XX陶瓷有限公司广告物料及资料管理员岗位职责

——XX陶瓷有限公司广告物料及资料管理员岗位职责一、岗位基本信息1.岗位名称：广告物料及资料管理员2.直接上级：内务部经理3.直接下级：无4.岗位定位：作为公司广告物料管控、资料档案管理及销售部后勤支撑核心实操岗位，直接对内务部经理负责，严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》及公司物料管理、档案管理、人事管理相关规定，立足“物料规范、资料有序、服务高效”核心定位，专职负责物料及拼图加工进度跟进、经销商展厅装修图纸对接、内务部物料收发存管理、销售部人员考勤统计、新人入职引领、销售部文案打印传递、销售合同及经销商档案管理、办公用品采购计划制定等工作，服从内务部经理部署，规范操作流程，确保各项工作合规、细致、高效落地，为公司物料管控、资料管理及销售部日常运营提供可靠支撑。5.核心使命：以物料管理为基础，以资料管控为核心，以后勤服务为支撑，严格按照法律法规及公司制度，全面落实物料收发存、资料归档、考勤统计、文案服务等职责，确保物料安全可控、资料完整可追溯、后勤服务及时到位，配合内务部经理完成各项管理任务，助力公司运营高效有序推进。二、岗位职责及权限本岗位职责紧扣广告物料及资料管理员“物料管控、资料管理、后勤支撑”的核心使命，结合陶瓷企业实操特点，严格依据最新法律法规及现代化管理模式，全面覆盖六项核心职责，明确履职标准、操作规范及责任边界，突出实操性、细致性、合规性和服务性，切实履行岗位职责，确保各项工作规范有序、落地见效，为公司物料管理、资料管理及销售部运营提供有力支撑。（一）负责跟进物料、拼图加工进度，经销商展厅装修图纸严格按照内务部经理部署及公司相关管理规定，负责跟进各类物料（广告物料、陶瓷配套物料等）、拼图加工进度，对接加工供应商、生产部门，明确加工物料及拼图的规格、数量、质量标准、交货时限，全程跟踪加工流程，定期核查加工进度及质量情况，及时反馈加工过程中出现的材质不符、工艺不达标、进度滞后等问题，协调供应商或生产部门整改，确保物料、拼图按时、按质完成加工，满足销售及出口备货需求。同时，负责经销商展厅装修图纸的对接、跟进工作，对接设计单位、经销商及施工部门，核实装修图纸的合理性、合规性及贴合度，跟踪图纸修改、确认进度，及时将图纸修改意见、确认结果反馈给相关各方，确保装修图纸符合经销商需求及公司品牌形象要求，助力经销商展厅装修工作有序推进。（二）负责内务部所有物料的收、发、存及管理工作负责内务部所有物料（广告物料、办公物料、陶瓷样板配套物料、包装物料等）的收发存及全流程管理工作，建立完善的物料管理台账，明确物料名称、规格、数量、入库时间、存放位置、领用记录等关键信息，实现物料动态可追溯。物料入库时，仔细核对物料的规格、数量、质量，与供应商或交付部门办理交接手续，确认无误后登记入库，对不合格物料及时上报内务部经理，协调退换货处理。物料发放时，严格核对领用申请，核实领用部门、领用人员、领用数量及用途，办理领用登记手续，确保发放准确，杜绝错发、多发、冒领等问题。物料存放时，按物料特性分类存放，做好防潮、防火、防盗、防破损处理，定期对物料进行盘点，核对库存数量与台账记录，及时发现库存不足、物料损坏等情况，第一时间上报内务部经理，确保物料库存合理、完好可控，做好物料管理相关记录归档工作。（三）负责销售部人员考勤记录、统计，引领新人办理入职手续严格执行公司考勤管理制度及《中华人民共和国劳动合同法》相关规定，负责销售部所有人员的考勤记录、统计工作，每日准确记录员工考勤情况（迟到、早退、旷工、请假、加班等），建立完善的考勤台账，定期汇总考勤数据，核对考勤记录与实际出勤情况，确保考勤数据真实、准确、完整。按时编制考勤报表，上报内务部经理及人力资源部，作为员工薪酬核算、绩效考核的重要依据。同时，负责引领销售部新人办理入职手续，对接人力资源部，协助新人填写入职资料、办理社保登记、领取办公物品，介绍公司规章制度、部门架构及岗位职责，带领新人熟悉办公环境及工作流程，帮助新人快速融入团队，做好新人入职记录，及时将入职情况反馈给内务部经理及人力资源部。（四）负责销售部有关文案的打印、传递等工作负责销售部各类文案的打印、复印、装订、传递及归档工作，涵盖销售合同、订单、报表、通知、宣传文案、客户资料等，严格按照工作要求及规范，精准完成文案打印、复印工作，确保文案清晰、准确、无差错，规范文案装订格式，便于查阅及归档。按照销售部需求，及时将各类文案传递至相关人员、部门或客户手中，做好文案传递记录，确保传递及时、无遗漏。对打印、传递完成的文案进行分类整理、归档保管，规范文案查阅、借阅流程，办理相关登记手续，做好文案防潮、防损坏处理，确保文案完好可追溯，为销售部业务开展提供文案支撑，及时反馈文案打印、传递过程中的问题，配合销售部做好文案相关衔接工作。（五）负责销售合同、经销商档案等的管理工作严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》及公司档案管理、保密制度，负责销售合同、经销商档案及相关资料的整理、归档、保管及管理工作。对所有销售合同（常规订单合同、年度合作合同、工程合同等）进行分类整理，核对合同信息的完整性、合规性，建立合同管理台账，标注合同编号、签订日期、客户信息、履约情况等，妥善保管合同原件及相关附件，杜绝合同丢失、泄露、篡改。建立完善的经销商档案，收集经销商基本信息、合作协议、订单记录、货款情况、反馈意见等，定期更新档案内容，确保经销商档案真实、完整、准确。规范档案查阅、借阅流程，办理相关登记手续，做好档案防潮、防火、防盗、防泄露措施，定期对档案进行核查、整理，确保档案管理规范、可追溯，为销售管理、经销商维护提供支撑。（六）负责办公用品的采购计划的制定严格按照公司采购管理规定及内务部、销售部日常办公需求，负责办公用品的采购计划制定工作，建立办公用品需求台账，定期排查办公用品库存情况，收集销售部、内务部各岗位办公用品领用需求，结合办公用量、库存余量及使用周期，制定科学合理的采购计划。明确采购办公用品的名称、规格、数量、质量标准、交货时限、预算金额等关键信息，核实采购需求的合理性、必要性，避免浪费。按公司审批流程，整理采购计划相关资料，及时上报内务部经理审核，审核通过后提交至采购部门，全程跟踪采购计划落实情况，对接采购部门及供应商，确保办公用品按时到位，满足日常办公需求，做好采购计划及相关记录归档工作，定期向内务部经