团委档案保管三合一制度

PAGE团委档案保管三合一制度一、总则（一）目的为加强公司团委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司团委在各项工作中形成的具有保存价值的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是公司团委在组织活动、开展工作、履行职能过程中直接形成的，对公司和团委工作具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司团委档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司团委工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司团委在各个阶段形成的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）团委书记职责1.全面负责公司团委档案管理工作，贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的相关制度。2.指导和监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。3.审定档案管理工作计划和总结，审批档案的销毁、移交等重要事项。（二）档案管理人员职责1.负责公司团委档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等具体工作。2.严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范运行。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.做好档案的安全保护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。（三）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交公司团委档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级团组织下发的与公司团委工作相关的文件、通知、指示等。2.公司团委制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。3.公司团委组织开展的各类活动的方案、通知、总结、照片、视频等资料。4.团员青年的入团申请书、志愿书、团组织关系介绍信等档案材料。5.公司团委与其他单位或组织的往来文件、信函、协议等。6.反映公司团委工作特色和成果的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。7.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将相关文件、资料、记录等收集齐全，移交公司团委档案管理人员。2.档案管理人员应定期对各部门移交的档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。3.对于重要活动或项目形成的档案，档案管理人员应提前介入，及时收集相关资料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、团务工作类、活动资料类、团员管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理的结果，及时将档案进行归档，确保档案的有序存放。2.归档的档案应齐全完整，手续完备，符合档案整理的要求。3.对归档的档案应编制归档目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，并将归档目录存入档案管理系统。（二）保管期限1.公司团委档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司团委制定的重要规章制度、工作计划、总结、报告等，以及反映公司团委工作特色和成果的重要文件、资料等。3.长期保管的档案主要包括公司团委组织开展的一般性活动的资料、团员青年的入团申请书、志愿书等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括公司团委与其他单位或组织的一般性往来文件、信函等，保管期限为1年至10年。（三）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。4.对档案库房应进行定期检查和维护，确保档案的安全保管。（四）档案的存放排列1.档案应按照分类编号的顺序进行存放排列，便于查找和管理。2.同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的有序存放。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理人员处查阅。2.查阅涉及公司机密和敏感信息的档案，需经公司团委书记批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位或人员查阅档案，需持单位介绍信或相关证明材料，经公司团委书记批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或公司团委书记对申请表进行签字审批。3.档案管理人员根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上做好记录。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行涂改、损坏等行为。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，为其提供档案的复印件、摘录等利用服务。2.对于重要档案的利用，档案管理人员应进行跟踪和监督，确保档案的安全和合理利用。3.鼓励公司内部人员对档案进行研究和分析，充分发挥档案的价值，为公司团委工作提供参考和借鉴。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从公司团委工作的实际出发，准确判定档案的价值。2.严格按照国家有关法律法规和公司的相关制度进行鉴定，确保鉴定工作的合法性和规范性。3.充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值，避免随意销毁档案。（二）鉴定组织成立由公司团委书记、档案管理人员和相关部门负责人组成的档案鉴定小组，负责对公司团委档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查和评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，档案鉴定小组应提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。3.《档案销毁申请表》应经公司团委书记批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁程序1.档案管理人员根据批准后的《档案销毁申请表》，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案销毁登记表》上做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.档案销毁工作完成后，《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》等相关材料应归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。3.按照上级团组织和公司档案管理部门的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交工作1.公司团委档案应按照