如何写学校档案管理制度

PAGE如何写学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工和学生。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由学校综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理、服务等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，便于档案的查阅、利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理制度、工作计划和发展规划，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导学校各部门、各年级组、各班级的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程。5.定期对学校档案工作进行总结、评估和考核，向上级主管部门和学校领导汇报档案工作情况。（二）档案管理人员1.热爱档案工作，具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。5.协助档案编研人员开展档案编研工作，提供相关资料和信息。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）各部门、各年级组、各班级兼职档案员1.在综合档案室的指导下，负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门、本年级组、本班级形成的档案材料收集齐全，进行初步整理，移交综合档案室。3.负责本部门、本年级组、本班级档案的日常保管，确保档案的安全和完整。4.积极配合综合档案室开展档案管理工作，接受档案业务培训和指导。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、财务、声像、实物等十一大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察等方面的文件材料。2.行政类：主要包括学校行政管理工作中形成的各种文件材料，如学校规划、工作计划、工作总结、会议记录、规章制度等。3.教学类：主要包括学校教学管理工作中形成的各种文件材料，如教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教材、教学成果等。4.科研类：主要包括学校科研管理工作中形成的各种文件材料，如科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。5.学生类：主要包括学生招生、学籍管理、奖惩、就业等方面的文件材料。6.教师业务类：主要包括教师的教学业务档案、科研业务档案、培训进修档案等。7.基建类：主要包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等方面的文件材料。8.设备类：主要包括学校教学设备、办公设备、实验设备等的购置、使用、维护等方面的文件材料。9.财务类：主要包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等方面的文件材料。10.声像类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。11.实物类：主要包括学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物档案。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写英文字母表示，如“A”代表党群类，“B”代表行政类，以此类推。3.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年度党群类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门、各年级组、各班级在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。2.学校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料，如教案、讲稿、科研论文、工作笔记等。3.学校学生在学习、生活中形成的具有保存价值的文件材料，如学籍档案、成绩单、获奖证书等。4.学校与上级主管部门、其他单位之间往来的文件材料，以及学校参加各类会议、活动形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各班级兼职档案员应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本年级组、本班级形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.学校教职工应在工作完成后，及时将个人形成的具有保存价值的文件材料整理好，移交所在部门的兼职档案员。3.学校学生应在毕业时，将个人的学籍档案、成绩单、获奖证书等文件材料整理好，移交学校综合档案室。4.对于重要的文件材料，应实行双套制收集，即同时收集纸质文件和电子文件。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理。3.便于保管和利用，采用科学合理的分类方法和编号方式，对档案进行系统整理。（四）整理方法1.纸质档案的整理：按照档案分类方案，对纸质文件材料进行分类、编号、装订、编目等工作。编目内容包括案卷封面、卷内文件目录、备考表等。2.电子档案的整理：按照档案分类方案，对电子文件材料进行分类、编号、存储等工作。电子文件应采用通用格式存储，并建立相应的目录结构，便于查找和利用。3.声像档案的整理：对照片、录音、录像等声像资料进行分类、编号、标注说明等工作。声像资料应附文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等信息。4.实物档案的整理：对学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物档案进行登记、编号、造册等工作。实物档案应拍照留存，并注明相关信息。五、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定标准和学校档案管理制度，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，准确判断档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由学校领导、综合档案室负责人、各部门负责人等组成。鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）保管期限划分学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）鉴定程序1.档案管理人员对保管期满的档案进行初步筛选，提出存毁意见。2.档案鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.学校领导根据鉴定报告，批准档案的存毁。4.对决定销毁的档案，应编制销毁清册，经学校领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字。六、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的综合档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，应建立电子档案的安全管理制度，防止电子档案的丢失、损坏和泄露。5.对声像档案和实物档案应进行妥善保管，采取必要的保护措施，确保其质量不受影响。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务至上原则：以服务学校教学、科研、管理等工作为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格按照保密程序进行利用。（二）利用范围1.学校内部各部门、各年级组、各班级及教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅学校档案。2.校外单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅、借阅学校相关档案。3.学生因毕业、升学、就业等需要，可查阅、借阅本人的学籍档案等相关档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案室查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保利用者能够顺利查阅档案。2.借阅：利用者因工作需要，可借阅档案。借阅档案应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向利用者说明档案的保管要求和保密规定，并对利用者进行登记。利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究利用者的责任。3.复制：利用者因工作需要，可复制档案。复制档案应填写复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。复制档案时，档案管理人员应按照规定的程序和要求进行操作，并对复制件进行登记。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等。档案利用登记应及时、准确、完整，以便于统计和查询。八、档案的编研（一）编研原则1.围绕学校中心工作原则：紧密结合学校教学、科研、管理等工作实际，确定编研选题，为学校各项工作提供有力的档案支持。2.注重实用原则：编研成果应具有实用性和针对性，能够满足利用者的实际需求。3.保证质量原则：严格按照档案编研的规范和要求，对档案资料进行收集、整理、编辑、审核等工作，确保编研成果的质量。（二）编研内容1.学校大事记：记录学校重要事件、重大活动、重要决策等方面的历史资料。2.学校年鉴：全面反映学校年度工作情况的综合性资料，包括学校概况、教学工作、科研工作、管理工作、学生工作、师资队伍建设等方面的内容。3.学校规章制度汇编：收集、整理学校现行的各项规章制度，便于教职工查阅和遵守。4.学校教学成果选编：选编学校在教学改革、教学实践、教学研究等方面取得的优秀成果，展示学校教学工作的水平和特色。5.学校科研成果选编：选编学校在科研项目申报、研究成果、学术交流等方面取得的优秀成果，展示学校科研工作的实力和水平。6.其他编研资料：根据学校工作需要和利用者需求，开展其他形式的档案编研工作，如专题资料汇编、人物传记等。（三）编研程序1.选题：根据学校工作需要和档案资源状况，确定编研选题。2.资料收集：围绕编研选题，广泛收集相关的档案资料和其他资料。3.资料整理：对收集到的资料进行分类、筛选、核对等整理工作，确保资料的准确性和完整性。4.编辑加工：对整理好的资料进行编辑、排版、校对等加工工作，形成编研初稿。5.审核修改：组织相关人员对编研初稿进行审核，根据审核意见进行修改完善，形成编研终稿。6.出版发行：将编研终稿印刷成册或制作成电子文档等形式，进行出版发行或内部交流。九、档案的统计与移交（一）统计档案管理人员应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。档