大学档案管理制度汇编

PAGE大学档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及附属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.完整准确原则：确保档案内容的完整性和准确性，如实反映学校各项工作的历史面貌。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全校各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。4.提供档案查阅、借阅服务，积极开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供支持。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识。（二）各部门、学院档案工作小组1.负责本部门、学院档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照学校档案管理规定，定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。4.负责本部门、学院档案的日常管理和利用工作，为教学、科研和管理提供服务。三、档案的分类与编号（一）分类1.党群类：包括学校党委、工会、团委等组织形成的文件材料。2.行政类：学校行政机构形成的各类文件、会议记录、工作计划等。3.教学类：教学管理、教学实践、课程建设、教材编写等方面的档案。4.科研类：科研项目申报、研究过程、成果鉴定等相关材料。5.基本建设类：校园规划、基建项目、维修工程等档案。6.仪器设备类：仪器设备购置、验收、使用、维护等记录。7.出版物类：学校编辑出版的学报、校报、教材等。8.外事类：学校对外交流合作、师生出国（境）等相关文件。9.财会类：财务预决算、会计凭证、报表等财务档案。10.学生类：学生招生、学籍管理、奖惩、毕业等档案。（二）编号1.档案编号采用全宗号、年度号、分类号、案卷号四级编号方法。2.全宗号：学校档案全宗号为[具体全宗号]。3.年度号：以公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.分类号：按照上述分类方法，分别用大写字母表示各类档案，如“A”表示党群类，“B”表示行政类等。5.案卷号：在每一类档案中，按顺序编制案卷号，用三位数字表示，如“001”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门、学院应明确专人负责档案收集工作，确保本部门、学院在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.收集范围包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式的材料。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应及时跟踪收集，确保档案的完整性。（二）整理1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、排列、编号、编目等工作。2.纸质档案应按照卷内文件排列顺序依次编写页号，采用统一规格的档案盒进行装订。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保电子档案的可读性和可利用性。4.照片档案应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行分类整理。5.录音、录像档案应整理成光盘或磁带，并标注相关信息。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门、学院应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕。2.归档的档案应符合整理要求，填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门、学院，一份随档案移交综合档案室。（二）移交1.各部门、学院应按照规定的时间和要求将档案移交综合档案室。2.综合档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案移交后，交接双方应在《档案移交清单》上签字确认。六、档案的保管（一）库房管理1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，标识清晰，便于档案的存放和查找。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案盒、档案袋、光盘、磁带等装具。2.档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.各部门、学院应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案的利用（一）查阅1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门、学院负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.外单位人员因特殊需要查阅本校档案的，应持单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，确保档案的安全。（三）档案利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、用途、归还日期等。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由分管领导、综合档案室人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应报学校分管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录存档。九、档案信息化管理（一）电子档案管理1.学校应加强电子档案管理，建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理、存储，定期进行备份，防止数据丢失。3.综合档案室应配备必要的电子档案管理软件和硬件设备，提高电子档案管理的信息化水平。（二）档案数字化1.学校应积极推进档案数字化工作，对重要档案进行数字化处理，建立数字化档案资源库。2.数字化档案