如何建立集中式采购制度

PAGE如何建立集中式采购制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的内部控制，特制定本集中式采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属分支机构的所有采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、原材料、零部件、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：通过集中采购，整合资源，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务的质量。5.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门的职责和权限，加强对采购活动的统一协调和管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为集中式采购的执行机构。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付等。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和分工，确保采购工作的顺利开展。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施进度和质量进行跟踪和验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，定期或不定期填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。3.经采购决策委员会审批通过的采购计划，作为采购部门组织实施采购活动的依据。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的情况进行核实。3.建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，评估结果作为供应商选择和管理的重要依据。4.根据评估结果，选择合格的供应商建立合作关系，并签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购实施1.采购部门根据采购计划和选定的供应商，向供应商发出《采购订单》，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等具体要求。2.供应商收到《采购订单》后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产和供货。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。2.需求部门应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收，验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并签字确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）采购付款1.采购部门根据《采购验收单》和采购合同，填写《付款申请单》，并附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。3.评标应组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评标结果的科学性和合理性。（二）竞争性谈判采购1.对于采购项目时间紧迫、采购需求规格和技术要求复杂、市场竞争不充分或者采购项目金额较小等情况，采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判，谈判过程应明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等，确保谈判结果的公正性和合理性。（三）询价采购1.对于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，采购部门根据供应商的报价情况进行比较和选择，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照公司内部规定的程序进行审批，确保采购行为的合法性和合理性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应经采购部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门审核，审核通过后方可签订。（二）合同执行1.采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决合同执行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付采购项目，并提供相关的售后服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等条款，并按照公司内部规定的程序进行审批。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关资料进行归档保存，以便查阅和管理。2.合同归档应建立健全档案管理制度，明确档案的分类、编号、存储方式、保管期限等要求，确保合同档案的安全和完整。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购活动可能存在的风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。例如，加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评估和考核；加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性；加强采购过程监督，建立健全内部审计制度，对采购活动进行全过程审计等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进，确保风险得到有效控制。七、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。2.审计部门应建立审计档案，对审计发现的问题进行记录和分析，并提出整改意见和建议。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，及时了解和掌握国家法律法规和行业政策的变化，确保公司采购活动符合相关要求。2.对于外部监督检查提出的问题，应认真整改落实，并将整改情况及时反馈给相关部门。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，并定期对采购部门及采购人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价指标应包括采购成本