加强各项档案制度落实

PAGE加强各项档案制度落实一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规定，以加强各项档案制度的落实。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本规定所指档案是公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则各部门应按照规定及时、全面地收集和整理本部门形成的档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密制度进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核，提出改进意见和建议。4.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，提高档案管理工作的效率和水平。5.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高员工的档案意识和业务能力。6.负责档案的安全管理，确保档案实体和信息的安全，制定档案安全应急预案，定期进行安全检查和演练。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案工作的顺利开展。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交综合管理部门归档。3.严格遵守档案保密制度，对涉及本部门的重要档案信息进行妥善保管，防止泄露。4.积极配合综合管理部门开展档案利用工作，根据工作需要提供相关档案资料。5.接受综合管理部门的业务指导和监督检查，对存在的问题及时进行整改。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.公司各部门在各项工作活动中应形成真实、准确、完整的文件材料，确保文件材料能够全面反映工作过程和结果。2.文件材料的形成应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，字迹清晰、格式规范，签字盖章齐全。（二）收集范围1.公司在行政管理、业务经营、财务管理、人力资源管理、技术研发、基本建设等各项工作中形成的文件材料，均属于档案收集范围。2.具体包括但不限于以下几类：上级机关下发的与公司相关的文件、指示、通知等。公司制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。公司的财务报表、审计报告、税务资料等。公司员工的人事档案、培训记录、绩效考核材料等。公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。公司的基本建设项目文件，包括项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应在活动结束后及时进行收集整理，确保文件材料的完整性。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.各部门应定期对收集的文件材料进行清理核对，发现问题及时解决。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.公司档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。2.年度：按照文件材料形成的年度进行划分。3.机构（问题）：按照公司内部的部门或业务类型进行分类，同一部门或业务类型形成的文件材料归为一类。4.保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）整理方法1.文书档案按照文件材料的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，将同一类别的文件材料集中在一起。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文号、标题、日期、责任者等项目，确保目录信息准确、完整。将文件材料按照编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、机构（问题）、保管期限等信息。2.科技档案按照项目进行分类，每个项目下再按照文件材料的形成阶段和性质进行细分，如项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。对每份科技文件材料进行编号，编号应体现项目名称、文件类别和顺序号等信息。编制科技档案目录，目录应包括项目名称、文件编号、文件题名、日期、责任者等项目。将科技文件材料按照编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明项目名称、保管期限等信息。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行编号，编号应按照月份和凭证顺序号进行编制。编制会计档案目录，目录应包括档案类别、编号、题名、日期、保管期限等项目。将会计档案按照编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限等信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和历史面貌，是否对公司有查考利用价值。2.档案的保存期限是否符合规定，是否存在保管期限过长或过短的情况。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、破损、字迹模糊等问题。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，经档案鉴定工作小组负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.经批准销毁的档案，由综合管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式、时间、地点等信息。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和管理。2.档案装具应符合标准要求，能够有效保护档案实体，防止档案受损。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案库房应配备必要的安全防护设施，如监控设备、门禁系统等，确保库房安全。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应经公司主管领导批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等信息，经档案管理人员审核后，在指定地点查阅。公司外部人员查阅档案，应提交单位介绍信和查阅人有效身份证件，经公司主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并填写《档案查阅登记表》。2.借阅公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理人员审核后，报公司主管领导批准。借阅期限一般不超过一周，如需延期，应办理续借手续。公司外部人员借阅档案，应提交单位介绍信、查阅人有效身份证件和借阅申请函，经公司主管领导批准后，按照公司规定缴纳一定的押金，并填写《档案借阅申请表》。借阅期限一般不超过三天，如需延期，应重新办理审批手续。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用日期、利用人姓名、部门、利用档案名称、利用目的、归还日期等信息，确保档案利用情况可追溯。（五）归还与清点借阅档案到期后，借阅人应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行认真清点，检查档案是否完整、有无损坏等情况，如发现问题应及时处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标公司档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作的效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理系统1.公司应建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、分类编目、权限管理、检索查询、统计分析、数据备份等功能，满足公司档案管理工作的需要。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将档案信息录入档案信息化管理系统，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。（四）安全保密1.加强档案信息化管理系统的安全保密工作，设置用户权限，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等安全技术措施，防止档案信息泄露和被非法篡改。3.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门应定期对各部门的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案制度落实情况、档案收集整理情况、档案保管利用情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方