人信地产公司行政管理手册

年6月23日人信地产公司行政管理手册资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。房地产开发企业全面管理体系(GMS)文件房地产开发企业全面管理体系(GMS)文件湖北人信房地产开发有限公司行政管理手册受控文件受控文件版本:A审核:批准:持有人:编号:HBRX-GMS-02月日发布月日实施

目录1手册说明 22行政管理 32.1低值易耗与办公用品管理办法 32.2会议管理制度 52.3工作环境管理办法 72.4档案管理办法 92.4.1工程档案管理细则 122.4.2文书档案管理细则 162.4.3声像档案管理细则 192.4.4实物档案管理细则 212.4.5档案档号说明 222.5工作服与胸卡管理规定 242.6车辆和驾驶员管理规定 262.7职工食堂管理办法 283信息管理 303.1信息管理办法 303.2保密管理办法 333.3文件管理制度 353.4公文行文规范 393.5计算机及网络使用规定 434危机管理 44危机事件处理办法 44

1手册说明手册内容本手册依据《公司章程》和公司的实际情况编制而成,包括:公司行政事务管理的范围,公司关于行政事务管理的所有制度、办法文件。适用范围本手册适用于公司的行政事务管理工作。手册管理本手册为公司的受控文件,由总经理批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由总经理办公室统一负责,未经总经理批准,任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时,应将手册交还总经理办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册,不得损坏、丢失、随意涂抹,严禁私自复印或转借给其它公司。在手册使用期间,如有修改建议,各部门负责人应汇总意见,及时反馈到总经理办公室。总经理办公室应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审;必要时对手册加以修改。本手册的解释权在总经理办公室。

2行政管理2.1低值易耗与办公用品管理办法目的为规范公司低值易耗与办公用品管理工作,有效控制低值易耗与办公用品的采购、验收、发放和使用,制订本办法。低值易耗与办公用品的界定将单位价值小于500元(不含500元)的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗与办公用品。低值易耗与办公用品的分类㈠视同于固定资产进行管理的低值易耗与办公用品,如:小型办公设备、电器等,对其的管理参见《固定资产管理办法》。㈡办公自动化设备耗材:如:硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。㈢一般消耗品,如:签字笔、白板笔、荧光笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、圆珠笔、订书钉等。㈢耐用消耗品,如:剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台、电池等。㈣项目部专用低值易耗与办公用品,如:圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。低值易耗与办公用品的采购㈠低值易耗与办公用品原则上由总经理办公室统一采购。㈡各需用部门每月10日之前向总经理办公室提交低值易耗与办公用品采购申请,由总经理办公室统一编制采购计划,说明采购原因、采购数量和费用预算,经总经理批准后,在3个工作日内采购、配发到位。原则上,低值易耗与办公用品应保持零库存。㈢总经理办公室对低值易耗品的采购质量负责,办公用品采购后,由验货人核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题后,由验收人员在发票背面签字验收、入库。㈣低值易耗品的摊销采用全额摊销法。低值易耗与办公用品的管理㈠总经理办公室负责对采购的低值易耗与办公用品进行登记,并妥善保管。㈡低值易耗与办公用品分为个人领用与部门领用两种。”个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮;”部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机及项目部专用办公具。㈢总经理办公室负责建立”低值易耗与办公用品”登记簿,对低值易耗与办公用品的发放进行管理。㈣公司全体员工应本着厉行节约的原则使用办公用品,能共同使用的尽可能共同使用,能重复利用的尽可能重复利用。严禁浪费、丢失、私用。

2.2会议管理制度为进一步规范公司内部管理,促进公司内部沟通与信息传递,根据公司实际运作需要,制定本制度。会议管理总则㈠会议应尽可能精简,能经过正常工作制度、流程处理的问题不经过会议解决,无关的部门与人员一律不参加会议,以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。㈡会议目标要明确,例行会议依例会的要求组织,专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲,列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。㈢各种会议一般由总经理办公室安排联系,根据会议重要程度,对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知,以备会议出席者能安排好工作。㈣会议中,对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限,避免议而不决,不了了之。会议分类公司的会议能够分为总经理办公会、专题会、员工大会。总经理办公会㈠总经理办公会一般于每月首个周六上午10:30～12:00召开,由总经理主持,各部门负责人以上人员参加。特殊情况,则以总经理办公室通知为准。㈡会议主要内容为:1．由总经理对各部门上月度计划工作进行检核,对本月工作计划进行布置和安排,传达公司有关文件、精神。2．各部门负责人对本部门上月度未完成的计划工作作阐述,及通报本月工作计划重点、需提请总经理或其它部门协调解决的问题。3．其它需要解决的问题。㈢会议一般不对单项具体问题的处理进行深入探讨,对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。㈣会议由总经理办公室负责记录并在会后及时整理、发布会议纪要。㈤总经理办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办,将会议决定事项的落实结果及时汇报总经理,并在下次总经理办公会上通报。㈥总经理办公室负责会议记录、会议纪要的存档。专题会㈠专题会主要是研究解决工作中出现的问题。㈡专题会议的与会人员包括会议召集人、相关部门、有关人员及特邀人员等。㈢专题会会议纪要由会议组织人于会后1～3日内完成并由主持人签发,抄送各与会单位、部门备查。员工大会㈠出席人员:本公司全体员工。㈡会议时间:一般在每月上旬召开,特殊情况则以总经理办公室通知为准。㈢会议主要内容:传达关系到全体员工切身利益的重要事项;传达公司重要决策、有关文件及精神;总结前段时间工作,部署今后工作;表扬先进,鞭策后进;其它应提交员工大会的事项。㈣员工大会由总经理主持召开,由总经理办公室负责会议的组织、服务、记录。会议要求㈠出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况,不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员做好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,以维护会议正常进行。㈡与会者需遵守会场纪律,尊重她人发言,充分阐明自己的观点,关闭手机或调至振动档,以维护会议正常进行。㈢各部门会议不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。总经理办公室负责会议室管理工作。本制度由总经理办公室负责解释。

