图书馆档案归档管理制度

PAGE图书馆档案归档管理制度一、总则（一）目的为了加强图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：图书馆档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.完整准确原则：档案的收集、整理、归档应确保内容完整、准确反映图书馆工作活动的真实情况。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定图书馆档案管理制度并组织实施。2.负责图书馆各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。5.按照规定向学校档案馆或相关部门移交应归档的档案，并办理交接手续。6.负责组织开展档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息资源共享。7.协助各部门做好档案的收集、整理和归档工作，提供档案业务指导和培训。8.参与档案的鉴定、销毁工作，对确无保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照图书馆档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供相关档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.图书馆行政管理工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.图书馆业务工作中形成的图书采购计划、订单、验收报告、读者借阅记录、图书编目数据、馆藏清点记录等。3.图书馆举办的各类活动（如讲座、展览、培训等）形成的活动方案、通知、宣传资料、照片、视频等。4.图书馆工作人员的人事档案、职称评定材料、培训记录等。5.图书馆设备采购、维护、报废等过程中形成的文件、合同、清单等。6.其他与图书馆工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整性和时效性。2.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸张规格统一，破损文件应进行修复或复制。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、业务工作类、活动类、人事档案类、设备管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印或手写清晰，并装订成册。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本部门当年形成的档案整理归档完毕，并移交综合档案室。2.对于一些特殊档案，如重大活动档案、紧急文件等，应在活动结束或文件办理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行核对、检查，确认无误后在《档案移交清单》上签字盖章，双方各执一份。3.综合档案室将归档的档案按照分类要求上架存放，并做好相应的记录。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括图书馆的重要历史资料、重大活动记录、规章制度、人事档案等。3.长期保管的档案一般为10年至50年，包括图书馆的业务工作文件、设备档案、读者借阅统计资料等。4.短期保管的档案为1年至10年，如一般性的文件、临时性活动资料等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和图书馆的实际情况进行，由综合档案室会同相关部门共同研究决定。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.图书馆内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经图书馆分管领导签字同意后，方可查阅。查阅重要档案还需经图书馆主要领导批准。3.查阅人事档案等涉及个人隐私的档案，应严格按照人事档案管理规定执行，经相关部门负责人批准，并由专人陪同查阅。（二）查阅程序1.《档案查阅申请表》应详细填写查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.综合档案室根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还综合档案室，由档案管理人员进行核对，确认无误后在查阅登记本上签字。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、保密的原则，不得损害图书馆和他人的合法权益。2.利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。3.如需将档案用于非查阅目的的其他用途，如展览、出版等，应经图书馆领导批准，并按照相关规定办理手续。4.综合档案室应定期对档案的查阅利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和图书馆的实际情况，对档案进行全面鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源以及历史和现实意义进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对馆藏档案进行清查，逐卷逐件地审查档案，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁审批表》，详细注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁审批表》经图书馆分管领导审核，主要领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并指定专人负责监销，确保销毁彻底。2.对电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并做好记录。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁审批表》上签字确认，并将销毁情况报告图书馆领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现图书馆档案管理的信息化，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索、查询和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.数字化后的档案应进行格式转换、图像处理等技术处理，形成规范的电子档案。3.建立电子档案目录数据库，将电子档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入数据库，并与纸质档案目录相对应，便于查找和利用。（三）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止网络攻击和数据泄露。2.对电子档案进行加密存储，设置用户权限管理，确保只有授权人员才能访问和操作电子档案。3.定期对电子档案进行备份，备份介质应异