咸安区档案管理制度

PAGE咸安区档案管理制度一、总则（一）目的为了加强咸安区档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，更好地为咸安区各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案管理的法律法规和行业标准，结合咸安区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于咸安区各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则咸安区各类档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映咸安区各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和使用。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置咸安区设立档案局，作为全区档案工作的行政管理部门，负责对全区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。各机关、企事业单位应根据工作需要设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案局职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定咸安区档案工作规章制度并组织实施。2.负责对全区档案工作进行业务指导，监督检查各单位档案管理工作情况，组织开展档案业务培训和考核。3.负责接收、征集、整理、保管咸安区重要档案资料，推进档案信息化建设，建立全区档案数据库。4.组织开发利用档案信息资源，为咸安区经济社会发展提供档案服务。5.负责查处违反档案法律法规的行为，维护档案工作秩序。（三）单位档案管理部门职责1.贯彻执行国家和咸安区有关档案管理的法律法规和规章制度，制定本单位档案管理实施办法。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的各种门类和载体档案，确保档案的齐全完整。3.根据档案管理要求，对本单位档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系。4.严格执行档案借阅、查阅制度，为单位各项工作提供档案利用服务，做好档案利用登记和统计工作。5.负责本单位档案信息化建设，对电子档案进行规范管理和安全存储。6.定期对本单位档案进行鉴定，按照规定做好档案销毁工作。7.负责向咸安区档案局移交应归档的档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映咸安区政治、经济、文化、社会等各方面发展历程和成就的文件材料。2.咸安区各级党政机关在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、通知等。3.企事业单位在生产经营、科研开发、行政管理等活动中产生的文件、合同协议、技术资料、财务报表等。4.重大活动、重要事件、重点项目形成的相关文件、照片、音像等资料。5.干部职工人事档案、会计档案、基建档案等专门档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在工作中产生的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子档案的真实性和可读性。3.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家和咸安区档案管理部门规定的档案分类标准进行整理，确保档案分类科学、统一。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构或问题进行排列，编目装订。2.科技档案整理按照项目专业分类的方法进行整理。将一个项目的档案材料集中在一起，再按专业分为科研、基建、设备等类别，分别进行编号、编目。3.会计档案整理按照会计年度保管期限的分类方法进行整理。将会计凭证、账簿、报表等按年度分开，再根据保管期限分为永久、定期，分别装订成册，编制目录。4.人事档案整理按照干部人事档案管理规定进行整理。将干部的履历、自传、考核、任免、奖惩等材料分类整理，建立个人档案，并进行数字化管理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全保管。2.各单位应根据档案数量和管理需要，设置符合安全保管条件的档案库房或档案专柜，保证档案存放有序、便于查找。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.对不同载体的档案应采取相应的保管措施。纸质档案应分类存放，避免挤压、折叠；电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放；照片、音像档案应进行防光、防潮、防尘处理。3.建立健全档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房应进行登记。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.咸安区各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织因工作需要，可查阅、借阅本单位及相关单位的档案。2.因国家机关、司法机关依法执行公务需要查阅、借阅档案的，档案管理部门应予以配合。3.经档案管理部门批准，公民、法人和其他组织可查阅、利用已开放的档案。（二）利用方式1.查阅查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。档案管理人员应根据查阅范围，提供相应的档案供查阅，并在查阅现场进行监督。2.借阅借阅档案应填写借阅申请表，经本单位负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、查阅内容、借阅期限等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合咸安区实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。2.坚持全面审查、准确判断档案价值的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织1.档案局成立档案鉴定工作领导小组，负责组织指导全区档案鉴定工作。2.各单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理人员及相关业务人员组成，负责本单位档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的存毁价值。2.对涉及重要历史事件、重大决策、核心业务等具有长期保存价值的档案，应予以保留；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容。2.销毁清册经单位负责人审核签字后，报档案局审批。3.档案销毁工作应在档案局监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁清册上注明销毁方式、时间、地点等信息，销毁人员和监督人员应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立咸安区档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为咸安区经济社会发展提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案和各单位重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设开发档案信息管理系统，涵盖档案收集、整理、保管、利用登记、鉴定销毁等业务流程，实现档案管理的信息化操作和自动化管理。3.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全管理制度，采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，保障档案信息的安全。（三）数据管理1.加强电子档案数据的质量管理，确保数据的准确性、完整性和规范性。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.建立电子档案数据更新机制，及时对档案信息进行补充、修改和完善。八、监督与检查（一）监督检查主体1.档案局负责对全区各单位档案管理工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查，确保档案管理工作规范有序。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。档案局每年对各单位档案管理工作进行一次全面检查，不定期对重点单位和重点档案进行抽查。2.现场检查与书面检