分散采购管理工作制度

PAGE分散采购管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司分散采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属单位（以下统称“各部门”）涉及的分散采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大分散采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议重大采购项目的采购策略、采购预算等。2.对采购项目的供应商选择、采购合同签订等关键环节进行决策。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门各部门负责本部门分散采购项目的具体实施，其职责如下：1.根据实际需求，编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等内容。2.按照规定的采购流程，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物资或服务符合要求。4.整理、归档采购文件，包括采购申请、采购合同、验收报告等。（三）采购监督部门公司审计部门负责对分散采购活动进行监督检查，其职责如下：1.制定采购监督计划，明确监督重点和方式。2.对采购项目的合规性、合法性进行审查，检查采购过程是否符合规定流程。3.对采购合同的执行情况进行监督，检查合同履行是否到位。4.受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购流程（一）采购申请各部门根据工作需要，填写《分散采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等内容，并提交本部门负责人审核。审核通过后，将申请表提交至采购执行部门。（二）采购计划编制采购执行部门收到采购申请后，结合公司库存情况、市场供应情况等，编制采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购预算等，并报采购决策机构审批。（三）供应商选择1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道征集供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商筛选：根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行初步评估，包括企业资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商实地考察：对于重要采购项目，采购执行部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察，深入了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力等情况。4.供应商确定：采购执行部门综合考虑供应商的评估和考察情况，选择合适的供应商，并报采购决策机构审批。（四）采购谈判采购执行部门与确定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后，起草采购合同。（五）合同签订采购合同经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和监督的依据。（六）采购执行1.订单下达：采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。2.跟踪催货：采购执行部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如遇问题，应及时采取措施解决，并向采购决策机构报告。3.到货验收：采购物资或服务到货后，采购执行部门组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，如无法解决，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）付款结算采购执行部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，经本部门负责人审核后，提交财务部门。财务部门审核无误后，按照公司资金管理制度办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：采购执行部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。开标时，由采购执行部门组织相关人员按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购执行部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。开标、评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购执行部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因及相关情况，并提交采购决策机构审批。审批通过后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制各部门在编制采购计划时，应同时编制采购预算。采购预算应根据采购项目的实际需求、市场价格水平等因素进行合理估算，并报采购决策机构审批。（二）预算执行采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序报采购决策机构审批。（三）预算监督公司审计部门定期对采购预算的执行情况进行监督检查，确保预算执行的严肃性。如发现预算执行过程中存在问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交公司法律事务部门进行审核，确保合同合法合规。（二）合同履行采购执行部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未能按时、按质、按量履行合同，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除后，采购执行部门应及时办理相关手续，并调整采购预算等相关事项。（四）合同档案管理采购执行部门应妥善保管采购合同档案，包括合同文本、补充协议、变更记录、验收报告、付款凭证等。合同档案应按照公司档案管理制度进行分类、归档和保管，以便查阅和追溯。七、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险等。（二）风险评估对识别出的风险因素进行风险评估，评估其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可在合同中明确违约责任条款，并加强对供应商的监督管理；对于质量风险，可加强验收环节的管理，要求供应商提供质量保证文件等。（四）风险监控采购执行部门应定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。同时，应将采购风险管理情况向采购决策机构报告，以便及时采取措施防范和化解风险。八、采购绩效评估（一）评估指标建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等指标。（二）评估方法采用定量与定性相结合的评估方法，定期对采购执行部门的采购绩效进行评估