2.3工作环境管理办法目的为了对工作环境进行有效管理,为员工创造一个良好的工作氛围,制定本办法。总经理办公室负责公司办公场所工作环境的归口管理;各部门负责本部门工作环境维护;各项目负责本项目部工作环境的管理。办公安全、防护㈠各部门应将本部门负责的公司的重要文件资料、印章等责成专人妥善保管。责任人离开办公现场时,应将上述物品锁入固定的文件柜或抽屉,不得在桌面等处任意摆放。㈡公司不允许存放个人贵重物品和钱币。㈢公司暂时存放的贵重物品由物品管理部门妥善保管。㈣加强各办公室的电器和电源开关的管理,每天下班最后离开办公室的人负责关闭总电源开关。㈤在公司适当场所配备消防器材,并由总经理办公室负责对消防器材定期进行检查、更换,确保消防器材处于正常使用状态。㈥门卫人员负责对来访人员进行接待、登记,对于非正常公务联系的外来人员谢绝来访。㈦凡从事特种作业人员,公司按照国家规定配备劳动防护用品。办公条件与环境卫生㈠公司努力为员工创造舒适、美观、整洁、卫生的办公室、办公家具、办公设备、办公用品等办公条件,满足员工日常办公需求。㈡各工作部门须有充分的光线,光线须有适宜的分布,光线须防止眩目及闪动,各工作场所的窗户及照明器具的透光部分,均须保持清洁。㈢各工作场所须保持适当的温度,并根据不同季节予以调节,各工作场所须保持空气流通。㈣饮水必须清洁。㈤洗手间、更衣室及其它卫生设施,必须保持清洁。㈥垃圾、废弃物、污物的清除,应符合卫生的要求,放置于指定的范围内。㈦各部门负责安排值日人员,每天早晨清理本部门办公环境,公司每位员工都应自觉保持办公环境的优雅整洁,各工作场所内,均须保持整洁,不得堆放垃圾、污垢或碎屑,严禁随地吐痰。㈧总经理办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。办公秩序㈠员工应自觉遵守办公秩序,工作时间内不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊天及网络聊私事、玩游戏及电脑游戏、下棋、吸烟、吃零食,任何时候严禁在办公室饮酒、打牌、赌博。㈡接待外来人员、打电话注意文明礼貌,且尽量不影响她人正常办公。联系来访客户、外单位办事人员和打电话时应注意语气礼貌温和。工作氛围公司坚持以人为本,尊重员工,公司努力创造一种和谐、平等、民主、公开的工作氛围,倡导团队精神、团结协作,鼓励各级员工之间积极、主动沟通,使全体员工在公司充分发挥自己的主观能动性、创造性,达到员工个人与公司发展的一致性。

2.4档案管理办法目的确保公司工程、文书、声像、实物等各门类档案得到有效控制。在企业开展市场竞争,维护企业合法权益、经济利益等方面发挥作用。范围本办法适用于公司所有档案资料的控制。职责㈠总经理办公室负责对公司的各类档案实行统一管理,对各部门及项目部的档案工作及资料员进行业务指导和监督。㈡各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。档案的分类公司档案分为四大类:工程档案、文书档案、声像档案、实物档案。档案立卷、归档㈠总经理办公室负责公司各类档案的收集、整理、立卷、归档工作;㈡各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集归档。㈢按照归档范围和要求,公司各部门应于文件处理完毕后向总经理办公室移交,各项目部应于每年六月底前将本项目部上一年度形成的重要文件移交公司总经理办公室。㈣归档文件要齐全、完整。按照文件材料形成的规律,进行科学的分类、立卷,保持文件之间的历史联系。卷内文件的排列要有顺序,案卷能够反映公司业务的全貌,便于保管和利用。㈤归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切,保管期限要准确,装订要整齐。㈥每个案卷都要填写卷内目录和备考表。㈦归档文件要按规定的次序系统排列,编制案卷顺序号,案卷目录一式两份。㈧移交档案时,双方根据目录清点核对,并履行签字手续。档案的保管㈠库房内保管的档案资料,要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号,要管理有序。㈡严格按照”八防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密)的要求,定期检查档案保管情况,对档案进行技术保护。㈢要注意控制库房的温湿度,不断改进保管条件。库房内要保持清洁,定期整理,不得存放与档案无关的物品。㈣调阅档案要轻拿轻放,以减少档案的机械磨损。㈤建立和完善全宗卷,并做好档案的收进、移出、利用等日常登记、统计工作。㈥严格遵守档案保密制度,努力做好档案保密工作。档案借阅利用㈠档案资料一般不外借。需要外借的档案,必须经主管领导批准,并按借阅期限归还。借阅档案需办理借阅审批和登记手续。重要文件的借阅,需经公司主管领导批准后由专人查阅。㈡复印档案需经档案人员同意。㈢借阅人员要爱护档案,不得涂改、损坏档案资料,不准私自拆档复印。㈣档案管理人员要熟悉室藏档案情况,主动了解公司各项工作对利用档案的需求,积极做好提供利用工作,为公司各项业务的开展提供依据性资料。㈤档案人员应开展档案编研工作,积极配合公司有关部门编写大事记及组织机构沿革,树立公司的外在形象,扩大公司的知名度。档案保密㈠档案管理人员必须有严格的保密观念,认真执行公司的档案制度,保证公司档案的绝对安全。㈡档案库房要坚固,保管设备要符合保密要求。㈢根据公司的有关规定,及时划分并调整档案密级,严格履行借阅手续,正确处理好利用和保密的关系。㈣经常对员工进行保密教育,不断增强保密观念。组织有关人员定期进行保密工作检查。档案鉴定和移交㈠资料管理员应根据本公司档案保管期限的规定,制定本公司的保管期限表,定期对档案进行鉴定,准确确定档案的存毁。㈡档案的鉴定工作,应在公司主管领导的指导下,由总经理办公室和有关业务人员共同组成鉴定小组,按规定进行。㈢失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经公司主管领导批准后,由专人进行监销,并在销毁清册上签字。㈣档案的移交工作需严格按照档案馆的规定,定期向档案馆移交;并保留一份复印件以备查考。㈤本公司人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。

