《商标代理流程服务规范》

3商标代理流程服务规范本文件规定了商标代理流程服务的服务原则、机构与人员要求、服务范围、电子代理行为规范、服务流程及服务评价与改进。本文件适用于在国内商标代理服务过程中规范商标代理流程。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1商标代理trademarkagency接受委托人的委托，以委托人名义办理商标注册申请、商标评审或者其他商标事宜。[来源：《中华人民共和国商标法实施条例》第八十三条]3.2商标代理机构trademarkrepresentationfirm经市场主体登记机关依法登记从事商标代理业务的服务机构和从事商标代理业务的律师事务所。[来源：《商标代理监督管理规定》（国家市场监督管理总局令第63号）]3.3商标代理从业人员trademarkagencypractitioner在商标代理机构中从事商标代理业务的工作人员。[来源：《中华人民共和国商标法实施条例》第八十五条]4服务原则4.1诚实守信原则应真实、准确、完整地向委托人披露与商标事务相关的程序、时限、费用、风险等信息，杜绝虚假宣传和作出无法律依据的误导性承诺。4.2利益冲突回避原则4.2.1商标代理机构在接受委托前应进行利益冲突审查，对存在利益冲突的案件，不得同时接受双方或多方委托；发现潜在利益冲突的，应如实告知委托人并采取相应措施。利益冲突审查结果应及时以书面或经委托人确认的电子形式留存，委托人明知存在潜在利益冲突仍坚持委托的，应签署书面确认文件，代理机构可在该确认文件载明的范围内接受委托。4.3公平竞争原则应尊重同行、公平竞争、文明经营，不得以不正当竞争方式扰乱商标代理服务市场秩序。4.4及时履行原则应按商标业务规定，在期限内及时准确完成受托业务，积极负责，不推诿拖沓。4.5保密义务原则4应对委托人商标事务的商业秘密、案件资料及其他未公开信息等保密，未经委托人书面同意，不应向第三方披露；因行政机关、司法机关依法调取，或法律法规要求披露的，不视为违反保密义务，代理机构应及时将相关情况告知委托人。5机构与人员要求5.1商标代理机构商标代理机构要求如下：a)应依法登记注册或批准设立，并向国家知识产权局备案；b)应具备满足资质条件的商标代理从业人员；c)应当加强对本机构商标代理从业人员的职业道德和职业纪律教育，组织开展业务学习，为其参加培训和继续教育提供条件；d)应在经营场所醒目位置悬挂营业执照或者律师事务所执业许可证；e)应恪守职业道德、执业纪律，禁止行为见附录A。5.2商标代理从业人员商标代理从业人员要求如下：a)应熟知商标法律法规相关知识和商标代理服务流程；b)应具备相匹配的从事商标代理业务所需的工作经验和能力。6服务范围商标代理机构提供的服务可包括：a)商标注册申请、变更、续展、转让、许可、质押、注销；b)代理商标驳回复审、商标异议、不予注册复审、无效宣告申请、无效宣告复审、连续三年停止使用撤销申请及撤销复审等商标评审案件的代理；c)商标纠纷调解、商标行政复议及与商标事务相关的其他法律事务；d)境外商标注册及马德里国际注册等涉外商标事宜；e)商标查询、监控、调研、布局、策划、分析、侵权风险分析及评估等；f)其他与商标相关的事宜。7服务流程7.1概述商标代理服务流程主要包括接待咨询、签订合同、建立与管理档案、委托事项处理、跟踪管理、档案保存6个环节。7.2接待咨询7.2.1商标代理机构在接受委托前应对委托需求信息进行确认。7.2.2商标代理从业人员应对委托人所委托商标事务进行风险评估和利益冲突审查，若委托人所委托商标事务与法律法规不符或存在利益冲突，应拒绝委托人所委托商标事务并告知理由；若委托人所委托商标事务合法合规且无利益冲突，应以书面、经委托人确认的电子通知等方式明确告知委托人所委托商标事务的办理流程、办理时限、费用标准和法律风险。