四川省采购内部控制制度

PAGE四川省采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强四川省采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障采购活动合法合规、公平公正、公开透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省各级行政机关、事业单位、国有企业等组织（以下统称“采购主体”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、合同签订、采购验收、资金支付等各个环节。3.制衡性原则：在采购活动中，应合理设置岗位，明确职责权限，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，避免权力集中和滥用。4.适应性原则：根据四川省不同采购主体的特点和实际需求，结合采购活动的复杂性和多样性，制定具有针对性和可操作性的内部控制制度。5.成本效益原则：在保证采购活动合法合规、质量和效率的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。（四）定义与解释1.采购：指采购主体为了满足自身业务活动或公共服务需要，使用财政性资金、自有资金等，通过购买、租赁、委托、雇佣等方式获取货物、工程和服务的行为。2.采购预算：指采购主体根据年度工作计划和实际需求，按照规定的程序和方法编制的用于采购活动的资金计划。3.采购方式：包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等法定采购方式，以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。4.采购文件：指采购主体为开展采购活动编制的，包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同文本等在内的一系列文件。5.采购评审：指采购主体按照规定的程序和方法，组织评审委员会对响应采购文件要求的供应商进行资格审查、商务评审、技术评审等活动，以确定中标、成交供应商的过程。6.采购验收：指采购主体对采购项目的质量、数量、规格、性能等进行检验和评估，以确定是否符合采购合同约定的过程。二、采购预算与计划控制（一）采购预算编制1.预算编制依据采购主体应根据国家法律法规、政策要求、年度工作计划、事业发展需要等，结合上一年度采购执行情况和本年度预计需求，编制采购预算。预算编制应充分考虑市场价格变动因素，确保预算的科学性和合理性。2.预算编制程序采购预算编制应按照“二上二下”的程序进行。采购主体在每年规定时间内，向同级财政部门报送采购预算建议数（一上）；财政部门审核后下达采购预算控制数（一下）；采购主体根据预算控制数，编制采购预算草案并报送财政部门（二上）；财政部门审核后批复采购预算（二下）。3.预算调整采购预算一经批复，原则上不予调整。因国家政策调整、不可抗力等特殊原因确需调整的，采购主体应按照规定的程序报经财政部门批准后进行调整。（二）采购计划制定1.计划制定原则采购计划应根据采购预算、实际需求和采购时间安排等制定，确保采购活动有序进行。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间等要素。2.计划制定程序采购主体应在采购项目实施前，按照规定的程序制定采购计划。采购计划应经采购主体内部相关部门审核后，报单位负责人批准。对于重大采购项目，采购计划还应报同级财政部门备案。3.计划执行与监控采购主体应严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行监控和检查，及时发现和解决计划执行过程中存在的问题。三、采购方式选择与审批控制（一）采购方式适用条件1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准以上，且符合公开招标条件的采购项目。公开招标应通过省级以上人民政府财政部门指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.竞争性磋商：适用于政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目。竞争性磋商应成立磋商小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商协商签订采购合同。6.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。（二）采购方式审批程序1.一般采购项目采购金额在规定标准以下的一般采购项目，采购主体可根据项目特点和实际需求，按照内部规定的程序选择采购方式，并报单位负责人批准。2.重大采购项目采购金额达到规定标准以上的重大采购项目，采购主体应按照规定的程序进行采购方式审批。采购方式审批应提交以下材料：（1）采购方式申请表；（2）采购项目预算批复文件；（3）采购项目需求说明；（4）采用特殊采购方式的理由及相关证明材料等。采购方式申请表应经采购主体内部相关部门审核后，报单位负责人签署意见。采购主体应将采购方式审批材料报同级财政部门备案。财政部门对采购方式审批情况进行监督检查，发现问题及时责令整改。四、采购文件编制与审核控制（一）采购文件编制要求1.采购文件内容采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同文本等内容。采购需求应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务内容等，确保采购项目的规格、标准统一，具有明确的评审依据。2.采购文件格式采购文件格式应符合国家法律法规和相关政策规定的要求，便于供应商编制响应文件和评审委员会进行评审。采购文件格式应包括封面、目录、正文、附件等部分，正文部分应按照采购项目的特点和需求，合理设置章节和条款。3.评标标准制定评标标准应根据采购项目的特点和需求，科学合理地设置评审因素和分值权重。评审因素应包括技术、商务、价格等方面，技术因素应重点考虑采购项目的技术规格、性能指标、质量要求等；商务因素应重点考虑供应商的资质、业绩、信誉、售后服务等；价格因素应重点考虑采购项目的预算金额、报价合理性等。评审因素和分值权重应在采购文件中明确公布，确保评审过程公平公正、公开透明。（二）采购文件审核程序1.内部审核采购文件编制完成后，采购主体应组织内部相关部门对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性、合理性等方面。采购文件审核应形成审核意见，审核意见应明确指出采购文件存在的问题及修改建议。