2.4.1工程档案管理细则目的:加强工程档案的规范化管理,提高工程管理水平,体现工程档案为工程质量验收的重要组成部分,保证工程质量。工程档案范围:㈠小区开发前期综合档案:工程建设项目立项依据;项目建议书及批复文件;可行性研究批复;计划任务书及批复文件;建设用地钉桩成果通知单;规划设计任务通知书;规划设计条件通知书;审定规划方案通知及总平面图;人防规划总平面图;小区竖向设计图;市政工程方案会议纪要;环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议;配套项目(如文教、商业、绿化、交通等)协议、合同;勘探、测绘、设计、招投标、监理文件;项目行政管理文件;开发项目在建设中产生的不可预测的有关技术文件及有关职能部门、领导的批示文件;减免四源费、大市政费用的有关文件。开发项目的声像档案。㈡建设用地文件建设项目选址报告及土地、规划部门批复;征用土地办理国有土地使用权转让、抵压等文件;建设规划许可证及批准用地范围图;建设用地批准许可证及用地图;国有土地使用证;有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等主要文件;拆迁许可证。单体工程项目文件建设工程规划许可证及盖有市规划局许可证专用章的建设总平面图;建设工程开工许可证;固定资产投资许可证;建设工程招投标文件、施工合同、工程结算;建设工程施工监理合同、监理计划及监理月报、工程监督委托书及工程质量核验证书;初步设计报批文件及有关图纸;工程勘察报告;工程技术交底会议纪要及工程洽商纪录;工程隐检纪录(基础、主体结构);工程竣工验收单;人防工程竣工验收单;消防工程竣工验收单;工程质量核验单及电梯质量核验单;工程竣工总结;工程质量事故处理;工程照片;沉降观测记录。㈢单体工程施工技术文件:施工组织设计;工程设计交底会议纪要及工程洽商纪录;工程定位放线验收记录;基础钎探验收及基础处理记录;隐检记录(土建、设备、电器);材料及产品合格证(土建、设备、电器);原材料复试报告(砖、水泥、钢材、砂石);试验报告(砼、砂浆试验报告及配比单,钢筋焊接试验,灰土、素土试验报告);单位工程质量保证资料核查表;单位工程质量综合评定表;单位工程观感质量评定表;全部工程竣工图;电梯开箱验收记录、隐检、试运行及验收记录;设备、电气专业隐检、闭水、测试、测压试验记录或报告(详见城建档案馆归档要求)。㈣开发建设小区整体竣工档案:小区竣工总平面图;小区道路、绿化竣工总平面图;小区综合管线竣工图;小区规划建设总说明。职责分工㈠总经理办公室负责公司所有门类档案的管理工作,对各部门和各项目部档案工作进行指导和监督,对施工单位档案管理员进行进馆内容与要求的培训。㈡各项目部负责工程资料的收集、整理、立卷、归档工作,负责与城建档案馆的业务联系,保证工程档案符合进馆要求。㈢异地项目公司负责本项目公司工程资料的收集、整理、立卷、归档,负责向当地城建档案部门和公司总经理办公室的移交,标准要达到当地城建管理部门和公司的要求。㈣由公司投资开发建设或合资控股的所有项目(含异地项目),均须向公司总经理办公室移交一套齐全、完整的工程竣工档案,并负责该项目开发前期的基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。工程档案管理要求:㈠在与施工企业在签订施工合同时,应对施工技术档案资料的编制和移交期限做出明确规定。项目部应在施工技术资料中按有关规定签署意见,实行监理的工程应有监理单位签认认可的资料。㈡工程竣工验收前,项目部应组织、督促和协同施工单位检查施工技术资料的质量,不符合要求的,应限期修改、补齐,直至重做。㈢工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全,各种程序责任者的签字手续必须齐全,文件字迹清楚。㈣工程竣工档案要反映开发项目建设的全过程,要求归档的文件、图纸必须是原件,保证文件的原始性。㈤编制工程竣工档案必须采用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水,不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。㈥编制竣工图时,要在新蓝图上修改,修改方法按照1996年城建档案馆发《竣工档案和资料的具体要求及作法》一书执行。一张图纸内容变更超过40%时,需重新绘制竣工图。竣工图必须图面整洁、反差明显、字迹工整、清楚,不得涂改。组卷的基本要求㈠工程竣工档案组卷,要遵循工程文件材料的自然形成规律,保持案卷基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系,符合专业特点,便于保管利用。建设项目按单项工程组卷,单项工程按先文字、后图纸;先项目管理性文件,后施工技术文件。㈡组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件及竣工图是否按要求收集齐全,做到不丢项,图物相符。㈢卷内文件材料排列顺序要依据卷内材料构成而定,顺序为:封面、目录、文件部分、备考、封底。㈣组成的案卷力求美观、整齐。档案的装订㈠案卷装订厚度不超过20mm,装订时以案卷下边为齐。㈡案卷内不能有书订,卷内页要干净整齐。一册案卷纸张规格要统一,页号编写在右下角。㈢图纸折叠前均要按裁图线裁齐,折叠方式采用图面向内”手风琴风箱式”。竣工图章要盖在图号一侧,竣工图负责任人签章处不得漏签。㈣工程竣工档案的案卷形式为:案卷封面、目录文件或图纸、备考表、封底,要求填写的内容要填写全,字迹工整。甲方卷的案卷目录要求用打字机填写。㈤工程竣工档案要由项目负责人审核,并在案卷备考表签审意见。

