《办公自动化》-第5章教学材料

5.1任务：制作给家长的一封信5.1.1任务描述学期结束后，班主任杨老师遇到一件棘手的事情：学院要求给每位学生发放一份“给家长的一封信”，信函中要包含学生今年的“成绩单”，最后还要全部邮寄给每位学生。这时杨老师犯愁了，180份“给家长的一封信”不仅要把每位学生的姓名和各科分数填进去，还要制作信封，这可不是一件轻松的事情，花时间不说，还容易出错。当杨老师一筹莫展时，教计算机课程的徐老师恰巧经过，经过徐老师一番指点，杨老师很快就准确无误地完成了这项工作。下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信具体解决方案：先制作好空白的“给家长的一封信”，运用邮件合并将学生姓名、各科成绩及班主任评语等数据合并到“信函”中，生成每人一张“给家长的一封信”，然后打印出来。为说明问题，本任务仅选取班级中20位学生作为案例操作，其他学生按照相同的步骤完成即可。本任务实施要求如下：①在学校教务系统中导出“班级成绩数据.docx”，将其转化为Excel文件，作为导入成绩的数据源。②在Word中制作好“给家长的一封信”，作为主文档。③利用邮件合并功能，在主文档中插入相关的数据。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信④保存为Word文档，打印出来。任务效果如图5-1所示。5.1.2任务实现使用Word2010的邮件合并功能完成两项任务：制作批量信函和信封。任务一：制作信函1.编辑“给家长的一封信”主文档要批量生成“给家长的一封信”，首先需要创建出信函的模板文件，即设计好信函，具体操作如下。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信第一步：打开程序菜单MicrosoftOffice2010，启动Word2010软件，系统会自动创建一个名为“文档1”的文档，如图5-2所示。第二步：单击菜单栏“页面布局”选项卡，在“页面设置”面板中单击“纸张大小”下拉图标按钮，在打开的列表中单击“信纸”图标

按钮，如图5-3所示。第三步：输入信函的内容，如图5-4所示。第四步：选中标题，单击菜单栏“开始”选项卡中“字体”右下角的

图标按钮，在弹出的“字体”对话框中，选择“宋体、小一号、加粗”,在“预览”框中查看排版效果,满意后单击“确定”按钮；若排版效果不理想,则可单击“取消”按钮取消本次设置，如图5-5所示。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信再打开的“段落”右下角的图标按钮，弹出“段落”设置对话框，选择“对齐”设置居中，间距设置为段后“1行”，在“预览”框中查看，单击“确定”按钮。依据设置标题的方法，将正文的内容进行设置，对文档进行修饰，完成后的效果如图5-6所示。2.编辑学生成绩数据表为了快速地将学生姓名、成绩及评语添加到主文档中，从而批量完成信函，需要先准备好学生成绩信息数据表，该数据表可以是多种类型的数据表，如Word中的表格、Excel表格、Access数据库等，本例将数据表存储为Excel表格，具体操作如下。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信第一步：通过学校网站教务系统，导出班级学生成绩信息表，保存文件名为“2016-2017学年班级成绩信息表.docx”，如图5-7所示。第二步：在导出的信息中，有些是在邮件合并时不需要的，因此需要将其删除，以免在邮件合并时出现导入错误的信息。本任务中，将导出的标题文字及学生成绩信息表中字段“序号”“学号”和“性别”所在列的内容删除，再在“排名”列字段后面添加“班主任评语”列，并将每个学生的评语备注在其中，修饰后如图5-8所示。第三步：将文档内容粘贴到Excel表格。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信新建Excel表格，复制文件“2016-2017学年班级成绩信息表.docx”中的信息到Excel表格中，保存文件名为“2016-2017学生成绩信息表.xlsx”，如图5-9所示。3.向主文档插入合并域并批量生成信函制作好邮件合并的主文档与数据源后，就可以将数据源中的各项数据插入主文档的相关位置中，再应用邮件合并的相关功能批量生成信函，具体操作如下。第一步：打开主文档，单击菜单栏“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”选项卡中单击“开始邮件合并”下拉按钮，选择“邮件合并分步向导”选项，如图5-10所示。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信第二步：在邮件合并任务窗格中，可以看到“邮件合并”有6个步骤，首先进行第1步：选择文档类型，这里采用默认的“信函”，如图5-11所示。第三步：单击任务窗格下方的“下一步：正在启动文档”，进入“邮件合并”第2步：选择开始文档。由于当前的文档就是主文档，故采用默认选择“使用当前文档”，如图5-12所示。第四步：单击任务窗格下方的“下一步：选取收件人”，进入“邮件合并”第3步：选择收件人。由于已经准备好了Excel格式的数据源、“信函（数据源）”案例文件，于是单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，如图5-13所示，打开“选取数据源”对话框。