商场采购管理制度及流程

PAGE商场采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范商场采购工作，确保采购活动的合法性、合理性、高效性，保障商场商品供应的质量和及时性，满足顾客需求，提高商场经济效益，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于商场内所有采购活动，包括但不限于商品采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的商品和服务符合商场要求和顾客期望。二、采购组织架构及职责（一）采购部门1.采购经理全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划和预算。组织采购团队进行市场调研，寻找合适的供应商，建立和维护供应商数据库。审核采购合同，监督采购合同的执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。协调与其他部门的关系，解决采购过程中出现的问题。2.采购专员根据采购计划，负责具体的采购工作，包括与供应商沟通、询价、比价、议价等。收集供应商信息，评估供应商资质和信誉，建立供应商档案。协助采购经理审核采购合同，跟踪采购订单的执行情况，及时反馈采购进度。整理采购相关文件和资料，进行归档管理。（二）其他相关部门1.需求部门根据商场经营需要，提出采购需求，包括商品种类、数量、规格、质量要求等。参与采购过程中的供应商选择、样品评审等工作，提供专业意见和建议。协助采购部门验收采购商品，对采购商品的质量和适用性进行评价。2.财务部门审核采购预算，监督采购资金的使用情况。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。负责采购款项的支付审核和结算工作。3.质量控制部门制定采购商品的质量检验标准和流程。对采购商品进行抽检或全检，确保所采购商品符合质量要求。参与供应商质量管理，协助采购部门评估供应商质量保证能力。三、采购计划管理（一）采购计划的制定1.年度采购计划采购部门应于每年末根据商场年度经营计划、销售预测、库存状况等因素，制定下一年度的采购计划。年度采购计划应明确采购商品的种类、数量、采购时间、预算金额等内容，并经相关部门审核后报商场管理层批准。2.月度采购计划采购部门根据年度采购计划和月度销售情况，每月初制定月度采购计划。月度采购计划应在年度采购计划的框架内，结合市场动态和库存实际情况，对采购商品的种类、数量、采购时间等进行细化和调整。月度采购计划需经采购经理审核后执行，并报相关部门备案。（二）采购计划的调整1.如遇市场变化、销售计划调整、商品质量问题等原因，需要对采购计划进行调整时，需求部门应及时向采购部门提出申请。2.采购部门收到调整申请后，应进行评估和分析，如确需调整，应重新制定采购计划，并按规定程序进行审核和批准。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，确保各方工作的协调和衔接。四、供应商管理（一）供应商的选择与评估1.供应商选择标准具有合法经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况。生产或经营的商品符合国家质量标准和商场要求，具有稳定的质量保证能力。具有较强的生产或供应能力，能够按时、按量满足商场的采购需求。价格合理，具有一定的价格优势和成本控制能力。售后服务良好，能够及时解决商品质量问题和客户投诉。2.供应商评估流程信息收集：采购专员通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商网站、行业报告、其他商家推荐等。初步筛选：根据供应商选择标准，对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定潜在供应商名单。实地考察：采购部门组织对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。资质审核：要求潜在供应商提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量认证等，并进行审核。样品评审：对于新合作的供应商，要求其提供样品进行质量检测和评审，确保所供商品符合商场要求。综合评估：采购部门会同需求部门、质量控制部门等相关部门，对潜在供应商进行综合评估，根据评估结果确定合格供应商名单。（二）供应商的分类管理1.根据供应商的合作情况、供应商品的重要性等因素，将供应商分为A、B、C三类。2.A类供应商：合作良好、供应商品质量稳定、供应能力强、对商场经营影响较大的供应商。对A类供应商应给予重点关注和支持，建立长期稳定的合作关系。3.B类供应商：合作较为稳定、供应商品质量基本满足要求、供应能力一般的供应商。对B类供应商应定期进行评估和沟通，督促其提高供应质量和服务水平。4.C类供应商：合作不太稳定、供应商品质量存在一定问题、供应能力较弱的供应商。对C类供应商应加强管理和监督，必要时进行调整或淘汰。（三）供应商的日常管理1.供应商档案管理：采购部门为每个供应商建立档案，记录其基本信息、合作历史、供应商品情况、评估结果等内容，并定期更新。2.供应商沟通与协调：采购专员定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、供应计划等情况，及时协调解决合作过程中出现的问题。3.供应商绩效评估：采购部门定期对供应商的绩效进行评估，评估内容包括供应商品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商提出改进要求或采取相应的处罚措施。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据商场经营需要和库存状况，填写采购申请表，详细说明采购商品的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，采购专员对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.采购经理根据采购申请的金额、重要性等因素进行审批。金额较小的采购申请由采购经理直接审批；金额较大或重要的采购申请需报商场管理层审批。3.经审批通过的采购申请进入采购流程，未通过审批的采购申请由采购部门反馈给需求部门，并说明原因。（三）采购实施1.询价与比价采购专员根据采购申请，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供商品报价、交货期、质量标准等信息。对供应商的报价进行整理和分析，选择至少三家供应商进行比价，确保采购价格合理。2.议价采购专员与选定的供应商进行议价，争取更优惠的采购价格、交货期和售后服务等条款。在议价过程中，采购专员应充分了解市场行情和供应商成本结构，合理运用谈判技巧，维护商场利益。3.签订采购合同采购专员根据议价结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购经理审核后，提交给商场法律顾问进行合法性审查。经审查通过的采购合同，由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章。（四）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购商品的具体要求和交货时间。2.供应商备货与生产：供应商收到采购订单后，按照订单要求进行备货或生产。采购专员应定期与供应商沟通，了解其备货进度和生产情况，确保按时交货。3.到货验收采购商品到货前，采购专员应通知质量控制部门和需求部门做好验收准备。质量控制部门按照质量检验标准对采购商品进行抽检或全检，需求部门对采购商品的数量、规格、外观等进行核对。验收合格的商品办理入库手续，验收不合格的商品由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。4.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。经审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、市场需求变化等，可能导致采购成本增加、商品供应不及时等问题。2.供应商风险：如供应商破产、倒闭、违约、质量问题等，可能影响商场的商品供应和正常经营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致双方在履行合同过程中产生纠纷，给商场带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等，可能导致采购效率低下、采购成本增加、采购质量下降等问题。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析各种风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，对高风险事项采取重点关注和防范措施。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理制定采购计划和预算，避免因市场价格波动造成采购成本过高。与供应商建立长期合作关系，签订框架协议，约定价格调整机制，降低市场价格波动风险。建立适量的商品库存，以应对市场供应短缺情况，确保商场商品不断档。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和审核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商签订风险分担协议，明确双方在供应商出现风险时的责任和义务。建立供应商备用库，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证商品供应。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、明确、合理。聘请专业法律顾问对采购合同进行审查，防范合同法律风险。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同纠纷。4.内部管理风险应对完善采购管理制度和流程，明确各部门和岗位的职责权限，加强采购过程的内部控制。加强采购人员培训，提高其业务水平和风险意识，规范采购行为。建立采购信息管理系统，实现采购信息的实时共享和传递，提高采购效率和透明度。七、监督与审计（一）内部监督1.商场内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向商场管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。3.其他部门有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在违规行为或问题，可