2.4.2文书档案管理细则目的:规范公司文书档案工作。适用范围:适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案。职责:㈠总经理办公室负责公司各部门及项目部文书档案的管理。㈡各职能部门及项目部负责本部门及项目部文书档案的立卷、归档及移交工作。文件材料的归档范围:㈠上级和外单位来的文件材料.集团公司等上级主管部门召开的重要会议的纪要、决议等。集团公司等上级主管部门颁发的,针对本单位的或须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。集团公司等上级单位对本公司及下属公司检查工作形成的文件材料。㈡公司各部门及项目部在工作中形成的文件、资料。公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。公司工作会、经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件材料。公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。公司编制的各种计划、统计报表等。已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。关于干部任免的文件材料。公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。㈢下级单位报来的文件材料:下级报来的重要的专题报告、典型材料、请示等。文件材料的归档时间公司各部门形成的档案应在文件处理完毕后立即向公司总经理办公室移交。各项目部形成的档案应于次年六月底前将符合归档要求的档案向总经理办公室移交。归档文件系统性方面要求㈠应归档的文件材料一定要收集齐全,凡属于档案室管理的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。㈡归档要遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系及依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷,使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外,一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。(三)公司的经济合同档案管理,编号单列。(四)公司直管项目”五证”,职能部门办理手续并拿证后,应在第一时间交档案管理室存档,职能部门需使用的,办理借阅手续。归档文件在技术加工方面的要求㈠案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确,要根据”档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。㈡卷内文件应按一定次序排列,重要的排在前面,一般的排在后面;正文在前定稿在后;批复在前请示在后。㈢归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年;年度计划按开始年;多年总结按最后年;批转、批复按批转、批复时间立卷。㈣整理好的案卷要逐张编号,填写”卷内文件目录”和”卷内备考表”,以上需用打印机或钢笔字迹填写。㈤拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容,标题的三要素(文件作者、内容、名称)要完整、准确。文字要简练通顺,概括准确,合乎文法,标点要正确,避免文不对题、词不达意,避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题,一般标题不要超过二、三十字,特殊情况最多不能超过五十字。㈥案卷的装订要做到:装订前修整文件,对于破损文件材料要进行修补,装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊,以防虫蛀。文件纸型大小不一时,要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要重复推敲,确保无疑时再装订,以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳,去掉原有金属钉,严防装订中有损文件字迹现象,装订后的案卷应整齐美观。㈦向档案室归档的所有案卷,都要根据案卷重要程度,按照一定次序进行系统的排列,编写案卷顺序号,填写案卷目录一式两份,交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字,双方各存一份。归档文件的保管期限和密级:文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种,永久为五十一年以上,长期为十六年至五十年,短期为十五年以下。㈠凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,在经济建设、文化建设和科学研究中需要经常利用,具有长远查考利用价值的档案,应列为永久保管。㈡凡是反映机关工作活动的,在相当长时间内本单位需要查考的档案,应列为长期保管。㈢凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。㈣根据文件资料的性质、作用及兼顾企业参与社会竞争的需要,将档案密级划分为绝密、机密、秘密。归档范围和保管期限详见下表:文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围归档部门保管期限1与本公司业务有关的政府主管单位颁发的针对本公司业务的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料总经理办公室永久2公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等总经理办公室永久长期3公司工作会、经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等总经理办公室永久长期4公司颁发的决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件材料总经理办公室永久长期5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料总经理办公室短期6公司对外签订的各种合同、协议书等公司各部门、各项目部长期7公司及各部门、各项目部的年度工作总结、计划及报告、简报公司各部门、各项目部短期8公司编制的各种计划、统计报表等公司各部门、各项目部短期9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料公司各部门、各项目部长期10公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等公司各部门、各项目部长期11有关干部任免、人事奖惩的文件材料人力资源中心长期12公司科研活动中的科研成果及获奖论文等公司各部门、各项目部短期

2.4.3声像档案管理细则目的加强公司内部及各项目部声像档案的管理工作,更好地保护和利用声像档案信息资源,服务公司及项目部的各项工作。范围适用于公司和项目部在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。职责㈠公司总经理办公室负责集中保管公司各方面的声像档案资料。㈡各部门、各项目部负责将声像资料整理、归档,向总经理办公室移交。声像档案的收集工作将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有保存价值的声像材料,收集、集中到总经理办公室,实行统一管理。采取一定的措施引导与控制声像档案的流向,抓住重点部门和人员,以点带面,保证收集工作的落实。声像档案的归档范围㈠反映本公司主要职能活动、重要历史面貌的声像档案;㈡各级领导人和著名人物参与本公司重要公务活动形成的声像档案;㈢本公司的各种重要会议的声像档案;㈣本公司重要工程项目、重大工作成果的声像档案;㈤本公司组织或参加的重要外事活动的声像档案;㈥记录本公司重大事件、重大事故的声像档案;㈦公司摄制的或反映本公司工作活动的专题录像片等;㈧本公司历届领导班子成员、先进工作者,获得的荣誉性奖状、证书等照片。声像档案的归档要求力求是原底片、原件,尽量避免复制件。归档材料要齐全完整,照片归档时,应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时,也要有简要的文字说明。文字说明包括:事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。归档的照片若为普通相机拍摄,应将照片和底片同时归档。若为数码拍摄则需刻录成光盘后向总经理办公室移交。声像档案的整理、鉴定、编目㈠照片档案的整理、鉴定、编目:照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理方法要符合国标《照片档案管理规范》的要求。照片的分类组卷一般按年度－专题分类组卷;照片的编号为案卷号－照片号。㈡录音、录像档案的整理、编目:以盘或盒为保管单位,编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下:类别代号－顺序号。㈢声像档案的保管和保护库房要保持适宜的温湿度。磁带保存的适宜温湿度为:温度15—25C°,相对湿度45%—60%。保存照片的适宜温湿度:温度14—24C°,相对湿度40%—60%。磁带应竖放,卷绕平整,并注意防光、防尘、防磁。声像档案的归档时间公司各部门形成的声像档案应立即向公司总经理办公室移交。各项目部形成的声像档案于每年六月底前将上一年形成的声像档案统一向总经理办公室移交。

