学校文件档案制度模板

PAGE学校文件档案制度模板一、总则（一）目的为加强学校文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，提高学校管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校文件档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹协调全校文件档案工作，确保文件档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实完整原则文件档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保文件档案的真实性和完整性。3.便于利用原则文件档案的管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，为学校各项工作提供有力支持。4.安全保密原则加强文件档案的安全保密工作，防止文件档案的丢失、损坏、泄露等情况发生，确保文件档案的安全。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关文件档案管理的法律法规和方针政策，制定学校文件档案管理制度和工作规范。2.负责全校文件档案的收集、整理、归档工作，确保文件档案的完整、准确、系统。3.建立健全学校文件档案管理信息系统，实现文件档案的数字化管理，提高文件档案管理的效率和水平。4.负责学校文件档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全。5.负责学校文件档案的开发利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。6.组织开展学校文件档案管理工作的培训和宣传，提高全校教职工的档案意识和业务水平。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位文件材料的收集、整理、归档工作，并按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的文件档案移交学校档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、本单位文件档案管理的日常工作，确保文件档案管理工作的顺利开展。3.严格执行学校文件档案管理制度，做好本部门、本单位文件档案的保密工作，防止文件档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。三、文件材料的形成与积累（一）文件材料的形成1.学校各部门、各单位在工作中应及时形成各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。2.文件材料应内容真实、格式规范、字迹清晰，签字盖章齐全。（二）文件材料的积累1.各部门、各单位应指定专人负责文件材料的积累工作，对工作中形成的文件材料进行及时收集、整理，确保文件材料的完整。2.文件材料的积累应遵循分类、有序的原则，按照文件材料的性质、时间等进行分类整理，便于后续的归档工作。四、文件材料的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.纸质文件材料的整理分类：按照学校档案分类方案，将文件材料分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、人事、学生等十大类。组卷：将同一类别的文件材料按照时间顺序或重要程度进行排列，组成一卷或若干卷。编目：对每卷文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。装订：将编目后的文件材料进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。2.电子文件材料的整理分类：按照学校档案分类方案，对电子文件进行分类。文件命名：电子文件的命名应规范、准确，便于识别和检索。存储：将电子文件存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。元数据管理：建立电子文件元数据管理系统，对电子文件的元数据进行采集、整理和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.声像文件材料的整理分类：按照学校档案分类方案，对声像文件进行分类。编号：为每一个声像文件编制唯一的编号。编目：填写声像文件目录，注明文件的题名、时间、地点、人物、内容摘要等信息。存储：将声像文件存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。五、文件材料的归档（一）归档范围1.反映学校各项工作的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、学校发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、教学科研文件、基建文件、设备文件、财会文件、人事文件、学生文件等。2.学校在重大活动、重要事件中形成的具有保存价值的文件材料，如校庆活动、学术交流活动、校园建设项目等。3.学校与校外单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。4.学校教职工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如教学成果、科研成果、荣誉证书等。（二）归档时间1.各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交学校档案管理部门。2.学校重大活动、重要事件形成的文件材料应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。3.学校教职工个人形成的具有保存价值的文件材料应在个人离职或退休前归档。（三）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.归档的文件材料应按照规定的分类方案进行分类整理，编目清晰，便于查询和利用。3.归档时应填写归档清单，注明文件材料的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。六、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和学校实际情况进行确定，并在档案整理时予以标注。（四）档案的定期检查1.学校档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的保管状况、整理情况、利用情况等，确保档案的安全和完整。七、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因工作需要查阅档案的。2.学校教职工因教学、科研、个人工作等需要查阅档案的。3.校外单位因工作需要查阅学校档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并按照规定办理查阅登记手续。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，应经档案管理部门负责人批准。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等信息。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握档案的销毁标准，确保销毁的档案确无保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值。2.综合鉴定法：结合档案的保管期限、密级、利用情况等因素，对档案进行综合评估，确定档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报学校分管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁意见，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全进行。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案清册应永久保存。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的学校档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线查询、检索和利用，为学校各项工作提供便捷的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案数字化加工对学校现有的纸质档案、声像档案等进行数字化加工，将其转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发建设学校档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源整合整合学校各部门各单位的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。4.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全保障体系，加强档案信息的安全防护，防止档案信息的泄露和丢失。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和保障措施等。2.试点阶段（[具体时间区间2]）选择部分部门或单位进行档案信息化建设试点，探索