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信通过该对话框定位到“信函（数据源）”存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中。在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮，如图5-16所示。弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的相关记录，默认状态是全选。保持默认状态不变，在后面插入合并域时也可以选择，单击“确定”按钮，如图5-17所示，然后返回到Word编辑窗口。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信第五步：单击“下一步：撰写信函”，进入“邮件合并”的第4步：撰写信函，如图5-18所示。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里将完成把数据源中的合适字段插入主文档中的匹配位置。此时，选择主文档中“［学生］”文本内容，单击任务窗格中的链接，弹出“插入合并域”对话框，选中“数据库域”单选框，在“域（F）：”下方的列表中出现数据源表格中的所有字段。然后选中“姓名”字段，再单击“插入”按钮，此时数据源中“姓名”字段就合并到主文档中，如图5-19所示。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“［学生］、［成绩］、［总分］、［评语］”等项目，用同样的方法在其他需要使用合并域的位置把数据源中的相关字段合并到主文档中，合并完成后的最终效果如图5-20所示。在图5-20中可以看到，从数据源中插入的字段都使用“《》”符号标注起来，以便和文档中的普通内容相区别，便于查看。第六步：在文档中插入合并域后，为了确保制作的信函准确无误，在最终完成合并前可以先预览一下结果。单击“下一步：预览信函”，进入“邮件合并”第5步：预览信函。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信此时，在主文档中带有“《》”符号的9个合并域的位置处，分别由数据源表中的第一条记录中数据替换，单击任务窗格中的图标“上一条记录”“下一条记录”按钮，可以浏览批量生成的其他信函，如图5-21所示。第七步：浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的一件事，通过Word中“邮件合并”很快就完成了。确认无误之后，单击“下一步：完成合并”，就进入“邮件合并”的最后一步了，如图5-22所示。单击“邮件合并”区的“编辑单个信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，单击“全部”→“确定”按钮，如图5-23所示。上一页下一页返回5.1任务：制作给家长的一封信此时，合并后的Word将自动创建一个新文档“信函1”，在“信函1”中已将数据表中的所有数据分别放到了主文档中对应的合并域的位置，并为数据表中的每一条记录都生成了一页。查看并保存文档，效果如图5-25所示。如果电脑上装了打印机，可以在“邮件合并”区选择“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，单击选中“打印记录”中的“全部”按钮，单击“确定”按钮，如图5-26所示。在弹出的“打印”对话框中，再单击一次“确定”按钮，如图5-27所示。20份“给家长的一封信”就可以直接打印出来了，不会再产生新的文档。如果是选择性的打印，也可以选择“打印记录”中的“从多少页到多少页”按钮，选择性地打印。上一页返回5.2任务扩展：批量制作信封5.2.1任务描述杨老师需要把这些制作好的“给家长的一封信”通过邮寄的方式发送到各位同学的家中，因此完成信函的制作之后，还要制作信封。信封的制作，不是简单地制作便签条直接贴在信封上，而是要精心制作漂亮的信封，这样能给学生家长留下更专业、更深刻的印象。信封的制作方法和信函的制作方法类似，可以效仿操作。信封的制作也要经历“邮件合并”的几个步骤，在前面详细讲解的基础上，下面的讲解操作将更加简单、轻松。下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封信封的制作只需要提供学生通信地址（数据源），不需要提供主文档，这里就把重点放在主文档的制作和修饰上。制作好信封的模板，运用邮件合并将“学生通讯录”的数据合并到信封中，每人生成一个信封，最后将5.1节制作的“给家长的一封信”和本任务制作的“信封”一起打印，就解决了杨老师的难题了。本任务选取班级中20位学生作为案例操作，其他学生按照相同的步骤完成即可。本任务实施要求如下：①在Excel中制作“学生通讯录.xlsx”，作为导入信封的数据源。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封②在Word中通过邮件合并的功能，完成信封的制作、修饰、美化，最后完成合并。③保存为Word文档，打印出来。任务效果如图5-29所示。5.2.2任务实现1.制作信封（主文档）第一步：打开程序菜单MicrosoftOffice2010，启动Word2010软件，进入主界面后，单击鼠标右键新建一个空白MicrosoftWord文档，如图5-30所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封第二步：打开菜单栏“邮件合并”任务窗格，选择“开始邮件合并”下拉菜单按钮，选择“邮件合并分步向导”命令，如图5-31所示。