2.4.4实物档案管理细则目的:确保对公司的实物档案进行有效管理。范围:公司及各项目部在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书、旧印章,公司及各项目部与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等。职责㈠以公司名义或各项目部获取的实物档案均由总经理办公室统一保管;㈡公司、各部门及项目部各时期的旧印章作废后由财务管理中心统一保管。各项目部、部门及个人对公司所属的实物档案要及时移交到总经理办公室,不得以任何理由据为已有。实物档案的编号组成:类别代码+实物档案顺序号。档案部门对各部门及个人移交的实物档案要及时登记,办好移交手续,并按时间顺序和类别编号。实物档案的分类㈠各类证书、证件;㈡奖杯、奖旗、奖章;㈢旧印章;㈣其它类(接受的礼品、纪念品、书画等)。实物档案的保管环境应做到八防。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内。旧印章等重要实物要存放在保险柜内,由专人保管。实物档案一般不外借。为方便利用可将实物档案拍成照片装订成册。实物档案的保管期限为长期或永久。2.4.5档案档号说明第一条工程档案档号:工程档案代号(项目代号)类别码楼号册流水号G××——××——××——×××奥林花园OL住宅ZZ01001千年美丽QN商网SW02002奥林苑OY学校XX03003……第二条文书档案档号:(一)文书档案代号(部门代号)项目码类别码册流水号W××——××——××——×××企业发展中心QF总公司GS计划JH001设计管理中心SJ奥林花园OL文件WJ002合同审算中心HT千年美丽QN纪要JY003营销销售YX奥林苑OY…………营销策划YC鄂州公司EZ营销客服YK天门公司TM总办ZB……人力资源中心RL财务管理中心CW(二)合同档案代号(项目代号)类别码册流水号H××——××——××××总公司GS工程GC0001奥林花园OL营销YX0002千年美丽QN其它QT0003奥林苑OY…………鄂州公司EZ天门公司TM第三条声像档案档号:声像档案代号(部门代号)项目码类别码册流水号X××——××——××——×××企业发展中心QF总公司GS001设计管理中心SJ奥林花园OL002合同审算中心HT千年美丽QN003营销销售YX奥林苑OY……营销策划YC鄂州公司EZ营销客服YK天门公司TM总办ZB……人力资源中心RL财务管理中心CW第四条实物档案档号:实物档案代号(部门代号)项目码类别码册流水号S××——××——××——×××企业发展中心QF总公司GS001设计管理中心SJ奥林花园OL002合同审算中心HT千年美丽QN003营销销售YX奥林苑OY……营销策划YC鄂州公司EZ营销客服YK天门公司TM总办ZB……人力资源中心RL财务管理中心CW

2.5工作服与胸卡管理规定为了对员工工作服进行有效管理,制定本规定。本规定所称的工作服,是指在工作场合穿着的由公司统一配发的服装。工作服分春秋装、夏装和冬装。管理职责㈠总经理办公室负责工作服、胸卡的统一管理,包括采购、发放、更换、收回等。㈡全体员工负责按照公司要求穿着工作服、佩戴胸卡。㈢各部门负责人负责本部门员工工作服和胸卡的日常监督管理。㈣人力资源中心负责员工工作服穿着情况、胸卡佩戴情况的监督检查。工作服的配发㈠公司为正式录用的员工配发工作服,原则上每两年配发一次,配置标准为:1、春秋装,所有员工配发,西服套装。2、夏装,所有员工配发,男职工为短袖衬衫加西裤;女职工为短袖衬衫加裙装。3、冬装,营销中心销售、客服员工配发,棉套装。以上配置标准按季节分时段发放。㈡总经理办公室根据公司对统一着装的要求(包括与公司CIS的一致性),按照人力资源中心提供的在职员工名单,拟订每年工作服配发标准、数量、预算,报请总经理批准后实施采购或委托制作。㈢在采购或委托制作工作服时,总经理办公室能够按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员领用或因异常情况补发。总经理办公室应选择质量、价格、信誉、服务俱佳的服装供应商或服装加工商。㈣公司对发放的员工工作服,不同季节(春秋装、夏装或冬装)每季全套配置均按300元/人给予补贴,超过300元部分的成本费由个人承担,并在员工薪资中扣除。总经理办公室负责做好发放登记。㈤因个人原因造成工作服丢失或严重损坏,员工应及时报告总经理办公室,同时申领新的工作服。员工申领新的工作服,须按照工作服造价的80％交纳成本费。胸卡的配发㈠公司为每位员工统一制作和发放胸卡。胸卡的样式和颜色应符合公司CIS管理要求。㈡总经理办公室根据公司对胸卡制作的要求(包括与公司CIS的一致性),按照人力资源中心提供的在职员工名单,拟订胸卡制作计划,报请总经理批准后委托制作。㈢员工的胸卡由于正常的磨损、质量不好破损,员工需填写《胸卡申领单》,经部门负责人审核后,与旧卡同时交办公室办理新卡。㈣员工不慎遗失胸卡后,员工应及时报告办公室,同时填写《胸卡申领单》办理新卡,并交纳成本费。工作工作服和胸卡的管理㈠工作工作服和胸卡是员工在公司内的身份和形象的象征,每位员工在工作时间内应正规着装和佩戴。各部门负责人有对本部门员工进行监督与检查的责任。㈡员工对配发的工作工作服和胸卡有保管、清洁和修补的责任。㈢员工不得转借、典卖和故意损毁本人或她人的工作工作服和胸卡,一经发现,除当面制止其错误行为之外,还将由人力资源中心进行行政处罚。㈣人力资源中心负责随时检查员工着装和佩戴胸卡情况,发现问题除当面制止其错误行为之外,还将由人力资源中心进行行政处罚。离职员工工作服和胸卡的处理㈠员工离职时,须将胸卡交还总经理办公室,总经理办公室负责督促。胸卡未交回者,视作离职手续未办理完毕。若遗失,按成本价赔偿。㈡员工离职时,如工作服领用时间未满壹年,则要向公司退还补贴总额的三分之一金额,在发放工资时予以扣除。总经理办公室负责计算应扣除额,通知人力资源中心在结算工资时扣除。㈢工作服领用超过壹年时,无需扣除费用。属于因个人原因丢失后交纳成本费补领的工作服无需扣除费用。

