吉林省人事管理档案制度

PAGE吉林省人事管理档案制度一、总则（一）目的为了加强吉林省人事管理档案工作，提高人事管理水平，保障人事信息的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省行政区域内的各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的人事管理档案工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集个人各类相关材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案内容予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：人事档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理的科学性和严谨性。二、档案内容与分类（一）履历材料包括个人基本信息登记表、工作经历证明、学历学位证书、培训经历等相关材料。（二）自传材料个人撰写的关于自身经历、思想演变等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料年度考核表、任职期满考核材料、工作鉴定、廉政鉴定等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书复印件、培训结业证书、专业技术资格证书、聘任文件等。（五）政审材料政治历史审查报告、入党入团志愿书、政治面貌证明等。（六）党团材料入党申请书、思想汇报、团组织关系证明等。（七）奖励材料各类奖励证书、表彰决定等。（八）处分材料纪律处分决定、行政处分决定书等。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。（十）其他可供组织参考的材料体检报告、个人总结、科研成果证明等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各单位应指定专人负责收集本单位人员的人事档案材料，并按照规定的时间和要求及时送交档案管理部门。2.收集的档案材料应完整、齐全、真实，字迹清晰，格式规范。3.严禁伪造、篡改档案材料。（二）整理流程1.鉴别：对收集到的档案材料进行审核，剔除不应归档的材料。2.分类：按照档案内容分类标准，将材料归入相应类别。3.排序：在每一类别内，按照材料形成时间或重要程度进行排序。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、姓名、类别、材料名称、日期等信息。5.装订：将排序后的材料装订成册，确保整齐牢固。四、档案保管与保护（一）保管机构设立专门的人事档案保管机构，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案安全存放。（二）保管环境档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案发霉、虫蛀、损坏。（三）安全防护1.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。2.建立档案保管登记制度，记录档案的出入库情况。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（四）档案信息化管理逐步推进人事档案信息化建设，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。同时，要做好电子档案的安全管理，防止数据丢失、篡改和泄露。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅人事档案的，必须经档案管理部门负责人批准，并填写查阅登记表。2.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）借阅规定1.借阅人事档案必须严格履行审批手续，经单位主管领导批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损。（三）查阅与借阅登记建立查阅和借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、归还情况等信息。六、档案转递（一）转递条件1.人员工作调动、辞职、辞退、退休等变动时，应及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取，严禁个人自带档案转递。（二）转递程序1.转出单位填写档案转递通知单，密封档案，并在封口处加盖单位公章。2.档案管理部门核对档案内容和转递通知单信息，无误后办理转递手续。3.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回转出单位。（三）转递记录建立档案转递记录档案，详细记录转递时间、转递单位、转递人员、档案去向等信息。七、档案审核与更新（一）审核要求1.定期对人事档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。2.审核内容包括档案材料的完整性、真实性、规范性等方面。（二）更新机制1.人员信息发生变动时，应及时更新档案内容。2.新增档案材料应按照规定及时归档，确保档案的时效性。（三）审核与更新记录记录档案审核和更新的时间、内容、结果等信息，以备查询。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。（二）档案管理人员职业道德要求1.爱岗敬业，具有高度的责任心和敬业精神。2.严守机密，不泄露档案内容。3.公正廉洁，依法依规管理档案。九、监督与检查（一）内部监督各单位应建立健全人事档案管理内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部检查上级