大庆油田档案工作制度

PAGE大庆油田档案工作制度一、总则（一）目的为加强大庆油田档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为油田生产、建设、科研及管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大庆油田所属各单位、部门及相关人员在档案的形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则大庆油田档案工作实行集中统一管理体制，确保档案的完整性、系统性和准确性。2.维护档案的真实性和安全性原则严格遵守法律法规，保障档案信息真实可靠，采取有效措施确保档案实体和信息安全。3.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为油田各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门大庆油田设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全油田的档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善油田档案工作制度、标准和规范。2.负责油田各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和提供利用油田机关及所属单位形成的档案。3.组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。4.参与油田重大项目、重要活动的档案管理工作，确保档案的完整、准确和及时归档。5.推进档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的现代化水平。（二）各单位档案工作机构油田所属各单位应设立相应的档案工作机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受油田档案管理部门的业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行油田档案工作制度，制定本单位档案工作实施细则和操作规程。2.负责收集、整理、归档本单位在各项工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.做好本单位档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点和修复，确保档案实体安全。4.积极为本单位各项工作提供档案信息服务，开展档案利用效果反馈工作，不断提高档案利用价值。5.按规定向油田档案管理部门移交应归档的档案，并配合做好档案的统计、鉴定、销毁等工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.油田各单位、部门及工作人员在履行职责过程中，应按照有关规定和要求，及时形成真实、准确、完整的文件材料。文件材料的形成应符合国家法律法规、行业标准及油田内部管理规定，确保其合法性、规范性和有效性。2.各类文件材料应采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水书写或打印在纸质材料上，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。电子文件应采用通用格式，并确保其元数据完整、可读。（二）档案的收集范围1.油田生产建设方面：包括地质勘探、开发方案、钻井工程、采油工程、地面建设、油藏管理等各类项目的文件材料，如规划设计文件、技术报告、施工图纸、验收资料等。2.科研方面：涵盖油田勘探开发技术研究、新工艺新技术试验、科研项目管理等形成的科研报告、论文、实验数据、研究成果鉴定材料等。3.经营管理方面：涉及油田财务、人力资源、物资采购、市场营销、企业管理等领域的文件材料，如财务报表、合同协议、人事档案、物资清单、市场调研报告等。4.行政管理方面：包括油田党、政、工、团等组织的工作文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。5.设备仪器方面：有关油田生产设备、仪器仪表的选型、购置、安装调试、运行维护、报废更新等过程中形成的文件材料，如设备说明书、操作规程、维修记录、报废审批文件等。6.基本建设方面：油田新建、改建、扩建项目从项目前期论证、可行性研究、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目立项批复、初步设计文件、施工图、工程变更记录、竣工验收报告等。（三）收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确收集责任人和收集流程，确保文件材料及时、完整地收集归档。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责跟踪收集，确保其齐全、准确。3.工作人员在办理完毕文件材料后，应及时将其移交本单位档案工作机构或专（兼）职档案管理人员，不得私自留存。4.档案管理人员应定期对各部门文件材料的收集情况进行检查和督促，发现问题及时整改。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，结合大庆油田实际情况，采用年度—机构（问题）—保管期限分类法对归档文件进行整理。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.机构（问题）：根据文件的形成部门或涉及的问题进行分类。对于综合性文件，可按问题归属进行分类；对于专业性较强的文件，按专业机构分类。4.保管期限：根据文件的重要程度、历史价值和现实利用需求，将归档文件划分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。（三）整理方法1.装订：归档文件应按件装订，去除文件上的金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：在每份文件首页右上方空白处编写页号，以固定文件顺序，便于查找和统计。3.编目：按照分类方案和排列顺序，编制归档文件目录。目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。4.装盒：将整理好的归档文件按顺序装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等。五、档案的保管（一）保管场所1.