2.6车辆和驾驶员管理规定目的为了加强车辆和驾驶员管理,确保公司各项公务的顺利进行,制定本规定。适用范围本规定适用于公司所有的车辆和驾驶员管理。总经理办公室负责车辆和驾驶员管理工作;各用车部门负责协助。车辆驾驶㈠严禁无证人员驾驶各种车辆,驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。㈡开车前,驾驶员仔细必须检查刹车、制动器、喇叭、前、后灯,转向系统等是否良好,不符合安全要求时应立即修理。严禁驾驶安全设备不全或机件失灵的车辆。㈢驾驶员身体不适,不能保证行车安全时,不得担任驾驶工作。驾驶员在行车时,必须集中精力,严格遵守交通规则,确保交通安全。严禁酒后开车;严禁超速行驶;严禁超载行驶。㈣如超车过程中与对面来车有可能会车时,不得超车;不准超越正在超车的车辆。㈤不准穿拖鞋驾驶车辆;驾车时不准吸烟、饮食、与人闲谈或其它妨碍安全行车的行为。㈥汽车倒车、调头时,应注意地形与四周情况,并用喇叭或手势使周围的车辆、行人避让。㈦在施工现场驾驶车辆时,要低速慢行,随时注意上空及道旁的物件、行人。㈧车辆没有停稳之前,不准打开车门和上、下人。开车门要注意周围情况,不要妨碍其它车辆和行人通行。停泊车辆应安全牢靠。为防止偷盗要上安全锁或启用防盗报警器。锁闭车门窗。驾驶员返回停车场取车,应注意留意车辆情况有无遭意外损伤。车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃,由驾驶人赔偿损失,并给予处分。㈨车辆载重行驶时,要注意防止急刹车、急转弯。㈩随身携带的消防灭火器要确保完好有效,有破损或故障要及时配换修理。驾驶员管理㈠驾驶员一律凭《派车单》出车,无派车单不得擅自动用车辆。㈡原则上每台车固定驾驶员,未经领导同意驾驶员不得擅自交换车辆。㈢无派车单或因私事动用车辆,发生事故造成的车辆损失由驾驶员负担一切费用,并按情节轻重予以行政处分。㈣驾驶员须定期参加交通管理部门、总经理办公室组织的安全行车培训。车辆维修保养及费用管理㈠驾驶员对车辆要精心保养,保持车容整洁。车辆的保养维修、年检、购建零配件,必须事前提出书面报告,车队负责人同意后方可修理和购建。㈡驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等),如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,否则要对由此引发的后果负责。㈢车辆维修、清洗、打蜡后,做好维修保养记录。㈣车辆应由总经理办公室指定的维修保养保养单位实施维修保养工作,或到特约修护公司维修,否则修护费一律不准报销。自行修复者,可报销购买材料零用费用。㈤车辆于行驶途中发生故障或其它耗损急需修复或更换零件时,可视实际情况需要进行修理,但无迫切需要或修理费超过元时,应与车辆管理员联系请示批示。㈥如由于驾驶人使用不当或车辆管理员疏于保养,而致车辆损坏或机件故障,所需之修护费,经扣除保险赔付金额后,应依情节轻重,由公司与驾驶人或车辆管理员负担。㈦发生交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,经扣除保险赔付金额后,其差额由驾驶员负担。经有关部门裁决,是对方责任而造成的车辆损失的费用和责任由对方承担。㈧由于驾驶员本人责任违章罚款的费用不予报销。发生事故给公司造成的经济损失,由驾驶员承担损失费用的30%,造成重大损失的另行处理。奖惩规定。㈠对全年安全行车,完成任务,节约用油,车辆保养成绩显著的驾驶员,年终给与安全行车特别奖1000～元。㈡对故意违章造成安全事故,并给公司带来经济损失者,公司视具体情况给予经济处罚、行政处分、直至解除劳动合同。㈢如发生交通事故,驾驶员需在两日内写出书面报告,隐瞒不报,给事故调查处理造成困难所引起的经济损失,由驾驶员本人承担,并从重处罚。

