单位新建立档案管理制度

PAGE单位新建立档案管理制度[公司/组织名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本单位档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则。档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和准确性。3.完整系统原则。档案应保持其形成过程的完整性和系统性，全面反映本单位工作的历史面貌。4.安全保密原则。档案管理应确保档案的安全，严格遵守国家保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位各类档案，建立健全档案管理工作体系。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全与完整。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各类文件、报告、计划、总结、会议记录、合同协议、财务报表、技术资料、人事档案等。3.本单位下属部门报送的各类文件、资料等。4.其他与本单位工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保档案质量。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照国家有关规定整理归档，保管一年期满后移交综合档案室。3.其他专门档案应在项目结束或任务完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门档案管理员对收集整理好的档案进行分类、编号、编目，填写归档文件目录。2.将编制好的档案目录及档案移交综合档案室，办理交接手续。3.综合档案室对接收的档案进行审核、登记，纳入档案管理系统。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“件”整理法，以每份文件为一件，进行编号、编目、装订。2.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，分别装订成册，填写卷内目录和备考表。3.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷，对项目文件进行编号、编目、装订。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，对档案材料进行分类、排序、编目。（三）整理要求1.整理后的档案应符合规范要求，目录清晰，装订整齐，便于查阅。2.档案整理应准确反映文件材料的内容和来源，保持文件之间的历史联系。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案安全。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，保障档案保管环境适宜。（三）档案上架按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确。2.每年对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。（五）档案的安全保密措施1.严格执行档案借阅、查阅制度，确保档案不被非法借阅和查阅。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.加强档案管理人员的安全保密教育，提高安全保密意识。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报单位领导审批。2.经批准后，填写档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。3.由两人以上负责监销，确保销毁档案的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集归档、整理、保管、利用等工作情况。3.档案的鉴定与销毁情况。（二）统计方法建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计，填写统计报表，确保统计数据的准确可靠。（三）统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作经验，发现问题及时改进，为档案管理决策提供依据。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则。在档案利用过程中，确保档案的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本单位档案，须持相关证件和手续办理查阅手续。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需提前向本单位提交查阅申请函，注明查阅目的、内容、范围等，经本单位领导批准后，办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，需持相关证件和正式公文，经本单位领导批准后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅。利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅。因工作需要确需借阅档案的，须经综合档案室负责人批准，办理借阅手续，并按时归还。3.复制。利用者如需复制档案，须经综合档案室负责人批准，按照规定进行复制。（五）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等，确保档案利用可追溯。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与归档1.各部门应及时将形成的电子文件收集整理，按照档案管理要求进行分类、编号、编目。2.电子文件应采用通用格式存储，确保长期可读。3.电子档案应与纸质档案同步归档，实现电子档案与纸质档案的有机结合。（二）电子档案的保管1.建立电子档案数据库，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.加强电子档案存储设备的维护