学校各档案管理室制度

PAGE学校各档案管理室制度一、总则（一）目的为加强学校各档案管理室的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各档案管理室，包括但不限于综合档案室、教学档案室、科研档案室、人事档案室、学生档案室等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹协调各档案管理室的工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构与职责（一）学校档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责学校档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各档案管理室的业务工作。3.集中统一管理学校各类重要档案，对各档案管理室的档案进行定期检查和抽查。4.组织开展档案信息化建设，建立和完善学校档案信息管理系统，提高档案管理的现代化水平。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的专业素质。（二）各档案管理室1.负责本室档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.按照学校档案管理部门的要求，定期向学校档案管理部门移交应归档的档案。3.建立健全本室档案管理制度，确保档案管理工作的规范有序。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为学校各项工作提供参考依据。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.熟悉档案内容，掌握检索方法，积极为利用者提供档案查阅服务。5.按照规定定期对档案进行鉴定、统计和销毁工作。6.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的数据、图表、文字材料、声像材料等各种形式的文件材料。2.上级机关下发的与学校有关的文件、指示、通知等。3.学校与外单位签订的合同、协议、合作项目材料等。4.学校教职工和学生在工作、学习、生活中形成的具有保存价值的个人材料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保档案的齐全完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合要求。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，按照学校档案分类方案进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应遵循科学性、系统性和实用性原则。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案排列的有序性。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确，便于查找。四、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，确保档案存放的整齐有序。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.制定档案应急预案，如火灾、水灾、失窃等突发事件的应对措施，确保档案在紧急情况下的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和学校档案管理的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、历史作用等方面进行综合分析。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应逐卷逐件进行审查，确保销毁档案的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，清册应详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经学校档案管理部门负责人审核、学校主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门和教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.校外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可查阅利用学校相关档案。3.学生因个人需要，可查阅利用本人的学籍档案等相关材料。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理室的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、勾画、污损、拆卷等。2.查阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，不得将档案带出档案管理室。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学校档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为学校各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对学校各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的信息管理系统，实现档案的在线录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取有效的数据安全防护措施，保障档案信息的安全，防止数据泄露、丢失和损坏。（三）信息化管理要求