第三步：在“邮件合并向导”的第1步：选择文档类型中，选中“信封”单选框，如图5-32所示。单击“下一步”按钮，进入“邮件合并”的第2步：选择开始文档。这里要设定信封的类型和尺寸。首先选择“更改文档版式”，如图5-33所示。然后打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种符合要求的信封类型，这里使用的是标准（规格为110mm×208mm）小信封，所以在“信封尺寸”右边下拉三角形下选择“普通4”，如图5-34所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封单击“确定”按钮后，返回Word编辑窗口，可以看到页面已经根据选定信封的规格发生了改变，如图5-35所示。如果想知道信封的大小是否和设定的规格一样，可以在菜单栏“页面布局”的“页面设置”面板中选择“页边距”下拉按钮下的“自定义页边距”，弹出“页面设置”对话框面板，在面板中看到纸张大小和设置的信封规格一样，如图5-36所示。接下来在信封中输入固定不变的内容，即发件人的相关信息。为了使信封符合填写要求，拖动文档下方的文本框到信封右下角的适当位置，将光标定位于信封下方的文本框中，输入发件人的信息，并进行适当的修饰，选中输入的地址、邮编和发件人，设置字体、段落格式。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封这样就完成了信封主文档的不变内容的制作，效果如图5-37所示。信封的主文档的不变内容制作好了后，就要把数据源中变化的字段合并到主文档中去。进入“邮件合并”的第3步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，单击图标链接，找到学生联系方式（数据源）存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源同样是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮，如图5-38所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择要合并到主文档的相关记录，默认状态是全选。这里保持默认状态不变，单击“确定”按钮，如图5-39所示，然后返回到Word编辑窗口，单击“下一步：选取信封”。进入“邮件合并”的第4步：选取信封。在这里将把数据源中的收信人的地址、邮编和姓名等字段合并到主文档中。把光标定位于信封左上角插入邮编的位置，单击“其他项目”链接，弹出“插入合并域”对话框，在“域（F）”下方的框中选择“邮编”，再单击“插入”按钮，于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“联系方式”字段插入“邮编”的下方，“姓名”字段插入“联系方式”下方，如图5-40所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封完成插入域操作之后，关闭“插入合并域”对话框，返回Word编辑窗口，这时可以看到页面的格式不太美观，于是需要调整格式。将“姓名”字段按信封要求设置为“居中对齐”，调整格式后，单击“下一步：预览信封”，如图5-41所示。进入“邮件合并向导”的第5步：预览信封。用户可以先浏览一下信封的效果，如图5-42所示。可以看到信封的外观不好看且不专业，因为收信人的邮编和地址字体很小，并且都挤在一起了，姓名字体也太小等。为了让信封的外观更加美观，接下来对信封进行修饰。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封先选中“邮编”字段，在菜单栏“开始”选项卡中的“字体”面板中单击“字体”下拉按钮，在打开的列表中单击选择“宋体”，如图5-43所示。在“字号”下拉按钮中选择“三号”，字体加粗设置，如图5-44所示。单击“字体”右下角的按钮，弹出“字体”对话框，选择“高级”选项卡，设置字符间距：加宽、15磅，设置完成后单击“确定”按钮，如图5-45所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封然后按照“邮编”文字格式的设置，把“联系方式”文字的字体设置为“宋体、三号、加粗”，字符间距“加宽、5磅”；段前段后的间距设置为“1行”。把“姓名”字段的字体设置为“楷体、二号、加粗”；字符间距“加宽、10磅”，在“姓名”字段后加上一个“（收）”字，修饰后的信封比以前更美观了，效果如图5-46所示。预览满意之后，就进入“邮件合并”的第6步：完成合并。单击“邮件合并”区的“编辑单个信封”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，单击选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图5-47所示。上一页下一页返回5.2任务扩展：批量制作信封此时，合并后Word将自动创建一个新文档“信封1”，在新文档中已将数据表中的邮编、地址和收信人放到了主文档（信封）中对应的位置，并为数据表中的每一条记录都生成一个信封。查看并保存文档，效果如图5-48所示。本章节对“邮件合并”的功能进行了详细讲解，并批量制作好“给家长的一封信”及信封，这样可以快速、高效地完成此任务。上一页返回图5-1信函效果返回图5-2新建Word文档1返回图5-3页面设置返回图5-4文