油田档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、防盗报警装置、照明设备等，并定期进行维护和检查，确保其正常运行。3.各单位档案工作机构应根据实际情况，设置符合档案保管要求的库房或专柜，妥善保管本单位的档案。（二）档案存放1.档案应按照分类方案和保管期限进行存放，不同年度、机构（问题）、保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案盒应按照顺序排列上架，架位应标注清晰的标识，注明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等信息，以便快速定位查找档案。3.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照存储介质的类别和存储内容进行分类存放，同时建立电子档案存储目录，便于检索和管理。（三）档案保管期限的划分1.永久保管的档案：凡是反映油田主要职能活动和历史面貌的，对油田生产建设、科研、管理等具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如油田发展规划、重大决策文件、重要历史事件记录、科研成果总结等。2.定期保管的档案：保管期限为30年的档案：主要是在一定时期内对油田工作有查考利用价值的档案，如油田中期发展规划、重要设备的技术资料、一般性科研项目成果等。保管期限为10年的档案：在较短时期内对油田工作有参考价值的档案，如年度工作计划与总结、一般性会议文件、短期项目的相关资料等。（四）档案的定期检查与维护1.档案管理部门和各单位档案工作机构应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。检查内容包括：档案实体是否完好，有无破损、褪色、霉变等情况；档案存放是否有序，标识是否清晰；电子档案存储介质是否可读，数据是否完整等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如对破损档案进行修复，对褪色档案进行复制或重新整理，对电子档案进行数据备份和维护等。3.根据档案保管的实际需要，适时对档案进行消毒、杀虫、防火、防盗等维护工作，确保档案的安全和完整。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和油田档案管理制度，确保档案利用过程合法合规。2.服务大局原则：以服务油田生产建设、科研管理等中心工作为出发点，积极主动地为各类利用需求提供档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全和机密性。（二）利用范围1.油田内部各单位、部门及工作人员因工作需要，可查阅、借阅、复制本单位及相关单位的档案。2.外单位因工作需要，经油田档案管理部门批准，可查阅、借阅、复制与本单位业务相关的档案。查阅、借阅重要档案或涉及机密的档案，需经油田相关领导审批。3.司法机关、行政执法部门因办案需要，依法查阅、借阅、复制油田相关档案时，应按照规定办理相关手续，并严格遵守档案利用的保密规定。（三）利用手续1.油田内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、利用目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，需提交单位介绍信，注明查阅或借阅的档案内容、利用目的等，经油田档案管理部门审核同意，并报油田相关领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记工作，记录利用者姓名、单位、利用时间、档案名称及数量等信息。4.利用者应在规定的时间内归还所借档案，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保利用者能够正确查阅档案。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.借阅：对于确需借出档案的情况，档案管理人员应按照规定办理借阅手续，并向利用者明确借阅期限和归还要求。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.复制：利用者因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、内容、数量等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和出处。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正、准确。（二）鉴定组织油田成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性：审查档案是否真实反映油田各项工作活动，文件材料是否齐全、完整，内容是否准确无误。2.档案的历史价值和现实利用价值：评估档案对油田历史研究、生产建设、科研管理等方面的重要性和参考价值，判断其是否仍具有现实利用需求。3.档案的保管期限：根据档案鉴定标准，结合档案的实际情况，重新确定档案的保管期限，对保管期限已满且确无保存价值的档案提出销毁意见。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员应逐件审查档案内容，根据鉴定标准进行分析判断，确定档案的价值和保管期限。2.综合评估法：结合档案的形成背景、来源、形式、载体等因素，综合评估档案的整体价值，确保鉴定结果的科学性和合理性。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案鉴定工作领导小组。4.对于涉及机密的档案销毁，应按照国家有关保密规定进行处理，确保档案信息不泄露。八、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：统计档案的查阅、借阅、复制次数，利用者数量，利用目的分布等情况。3.档案鉴定与销毁情况统计：记录档案鉴定的数量、结果，销毁档案的数量、批次等信息。4.档案管理设施设备统计：统计档案库房面积、存储设备数量、温湿度调节设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账：档案管理部门应设立专门的档案统计台账，对各项统计内容进行详细记录，确保统计数据的准确性和连续性。2.定期统计与不定期统计相结合：档案管理人员应定期对档案工作各项数据进行统计汇总，形成统计报表。同时，根据工作需要，不定期对特定档案业务进行专项统计分析。3.信息化统计手段：利用档案信息管理系统，实现档案统计数据的自动采集、汇总和分析，提高统