7.2.3利益冲突审查利益冲突审查如下：a)商标代理机构或其从业人员曾为案件对方当事人就同一商标事项或实质性相同商标事项提供过代理服务，且代理关系终止未满三年的；b)商标代理机构同时接受同一商标案件中利益对立的双方或多方委托的；5c)商标代理机构或其从业人员，与委托人或案件对方当事人存在投资、任职、亲属等关系，可能影响公正履职的；d)商标代理机构就委托人委托事项，代理本机构或其关联方申请、转让或许可商标的；e)其他可能影响代理独立性、公正性，或损害委托人利益的情形。7.3签订合同商标代理机构与委托人确认委托商标事务后，宜与委托人以书面、电子形式签订商标代理委托合同，电子合同与书面合同具有同等法律效力，确定具体代理事项、代理范围、代理内容、代理费用以及双方的权利义务、争议解决方式等。7.4建立与管理档案委托合同签订后，商标代理机构应根据委托商标事务建立并管理档案。7.4.1分类登记委托合同签订后，商标代理机构宜及时将委托合同、交接清单、商标图样、往来邮件、官方回执等核心材料分类录入并归档，往来邮件可根据业务需要选择性归档。7.4.2安全保管商标代理机构应对纸质文件按照合同规定期限进行扫描和存放，对电子文件进行备份，确保档案安全、完整、5年内可追溯。7.4.3动态更新商标代理机构收到补正、驳回、异议、公告等任何新文件后，应及时完成扫描、命名、上传、编号，并在系统更新案件状态，确保卷宗从咨询到结案全过程信息及时、连贯、完整。7.5委托事项处理7.5.1商标代理从业人员应严格遵守法律法规及国家知识产权局商标申请的要求，及时准备、编制和审核各类申请文件及其他必要材料，确保内容完整、格式规范、手续齐备。7.5.2在材料齐全后，商标代理从业人员应在双方约定或合理的时限内完成上报、提交或办理相关事7.5.3对需签章的文件，应由商标代理从业人员签字并加盖商标代理机构印章后，方可对外提交；电子申请文件使用符合规定的电子签章的，视为等效签字盖章。7.6跟踪管理7.6.1概述商标代理机构应建立全周期跟踪机制，对案件状态进行动态监控并定期盘点，确保业务完整、信息及时、处置得当。具体应符合下列要求：7.6.2报送前复查文件报送前，商标代理从业人员应对文件进行复查，确保内容完整、格式规范、签字盖章齐全，符合国家知识产权局的要求。7.6.3案件跟踪商标代理从业人员应动态跟进代理业务进展情况，定期查看案件状态，在收到初审公告、驳回通知书等官方文件后，应在约定或合理期限内通知委托人，及时提出业务处理建议并作出相应处置。收到的各类官方文件应及时送达委托人或通知委托人领取。7.6.4官方文件处理收到国家知识产权局往来文件后，商标代理从业人员应按以下规则统一处理：6a)收到不予受理通知书的，应对照文件载明的缺陷内容，在规定期限内完成补正并重新提交相关材料；针对确不具备补正条件的事项，完成内部情况核实与台账登记后，及时启动委托人对接流程。b)收到补正通知书的，应严格按照通知书明确的补正要求，逐项梳理完善相关材料，在官方规定时限内完成补正材料提交，确保报送流程合规、时限符合要求。c)收到驳回通知、驳回决定、相关裁定、判决以及核准通知书或者证书等各类官方文书，应第一时间完成文件核验、分类登记与内部流转，做好文件存档管理，同步做好向委托人转达的前期准备工作。7.6.5委托人对接处理针对各类官方来文对应的业务事项，应规范开展委托人对接工作，及时履行告知、说明与代办义务，具体执行以下要求：a)针对不予受理且确无法补正的事项，应第一时间向委托人如实说明具体情况，清晰告知事项办理现状，与委托人协商确定后续业务方案，或依规办理代理服务终止相关手续。