2.7职工食堂管理办法为做好食堂管理管理,为员工提供良好的就餐服务,制定本办法。总经理办公室负责职工食堂管理工作。午间工作餐㈠员工可凭公司统一发放的中餐券就餐。㈡中餐券由各部门负责人根据本部门员工工作时间,在总经理办公室统一领取。㈢员工因加班需就中餐,应于加班前一日填写加班中餐申请表,经部门负责人审核签字后,报总经理办公室领取加班中餐券。㈣员工因请假或招待业务单位等未在公司食堂就中餐的,其当月中餐券应退回总经理办公室,或由总经理办公室在员工下月应发中餐券中核减。㈤各部门业务往来单位人员需在公司食堂就中餐,应于当日午餐前填写业务往来单位人员中餐券申领表,经部门负责人及分管副总审核签字后,报总经理办公室领取中餐券;子公司员工因公需就中餐,直接在总经理办公室领取中餐券。㈥中餐券只能作为员工进餐的凭证,严禁用作早、晚餐及在食堂换物等代金券使用;食堂工作人员亦不得接受。如违反此条,一经发现,对当事人及食堂工作人员一次各处以100～200元罚款。早餐㈠早餐属员工自费,标准为1.50元/餐。需在食堂就早餐的员工,应在每周未预订下周早餐(或半月、1月一订),并交付现金。㈡如员工因故不能就早餐,应于前一日提前通知食堂,以便食堂取消次日早餐并核减餐费。若未提前通知,则不核减餐费。㈢特殊情况下,如未订早餐的员工需就早餐,在食堂有供餐能力时,可即时付现金就餐。晚餐㈠晚餐属员工自费,标准为5元/餐。需在食堂就晚餐的员工,直接在食堂用现金就餐。㈡需就晚餐的员工,如当日下午4:30前向食堂预付现金订餐,则餐费优惠为4.50元/餐。进餐时间㈠午餐:12:00～13:30㈡早餐:7:20～8:20㈢晚餐:18:00～19:30员工进餐行走通道㈠公司办公室员工及物业公司办公室员工,可直接走办公室侧门到食堂进餐并返回。㈡营销中心、项目部员工及物业公司其它员工,由商网1号中间楼梯到食堂进餐并返回。就餐秩序员工就餐应讲究公共及个人卫生,文明进餐,保持进餐秩序,不得大声喧哗,餐后应将餐椅归还原处;须自觉节约,杜绝浪费。若发现员工中餐有严重浪费现象,每次对当事者处罚20～50元。食堂内部管理㈠炊事员应树立服务意识,讲究职业道德,文明服务,态度和蔼,主动热情,礼貌待人,热爱本职,认真负责。做到饭热菜香,味美可口,饭菜定量,食品足量,平等待人。㈡炊事人员应特别注意个人卫生,做到勤洗手,剪指甲,勤换、勤洗工作服,工作时要穿戴工作衣帽,在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、短裤和赤膊。炊事人员每年进行一次健康检查,无健康合格证者,不准在食堂工作。㈢把好食品原料验收关,严禁腐烂,变质的原料入仓,有效采取防鼠、防虫、防蝇措施,以防止食物中毒、病从口入。㈣做好安全工作,使用炊事器具、灶具、食品加工机械、刀具、电器等要严格遵守操作办法,防止事故发生。㈤严禁随便带无关人员进入厨房和保管室。㈥食堂工作人员下班前,要关好门窗,检查各类电源开关、设备等。㈦食堂应每周制定一次食谱,早、午、晚餐品种要多式样。炊事员应努力提高烹调技术,改进员工伙食。监督管理总经理办公室负责每月对职工食堂工作情况进行监督、考核。同时全体员工有权对职工食堂工作提出意见,员工的意见可作为对职工食堂进行考核的依据之一。

3信息管理3.1信息管理办法目的确保公司信息管理工作规范化,保证公司信息的准确性、完整性和可用性,确保信息交流、信息沟通渠道畅通,规范信息组织及信息管理,为公司管理及决策提供信息依据,为客户提供满意的信息服务。信息的分类与公司房地产开发业务有关的信息主要有:土地(项目)信息、市场信息、政策法规信息、客户信息、工程信息等;按照信息来源,也可分为外部信息、内部信息。详见图1《信息分类示意图》工作职责㈠总经理办公室:负责公司信息管理的组织工作,制定公司信息管理工作规范,监督信息管理日常工作的执行。㈡公司职能部门:在信息管理中,公司各职能部门负责对本部门及相关工作信息的识别、收集及有效信息的发布、使用、存储、检索、更新和删除等信息管理工作。术语㈠信息:是公司用以控制质量和以事实为依据进行决策的基础资源。信息媒体可采用多种形式:光盘,磁盘,磁带和纸张。㈡信息管理:包括信息识别,获取及有效信息的审核、发布、存储、检索、更新和删除等。公司信息管理围绕对内信息交流和对外信息服务两个中心来进行。㈢对内信息:对公司决策、管理及经营等方面有影响的信息。对内信息交流管理可经过内部网主页等手段进行。㈣对外信息:指能够对外发布的,对公司内部及外部人员(包括:客户、股东、潜在客户等)具有宣传及指导作用的信息,对外信息服务是对信息进行的收集、反馈及整理工作,主要经过外部网主页、公司协办的杂志等渠道进行。信息识别各职能部门为满足公司管理、决策、产品、服务及客户的需要,根据本部门职责识别职责范围内有效信息。信息收集为保证公司信息收集工作的合法性,信息的收集必须在在不违反国家现行的法规,法律的前提下进行。信息使用各职能部门收集到的信息必须经过该部门负责人审核同意后才成为有效信息。收集到的客户信息,必要时可由客户进行审核和确认。公司对内或对外发布的信息也须经营销副总审核后方可发布。信息发布公司各职能部门可根据业务工作需要,对经过分管副总审核的有效信息可利用公司内部网主页和外部网主页发布信息,以保证信息能够有效地传播和使用。对外发布的信息最终由营销副总审核。信息发布范围根据公司职能部门业务处理需要,由总经理办公室负责控制。信息存档为保证信息的完整性,根据业务处理需要,公司信息可采用磁盘,光盘和磁带进行存档备份。存档备份信息须提供如下标识:信息名称、存档时间。公司各职能部门负责对本部门信息进行存档备份;总经理办公室负责公司内部网主页和外部网主页上发布信息的存档备份,为防止信息丢失,公司各职能部门和总经理办公室根据业务需要确定信息备份的周期和备份保留期限。信息更新公司各职能部门根据业务要求,要对信息进行及时的更新,保证公司信息的准确性和有效性。信息更新的审核程序同第八条。信息删除公司各职能部门根据信息的有效性,对无效的信息进行删除。信息删除须经总经理办公室审核。网站维护总经理办公室负责公司网站的建设、维护工作,包括对网站建设、维护供方的选择,网站的日常维护,网站信息的更新,网络设备的维护、维修等。

