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对学校各类档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合学校档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、鉴定、销毁等全过程信息化管理。3.档案数据库建设建立学校档案数据库，包括档案目录数据库、全文数据库等，实现档案信息的集中存储和共享。4.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.加