中石油采购管理制度

PAGE中石油采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范中国石油天然气集团公司（以下简称“中石油”）的采购活动，确保采购工作合法合规、公开透明、高效有序，保障公司生产经营的顺利进行，实现资源的优化配置，降低采购成本，提高经济效益和社会效益。（二）适用范围本制度适用于中石油总部及所属各企事业单位、全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，公正地对待每一个供应商，维护市场秩序。3.效益原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和资金使用效益，实现公司整体利益最大化。4.诚信原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，建立良好的合作关系。二、采购管理组织与职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，主任由公司主要领导担任。2.职责审议采购管理制度、采购战略规划等重大事项。决策重大采购项目，包括采购方式的选择、供应商的确定等。协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购管理部门1.设置在公司总部及各单位设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理工作。2.职责贯彻执行采购管理制度和相关政策。制定采购计划和采购方案，组织实施采购活动。建立和管理供应商库，开展供应商评价和选择工作。负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。监督采购过程，处理采购过程中的违规行为和投诉举报。（三）需求部门1.职责根据生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购过程，协助采购管理部门进行供应商选择、合同谈判等工作。负责采购物资的验收、使用和管理工作。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理；审计部门负责对采购活动进行审计监督；监察部门负责对采购过程中的违规违纪行为进行查处等。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购管理工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.依据各单位应根据生产经营计划、库存状况、市场需求等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.流程需求部门提出采购需求，经本部门负责人审核后提交采购管理部门；采购管理部门汇总各需求部门的采购需求，结合库存情况进行综合平衡，编制采购计划草案；采购计划草案经采购管理部门负责人审核后，报采购管理委员会审批；采购管理委员会审批通过后的采购计划下达给采购管理部门组织实施。（二）采购计划的调整采购计划在执行过程中如遇特殊情况需要调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容；采购管理部门对申请进行审核，并报采购管理委员会审批；经审批同意后，采购管理部门对采购计划进行调整，并及时通知相关部门。四、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标工作。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序采购管理部门从供应商库中选择若干家潜在供应商，向其发出邀请招标邀请函。被邀请供应商按照邀请函要求购买招标文件，并参加投标。采购管理部门组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。采购管理部门对申请进行审核，并组织相关部门进行论证。将单一来源采购申请报采购管理委员会审批。审批通过后，采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.条件具有合法经营资格，具备良好的商业信誉和财务状况；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.程序供应商向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料；采购管理部门对申请材料进行审核，并组织实地考察；符合准入条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评价方法采用定期评价和不定期评价相结合的方式，通过数据分析、实地考察、用户反馈等多种途径获取评价信息。3.考核结果应用根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级；对于优秀供应商，在同等条件下优先选择；对于不合格供应商，限制其参与采购活动。（三）供应商动态管理采购管理部门定期对供应商库进行清理，对于不再符合准入条件或长期未参与采购活动的供应商，予以淘汰；对于新出现的符合条件的供应商，及时纳入供应商库管理。六、采购合同管理（一）合同签订1.签订原则采购合同应按照采购结果签订，合同条款应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.签订流程采购管理部门组织合同起草，经法律部门审核后，与供应商签订采购合同；采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同执行1.供应商履行合同义务供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货、提供服务等义务。2.公司履行合同义务需求部门应按照合同约定及时接收采购物资或服务，并进行验收；财务部门应按照合同约定及时支付货款。（三）合同变更与终止1.变更采购合同在履行过程中如需变更，双方应协商一致，并签订书面变更协议；变更协议作为采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止的，双方应按照合同约定办理终止手续；合同终止后，双方应清理债权债务，妥善处理善后事宜。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场风险。2.供应商风险应对建立完善的供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商；加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和履约能力；要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施。3.合同风险应对加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款明确；在合同履行过程中，加强监督检查，及时发现和解决合同履行中的问题；建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。4.质量风险应对加强采购物资的质量检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资及时进行处理。八、采购监督与审计（一）内部监督采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的日常监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审查采购程序的合规