区级部门档案三合一制度

PAGE区级部门档案三合一制度一、总则（一）目的为加强区级部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和查阅，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合区级部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区级部门在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。区级部门应明确档案管理工作的领导体制，实行统一领导，分级负责，确保档案管理工作有序开展。2.齐全完整原则。全面收集、整理和保存区级部门在各项工作中形成的档案，保证档案内容的完整性。3.规范整理原则。按照国家和行业标准，对档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，确保档案管理的规范化。4.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责分工（一）档案管理工作领导小组职责成立区级部门档案管理工作领导小组，由部门主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调部门档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，制定档案管理工作规划和年度计划，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善本部门档案管理制度、业务规范和操作流程。2.组织开展档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等日常工作。3.指导各科室档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，向上级主管部门和档案行政管理部门报告档案管理工作情况。（三）各科室职责1.负责本科室文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案管理的具体工作，配合档案管理部门做好档案整理、移交等工作。3.按照档案管理部门的要求，及时将本科室形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.积极支持和配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的工作条件和协助。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示精神、通知等。2.本部门在履行职能活动中形成的各类文件材料，包括但不限于工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表、合同协议、业务文件等。3.本部门召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.本部门开展各类活动形成的文件材料，如活动方案、通知、照片、视频等。5.本部门工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作记录、调研报告、获奖证书等。6.其他与本部门工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除无关的文件材料，按照文件形成的时间顺序或类别进行分类存放。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失或损坏。4.各科室应在每年年底前，将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交至档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.科技档案：按照项目专业分类。根据区级部门承担的科技项目，将档案按项目进行划分，再在每个项目下按专业进行分类，如科研项目可分为项目立项文件、研究实验记录、成果鉴定文件等。3.会计档案：按照会计年度形式分类。将档案按会计年度进行划分，再按会计凭证、会计账簿、财务报告等形式进行分类。4.电子档案：按照类别年度保管期限分类。与相应的纸质档案分类相对应，便于电子档案与纸质档案的关联和管理。（三）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文书档案编号为“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技档案编号：采用“项目编号+专业代码+流水号”的形式。如某科研项目编号为“KJ202301”，该项目下技术研发专业的第2份档案编号为“KJ202301J002”，其中“J”代表技术研发专业。3.会计档案编号：采用“年度+形式代码+流水号”的形式。如2023年的第3本会计账簿编号为“2023Z003”，其中“Z”代表会计账簿形式。4.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，确保电子档案与纸质档案的一一对应。（四）编目要求1.编制档案目录：根据分类和编号情况，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，便于档案的查找和利用。2.编写档号章：档号章应填写档案编号、保管期限、密级等信息，盖在档案首页右上角。3.制作备考表：备考表应放在档案盒内最后一页，用于记录档案的整理情况、变动情况、鉴定情况等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光（紫外线）、防尘、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序，装入档案盒进行存放。档案盒应采用符合国家标准的无酸档案盒，确保档案的长期保存。2.电子档案应进行备份存储，备份存储介质应采用安全可靠的存储设备，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和更新。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号进行存储，便于查找和利用。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应根据其特点进行单独整理和保管。照片应进行冲印或数字化处理，按照时间顺序或主题进行分类存放；录音、录像应进行转录或数字化处理，注明录制时间、内容、来源等信息，并妥善保管。（三）档案上架1.档案上架应按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行排列，便于档案的查找和管理。2.档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息，确保档案存放位置清晰明确。3.对于珍贵档案或重要档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管等，确保档案的安全。六、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干、相关科室负责人等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映本部门的主要职能活动，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、形式等是否符合档案管理的要求。3.档案的完整性、准确性、系统性等情况。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本部门一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管：凡是反映本部门一般性工作活动，在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为5年至15年。（五）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和保管期限划分标准，确定档案的保管期限。3.对鉴定结果进行记录，形成档案鉴定报告。鉴定报告应包括档案编号、题名、日期、责任者、原保管期限、鉴定意见、鉴定日期、鉴定人员签字等内容。4.根据鉴定报告，对档案的保管期限进行调整，并在档案目录、备考表等相关记录中注明。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、年度分布、保管期限分布等情况。2.档案利用情况统计：包括档案查阅人次、查阅卷次、利用效果等情况。3.档案整理情况统计：包括档案整理数量（年度）、整理质量等情况。4.档案保管情况统计：包括档案库房温湿度记录、设施设备运行情况、档案安全事故等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账：档案管理部门应建立档案统计台账，对档案数量、利用情况、整理情况、保管情况等进行详细记录。2.定期统计分析：档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。3.统计报表编制：根据档案统计数据，编制档案统计报表，向上级主管部门和档案行政管理部门报送。档案统计报表应包括报表名称、报表编号、制表日期、填报单位、统计项目、统计数据等内容，确保报表数据准确、完整、清晰。八、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应严格遵守国家法律法规，保护档案所有者的合法权益。2.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全保密，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.本部门工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本部门档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本部门档案。4.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅本部门档案，但应按照国家有关规定办理相关手续。（三）利用手续1.本部门工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具相关法律文书，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。4.公民、法人和其他组织查阅档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，说明查阅目的和内容，经档案管理部门审核同意后，按照规定办理查阅手续。（四）利用方式1.现场查阅：利用者可到档案管理部门指定的场所进行现场查阅档案。2.复制：对于需要复制的档案，利用者应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制份数、复制用途等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，按照规定进行复制。复制档案应使用符合国家标准的复制设备和材料，确保复制质量。3.摘录：利用者可根据需要摘录档案内容，但应保持档案内容的完整性和准确性，不得对档案进行涂改、伪造等行为。摘录内容应注明出处和摘录日期。（五）利用效果跟踪档案管理部门应建立档案利用效果跟踪制度，对档案利用情况进行跟踪和反馈。对于重要档案的利用，应及时了解利用效果，收集利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案服务水平。九、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的快速检索、查询和利用。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全保密。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。档案数字化应按照国家和行业标准进行，确保数字化档案的质量。2.档案管理系统建设：建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、审批、统计分析等功能，方便档案管理部门和利用者使用。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在本部门内部以及与上级机关、其他单位之间的共享和交换。档案信息资源共享平台应具备信息发布、查询、下载、在线利用等功能，确保档案信息的安全共享。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等措施，确保档案信息的安全保密。加强对档案信息系统的管理和维护，定期进行安全检查和漏洞修复，防止档案信息泄露和被篡改。（三）建设步骤1.规划阶段：制定