采购文件编制部门应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件质量。2.财政部门审核对于重大采购项目的采购文件，采购主体应在采购文件发布前，将采购文件报同级财政部门审核。财政部门应按照国家法律法规和相关政策规定的要求，对采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性、合理性等方面进行审核。财政部门审核后出具审核意见，采购主体应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合财政部门的审核要求。五、采购评审控制（一）评审委员会组建1.评审委员会组成评审委员会由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。评审专家应从省级以上人民政府财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。对于技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，可以采取选择性方式确定评审专家，但应当优先选择符合条件的评审专家库中的专家。2.评审委员会成员资格要求评审委员会成员应当具备以下条件：（1）具有良好的职业道德，廉洁自律，遵纪守法，无行贿、受贿、欺诈等不良记录；（2）具有与采购项目相关的专业知识和实践经验，熟悉采购项目的技术规格、性能指标、质量要求等；（3）能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责，遵守评审工作纪律，不得泄露评审过程和评审结果等信息。（二）评审过程控制1.评审程序评审委员会应按照采购文件规定的评审程序进行评审。评审程序包括资格审查、商务评审、技术评审、价格评审等环节。资格审查应审查供应商的资格证明文件是否齐全、有效，是否符合采购文件规定的资格条件；商务评审应审查供应商的商务条款响应情况，包括资质、业绩、信誉、售后服务等方面；技术评审应审查供应商的技术条款响应情况，包括技术规格、性能指标、质量要求等方面；价格评审应审查供应商的报价是否合理，是否符合采购文件规定的价格评审标准。2.评审纪律评审委员会成员应严格遵守评审纪律，不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益，不得泄露评审过程和评审结果等信息。评审委员会成员在评审过程中发现供应商存在违法违规行为或采购文件存在问题的，应及时向采购主体或财政部门报告。3.评审结果公示采购项目评审结束后，采购主体应在规定的媒体上公示评审结果，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购项目编号、采购方式、采购内容、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、评审委员会成员名单等。供应商对评审结果有异议的，可以在公示期内向采购主体提出质疑，采购主体应在规定的时间内对供应商的质疑进行答复。六、采购合同签订与履行控制（一）采购合同签订1.合同签订原则采购合同应按照采购文件和评审结果签订，合同内容应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款与采购文件和评审结果一致。采购合同应采用书面形式，由采购主体和供应商双方签字（盖章）确认。2.合同签订程序采购主体应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和评审结果与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同签订前，采购主体应组织内部相关部门对合同条款进行审核，审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、合理性等方面。采购合同签订后，采购主体应将采购合同副本报同级财政部门备案。（二）采购合同履行1.合同履行跟踪采购主体应建立采购合同履行跟踪机制，定期对采购合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。采购主体应要求供应商按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相应的证明材料。2.验收管理采购主体应按照采购合同约定的验收标准和程序，组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的质量、数量、规格、性能等方面。验收合格的，采购主体应出具验收报告；验收不合格的，采购主体应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。采购主体应将验收报告报同级财政部门备案。3.资金支付采购主体应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的规定执行，确保资金支付安全、规范、高效。采购主体应在支付采购资金前，对采购合同履行情况进行审核，审核内容包括采购项目验收情况、发票开具情况、合同约定付款条件等方面。审核无误后，采购主体方可办理采购资金支付手续。七、采购监督与管理控制（一）内部监督1.监督机构设置采购主体应设立内部监督机构，负责对采购活动进行全过程监督。内部监督机构应独立于采购管理部门和其他相关部门，直接对单位负责人负责。2.监督内容与方式内部监督机构应定期对采购活动进行监督检查，监督内容包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、采购合同签订、采购验收、资金支付等环节。监督方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。内部监督机构在监督检查过程中发现问题的，应及时责令整改，并向单位负责人报告。（二）财政监督1.监督职责与权限财政部门负责对四川省采购活动进行监督管理，依法履行以下职责：（1）制定和完善采购管理制度和政策；（2）审核采购预算和采购计划；（3）监督采购方式选择和采购文件编制；（4）监督采购评审过程和评审结果；（5）监督采购合同签订和履行；（6）处理供应商投诉和举报；（7）对采购活动中的违法违规行为进行查处等。财政部门有权要求采购主体提供采购活动相关资料，对采购活动进行现场检查，查阅、复制采购活动相关文件和资料等。2.监督检查方式财政部门应定期对采购主体的采购活动进行监督检查，监督检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。财政部门在监督检查过程中发现问题的，应及时责令整改，并依法依规进行处理。财政部门应建立采购