印章刻制废章销毁程序细则

印章刻制废章销毁程序细则一、总则（一）目的规范。为加强印章刻制与废章销毁管理，防止印章遗失、滥用，维护单位印章严肃性，本细则旨在明确程序、权责与标准。（二）适用范围。本细则适用于本单位所有印章的刻制申请、审批、刻制、验收到废章销毁的全流程管理，涵盖单位公章、部门印章、合同专用章等各类印章。（三）基本原则。印章刻制与废章销毁工作必须遵循严格审批、专人负责、全程留痕、及时销毁的原则，确保印章管理规范化、制度化。二、组织与职责（一）管理权限划分。单位办公室是印章刻制与废章销毁工作的归口管理部门，负责制定政策、监督执行、组织销毁。各部门需使用印章时，须向办公室提出申请，经审批后方可实施。（二）岗位职责明确。1.办公室主任：全面负责印章管理工作，审批刻制与销毁申请。2.印章管理员：具体执行刻制申请审核、联系刻制单位、验章登记、监督销毁等任务。3.财务部门：负责刻制费用预算与支付。4.使用部门：按规定流程申请印章使用，不得擅自刻制或销毁印章。三、印章刻制程序（一）申请与审批。1.申请部门需填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息，由部门负责人签字。2.申请表提交至办公室，由印章管理员审核是否符合单位规定。3.办公室主任审批同意后，方可转交财务部门办理费用。4.特殊印章（如财务专用章）需经单位领导集体研究决定。（二）刻制单位选择。1.办公室通过政府采购或招标方式确定合规印章刻制单位，签订刻制合同。2.刻制单位需具备《特种行业许可证》，并符合公安部门相关规定。3.刻制前，需核对申请表信息与实际刻制内容一致。（三）刻制过程监督。1.印章管理员陪同刻制单位完成刻制，核对印章形状、字体、尺寸等是否符合要求。2.刻制单位需提供刻制样品供审批，经确认后方可批量制作。3.刻制完成后，刻制单位需出具刻制证明，办公室存档备案。四、印章启用与交接（一）启用登记。1.印章启用前，由办公室组织使用部门进行培训，明确使用范围、审批流程、保管要求。2.启用时需填写《印章启用登记表》，注明启用时间、保管人、使用范围等，加盖单位公章。3.保管人需签署《印章保管责任书》，承诺妥善保管。（二）交接管理。1.印章交接需在办公室监督下进行，交接双方签字确认。2.临时借用印章需填写《印章借用申请表》，经审批后使用，并按时归还。3.印章保管人离岗时，需办理印章交接手续，原保管人负连带责任。五、废章销毁程序（一）销毁条件判定。1.印章因磨损、遗失、名称变更等原因需停止使用时，使用部门需填写《印章废毁申请表》。2.办公室审核申请，确认符合销毁条件后报主任审批。（二）销毁实施流程。1.销毁前，需在单位公告栏公示废章名称、销毁时间，接受监督。2.销毁时，由办公室组织保管人、财务部门、使用部门代表共同见证。3.采用粉碎机销毁，确保印章内容完全无法复原，销毁过程录像存档。（三）销毁记录管理。1.销毁完成后，需填写《印章销毁登记表》，注明销毁时间、参与人员、销毁方式等。2.销毁证明由见证人签字，办公室存档备查。3.财务部门凭销毁证明核销相关费用。六、监督检查与责任追究（一）日常检查。1.办公室每季度对印章使用情况进行抽查，重点检查审批手续、登记记录。2.发现违规使用印章，立即制止并调查处理。3.检查结果纳入部门绩效考核。（二）责任追究。1.未经审批擅自刻制印章，对责任部门罚款5000元，责任人行政处分。2.印章遗失未及时报告，保管人承担全部责任。3.销毁不彻底导致印章泄露，追究相关责任人法律责任。4.连续两次检查不合格，取消该部门印章使用资格。七、附则（一）印章管理信息化。1.建立电子印章系统，实现刻制申请、审批、使用、销毁全流程线上管理。2.电子印章与实体印章同步使用，电子印章具有同等法律效力。（二）应急处理。1.印章遗失时，使用部门需立即报告，办公室启动应急程序，同时发布公告作废原印章。2.发现印章被盗用，立即冻结相关印章