中小学档案资料管理制度

PAGE中小学档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强中小学档案资料管理，确保档案资料的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥档案资料在学校教育教学、管理和决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理学校在教育教学、管理、科研等活动中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案资料进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案资料管理体系，便于档案资料的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理机构学校设立档案室，作为档案资料管理的专门机构，直属学校办公室领导。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案资料管理制度并组织实施。2.负责全校档案资料的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.积极开发利用档案资料，为学校教育教学、管理和决策提供服务。建立档案资料检索系统，编制各类档案资料目录、索引等，方便档案资料的查询和利用。根据学校工作需要，及时提供相关档案资料，为学校制定工作计划、总结经验、解决问题等提供参考依据。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和档案管理水平。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案资料的安全保管。6.做好与上级档案管理部门的沟通与联系，及时报送档案工作相关材料，接受业务指导和监督检查。三、档案资料分类及归档范围（一）行政管理类档案1.学校综合性文件材料上级教育主管部门及其他相关部门下发的文件、通知、通报等。学校制定的发展规划、工作计划、工作总结、规章制度等。学校召开的各种会议文件、记录、纪要等。2.学校组织机构与人事档案学校机构设置、人员编制、岗位设置等文件材料。教职工的招聘、录用、调动、晋升、奖惩、考核、聘任等人事文件材料。教职工的工资、福利、保险、退休等方面的文件材料。3.学校财务管理档案学校财务管理制度、预算编制、财务报表等文件材料。经费收支凭证、账目、审计报告等财务文件材料。固定资产登记、清查、处置等文件材料。4.学校安全管理档案学校安全管理制度、应急预案、安全检查记录等文件材料。校园安全事故处理记录、报告等文件材料。学生安全教育、管理等方面的文件材料。5.学校对外交流与合作档案学校与其他学校、机构的合作协议、交流活动记录等文件材料。接待来访、出访等外事活动的文件材料。（二）教育教学类档案1.教学计划与总结各学科教学计划、教学大纲、教学进度表等文件材料。学期、学年教学工作总结、教学质量分析报告等文件材料。2.教学设计与教案教师的教学设计、教案、课件等教学文件材料。3.课堂教学记录教师的课堂教学日志、听课记录、评课记录等文件材料。4.学生学籍档案学生入学登记表、学籍卡片、成绩册、毕业证书等文件材料。学生转学、休学、复学、退学等学籍变动记录。5.教学研究与成果学校组织的教学研究活动记录、课题研究报告、论文发表等文件材料。教师参加教学竞赛、公开课、示范课等活动的相关材料。6.实践教学档案实验教学计划、实验报告、实习实训计划、实习报告等文件材料。社会实践活动记录、学生作品等文件材料。（三）德育工作类档案1.德育工作计划与总结学校德育工作计划、实施方案、工作总结等文件材料。2.学生思想政治教育档案学生思想政治教育活动记录、主题班会记录、学生思想动态分析报告等文件材料。3.学生品德评价档案学生品德评定标准、评定结果、奖惩记录等文件材料。4.心理健康教育档案学生心理健康教育工作计划、实施方案、心理咨询记录等文件材料。（四）师资队伍建设类档案1.教师培训档案教师参加各类培训的计划、总结、培训证书等文件材料。2.教师继续教育档案教师继续教育登记卡、学习记录、考核成绩等文件材料。3.教师业务档案教师的教学工作量、教学成果、科研成果、荣誉证书等文件材料。（五）后勤管理类档案1.校园建设与维修档案校园建设规划、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等文件材料。校园维修计划、维修记录、维修合同等文件材料。2.物资设备管理档案学校物资设备采购计划、采购合同、验收报告等文件材料。物资设备登记台账、使用记录、维护保养记录、报废处置记录等文件材料。3.校园环境卫生与绿化档案校园环境卫生管理制度、卫生检查记录等文件材料。校园绿化规划、绿化养护记录等文件材料。（六）学生活动类档案1.学生社团活动档案学生社团成立、变更、注销等文件材料。学生社团活动计划、活动记录、总结报告等文件材料。2.学生文体活动档案学校组织开展的运动会、文艺汇演、科技节等文体活动的计划、方案、活动记录、总结报告等文件材料。3.学生志愿者活动档案学生志愿者活动计划、活动记录、志愿者服务证书等文件材料。四、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门、各年级组、各学科组及全体教职工应按照档案资料归档范围，及时将工作中形成的各类档案资料收集齐全，并定期移交档案室。2.对于重要活动、重大事件形成的档案资料，相关部门应指定专人负责收集，确保档案资料的完整和及时。3.档案室应主动收集学校在各项工作中形成的具有保存价值的档案资料，加强与各部门的沟通与协调，确保档案资料收集工作的顺利进行。（二）整理1.档案室对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案资料的形成时间、来源、内容等进行科学分类，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对每份档案资料进行编号、编目，并编制相应的目录清单，便于查询和管理。3．整理过程中，应剔除重复、无效的档案资料，对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，确保档案资料的质量。4.对于电子档案资料，应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案数据库，便于存储、检索和利用。五、档案资料的归档与保管（一）归档1.经过整理的档案资料应及时归档，按照档案资料的分类目录，依次装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案资料的类别、名称、年度、保管期限等信息。2.归档的档案资料应编制详细的归档目录，一式两份，一份随档案资料装订成册，一份单独保存，作为档案资料检索的依据。3.档案室应建立档案资料归档登记制度，对归档的档案资料进行详细登记，记录档案资料的名称、数量、来源、归档时间等信息，便于查询和统计。（二）保管1.档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限的档案资料应分别存放，便于管理和查阅。4.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整和安全。5.对电子档案资料应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案资料的利用与借阅（一）利用1.学校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工因工作需要，可以查阅、利用档案室的档案资料。2.查阅档案资料时，应填写《档案资料查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.档案室工作人员应根据查阅人的需求，及时提供相关档案资料，并协助查阅人进行查阅。4.利用档案资料时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案室。如需复印或摘录档案资料内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案资料的，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。2.档案室应根据档案资料的密级、保管期限等情况，对借阅申请进行严格审批，同意借阅的，应在《档案资料借阅申请表》上签字，并注明借阅期限和归还日期。3.借阅人应按照规定的期限归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。5.借阅期满后，借阅人应及时将档案资料归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案资料的数量、完整性等情况，确认无误后，在《档案资料借阅登记表》上签字注销。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案室应定期对档案资料进行鉴定，根据档案资料的保管期限、现实利用价值等情况，确定档案资料的存毁。2.成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案室工作人员及相关部门负责人组成，负责对档案资料的鉴定工作进行审核和监督。3.档案鉴定小组应按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对档案资料进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。（二）销毁1.根据档案鉴定小组的鉴定意见，对失去保存价值的档案资料进行销毁。2.销毁档案资料时，应填写《档案资料销毁申请表》，注明销