b)针对各类需委托人知晓的官方来文，应在法定期限内完整、准确向委托人转达文书核心内容，同步结合业务规范，详细说明可采取的后续处置路径，包括但不限于复审、起诉、和解等合规方案。c)完成后续方案告知后，应严格按照委托人的正式指示，高效推进后续相关业务办理，全程做好流程跟进与信息同步，保障委托人合法权益。d)商标代理从业人员在涉及重要事项决定、法律风险提示、官方文件送达等关键环节，宜采用书面形式或经委托人确认的电子信息形式留存。7.7档案保存7.7.1委托人所委托商标事务完结后，应进行档案保存，保存期限不低于5年。7.7.2商标代理机构可按照委托人诉求建立相应的案件档案管理系统，将服务提供过程中收到或生成的所有文件归入案件档案，并对档案的查询、调用建立规范制度，确保案件可追溯、可复查。7.8基本要求7.8.1商标代理机构应通过国家知识产权局商标网上服务系统开展电子申请业务，确保用户注册信息真实有效，并与国家知识产权局签订《商标网上服务系统用户使用协议》。7.8.2商标代理从业人员提交电子申请文件应符合规定的文件格式、数据标准、操作规范和传输方式，确保文件内容完整、格式规范、手续齐备。7.9电子签章使用7.9.1商标代理从业人员使用电子签章，应符合《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠电子签名要求，确保签章主体身份真实、签章文件完整未被篡改。7.9.2商标代理从业人员使用电子签章，应事先取得委托人的明确授权，并在委托合同中载明授权范围、效力及责任承担方式。7.9.3商标代理机构应建立电子签章管理制度，做好电子签章密钥管理，防止未经授权使用。7.10在线提交要求7.10.1商标代理从业人员在线提交前应进行文件复查，确保内容完整、格式规范、签章齐全，符合商标网上服务系统要求。7.10.2商标代理从业人员提交后应及时查看系统回执，确认提交状态；提交失败的应在合理时限内重新提交。7.10.3商标代理从业人员应及时登录商标网上服务系统查看并下载国家知识产权局送达的商标电子文件，在约定时间内通知委托人。7.11数据安全与保密7.11.1商标代理机构应采取技术措施保障电子数据安全，防止数据泄露、丢失或被非法获取。77.11.2未经委托人书面同意，不应将电子数据用于委托事项以外的目的或向第三方提供。8服务评价与改进8.1服务评价8.1.1概述服务评价采用外部评价和内部评价相结合的方式，频次为一年一次。8.1.2外部评价8.1.2.1商标代理机构可建立服务评价渠道，制定评价制度，定期开展服务评价。8.1.2.2商标代理机构可采用向委托人发放问卷、电话沟通等方式，从响应时效、客户满意度等方面进行服务评价。8.1.3内部评价商标代理机构可通过召开会议、征集员工意见等方式开展内部评价。8.2服务改进8.2.1商标代理机构应根据服务评价的结果采取相应的预防和整改措施。8.2.2商标代理机构应建立跟踪验证制度，保证相关措施及改进实施到位，并将预防和整改的措施形成相应制度纳入服务流程中。（规范性）商标代理禁止行为表序号禁止行为1明知或者应知商标具有不良影响或者属于“抢注”“囤积”等恶意商标注册申请的情形，仍然接受委托办理商标业务。2未尽职核对代理事项和材料是否真实、准确、完整，无正当理由未及时向委托人通报进度并送达法律文书和材料等，或者其他未履行勤勉尽责义务的，严重损害委托人合法权益。3以欺诈诋毁、虚假宣传、引人误解、商业贿赂、恶意低价等方式招徕业务，以及“包授权”等违规承诺案件结果。4通过网络不正当获取、利用、编造数据，欺骗、误导委托人，恶意排挤竞争对手。5在代理服务之外，