地铁集团档案管理制度范本

PAGE地铁集团档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强地铁集团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业管理、运营、决策等方面的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于地铁集团总部及所属各部门、各子公司、各分支机构（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则地铁集团档案实行集中统一管理，由集团档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全集团的档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则各单位应确保档案内容真实、准确地反映企业各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则档案管理应涵盖地铁集团各项工作形成的各类文件材料，保证档案的全面性和系统性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则对于涉及企业机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案服务企业发展的效率和质量。二、档案管理职责（一）集团档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善地铁集团档案管理制度，并组织实施。2.负责制定集团档案工作发展规划和年度计划，指导、监督和检查各单位的档案管理工作。3.集中统一管理集团总部及各单位移交的各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等，确保档案的安全和完整。4.组织开展档案的整理、分类、编目、鉴定、销毁等工作，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的开发、应用和维护，实现档案信息资源的共享和有效利用。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和技能水平。7.开展档案编研工作，编辑出版档案资料，为企业决策、运营管理和社会服务提供参考依据。8.参与重大项目、重要活动的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。（二）各单位档案管理部门职责1.贯彻执行地铁集团档案管理制度，建立健全本单位档案管理工作制度和流程，并报集团档案管理部门备案。2.负责组织本单位各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.按照规定的时间和要求，定期向集团档案管理部门移交应归档的档案，并办理交接手续。4.负责本单位档案的日常管理和利用工作，为内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。5.协助集团档案管理部门开展档案信息化建设，配合做好档案数据的录入、上传和维护工作。6.负责对本单位兼职档案管理人员进行业务指导和培训，提高其档案管理意识和能力。7.参与本单位档案鉴定、销毁等工作，提出档案处置意见，并报集团档案管理部门审批。（三）各部门兼职档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的完整和准确。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的文件材料移交至本单位档案管理部门，并办理交接手续。3.协助本单位档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案清查、统计等。4.负责本部门档案的日常查阅、借阅登记工作，确保档案的安全使用。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.文书档案包括地铁集团在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案涵盖地铁工程建设、设备维护、技术研发等方面形成的项目规划、设计图纸、施工方案、技术交底、验收报告、设备档案等。3.会计档案包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.声像档案记录地铁集团重要活动、工程建设、设备运行等情况的照片、录音、录像等资料。5.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统产生的数据文件等。（二）收集要求1.各单位应明确档案收集的责任部门和责任人，确保各类文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于具有保存价值的文件材料，应在形成后及时进行收集，不得积压或散失。3.收集的文件材料应保持原始状态，严禁擅自涂改、伪造或损毁。4.电子文件的收集应确保其真实性、完整性和可读性，符合电子档案管理的相关要求。（三）归档程序1.整理分类各单位档案管理部门或兼职档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行整理分类，确定档案的类别和保管期限。2.编目编号对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并赋予每个档案唯一的编号。3.装订装盒文书档案、会计档案等应进行装订，声像档案应进行整理编目后装入专用的档案盒或存储介质，并在盒面或介质上标注相关信息。4.移交归档各单位档案管理部门在完成档案整理编目后，按照规定的时间和要求，将档案移交至集团档案管理部门或本单位档案室进行集中保管，并办理移交手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构分类，最后按保管期限分类。2.科技档案按照项目分类，每个项目下再按专业、阶段等进行细分，如工程建设项目可分为前期规划、设计、施工、竣工验收等阶段，分别整理归档。3.会计档案按照会计年度、类别进行分类，如分为会计凭证、会计账簿、财务报表等类别，分别保管。4.声像档案根据内容按年度、主题等进行分类，如工程建设声像档案可按工程名称、建设阶段分类，重要活动声像档案可按活动主题、时间分类。5.电子档案按照电子文件的来源、类别、时间等进行分类，建立电子档案分类体系，并与纸质档案分类相对应，便于查找和利用。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映地铁集团主要职能活动和历史面貌的，对本集团、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如集团重大决策文件、重要合同协议、历史沿革资料等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。如一般的行政管理文件、项目建设过程中的阶段性资料等。五、档案的保管（一）保管场所1.集团档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.各单位应根据实际情况，设置独立的档案室或档案专柜，满足本单位档案保管的需要，并保证档案室的环境条件符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止档案受到灰尘、虫害、鼠害等侵害。2.严格控制档案库房的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点和编号。4.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、加固修复等，确保档案的完整性和安全性。5.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。（三）档案的数字化管理1.地铁集团应积极推进档案数字化工作，将具有保存价值的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享和有效利用。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储，防止数据丢失。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储、检索、利用等管理，实现电子档案的全程信息化管理。4.加强电子档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，确保电子档案信息的安全。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.严格按照档案利用规定和审批程序办理档案查阅、借阅等手续，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）利用方式1.查阅本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到本单位档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅外单位人员因特殊原因需要借阅地铁集团档案的，应提前向集团档案管理部门提交《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案内容及期限等，经集团档案管理部门负责人审批同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、伪造或擅自复制档案内容。3.出具证明因工作需要，可根据档案内容出具档案证明。出具档案证明应严格按照规定程序办理，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及编号等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，确保鉴定结果准确反映档案的价值。（二）鉴定组织地铁集团成立档案鉴定工作小组，由集团档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.定期鉴定档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。鉴定时，应根据档案的保管期限、内容、价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.随时鉴定对于涉及重大事件、重要决策、法律纠纷等特殊情况的档案，应随时进行鉴定，确保档案的真实性和完整性，为企业决策和处理问题提供依据。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、数量等信息。2.审批《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核后，报集团分管领导审批。3.