附件:信息分类示意图内部信息 外部信息物质方面信息物质方面信息图纸、文档方面信息办公与决策方面信息国际信息国内信息实施进度方面信息成本造价方面信息合同方面信息质量方面信息设备方面信息财务方面信息信息库政策信息市场信息资源信息行业信息客户信息图1－信息分类示意图

3.2保密管理办法目的为增强公司全员的保密意识,加强公司的保密工作,特制定本制度。保密范围㈠公司重大决策中的秘密事项。㈡公司正在决策中的秘密事项。㈢公司内部掌握的客户、意向客户资料,合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。㈣公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。㈤公司计划开发的的、尚不宜对外公开的项目信息。㈥公司职员人事档案、薪酬数据资料。㈦其它经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内容文件不属于保密范围。密级的确定公司秘密的密级分为”绝密”、”机密”、”秘密”三级。㈠绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害。公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料和正在洽谈的尚未公开的新项目为绝密级。㈡机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权力和利益遭到严重的损害;公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。㈢秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。公司人事档案、合同、协议、员工工资收入的各类信息为秘密级。属于公司秘密的文件、资料,应当依据规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。保密措施㈠属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室或总经理委托专人执行。㈡非经总经理或分管副总经理批准,不得复制和摘抄.㈢收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施。㈣在设备完善的保险装置中保存。㈤属于公司秘密的,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。㈥在对外交往与合作中涉及公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。㈦具有属于公司秘密内容的会议和其它活动,应选择具备保密条件的会议场所,根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定,依照保密规定使用会议设备和管理会议文件,确定会议内容是否传达及传达范围。㈧不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准经过其它方式传递公司秘密。㈨公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室;总经理办公室接到报告,应立即做出处理。责任与处罚公司任职员工,未遵守公司《保密管理办法》,私自将公司机密泄露给第三方,一经公司查实,一律按照公司《员工奖惩管理制度》进行处理。3.3文件管理制度为减少发文数量,提高文件处理速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,制订本制度。文件管理内容主要包括:行业主管部门函、电、来文,相关单位函、电、来文,公司上报下发的各种文件、资料。公司各类文件由总经理办公室归口管理。其它部门负责与其业务有关的文件的管理。外来文件的签收㈠凡来公司公启文件(非私人文件)均由公司总经理办公室秘书登记签收、拆封。在签收和拆封时,需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。㈡根据文件内容,送交公司有关领导、有关部门,并在《文件发放登记表》上面做好登记。文件的编号保管总经理办公室秘书对外来文件拆封后应及时附上《文件传阅处理单》,并分类登记编号、保管。公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交总经理办公室秘书进行登记编号保管,不得个人保存。文件的阅批与分转㈠凡正式文件均需分别由总经理办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。㈡一般函、电、单据等,分别由总经理办公室秘书直接分转处理。如涉及几个部门共同办理的文件,应同主办部门联系后再分转处理。㈢为加速文件运转,秘书应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外,如公司领导出差等情况)。文件的传阅与催办。㈠传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其它人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。㈡阅读文件应抓紧时间,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、”拟办意见”,总经理办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。㈢阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。㈣文件阅完后,应送交总经理办公室秘书,切忌横传。㈤总经理办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得总经理办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。发文的规定公司发文一般由承办部门拟稿,总经理办公室审核、统一编号,报总经理签批后发文。发文的范围㈠凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。㈡公司内部发文主要用途:1．公布公司规章制度;2．转发主管部门文件;3．公布公司体制机构变动或干部任免事项;4．公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定;5．发布有关奖惩决定和通报;6．其它有关公司的重大事项;㈢公司对外发文主要用途:1．对行业主管部门呈报申请、请示报告等;2．同业务关系单位联系有关工作联系事宜。发文程序㈠各部门需要发文,应事先向主管领导提出申请;㈡主管领导同意发文时,承办部门根据实际需要草拟文件初稿,草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;㈢文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;㈣总经理办公室应根据公司领导的要求和公司有关规定,对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;㈤经总经理办公室审查修改后的文稿,送主管领导核稿(对文稿内容、质量负责),需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;㈥文稿审核会签后,按批准权限的规定请公司领导签发;㈦经领导批准签发后的文稿交总经理办公室秘书统一编号,印发。文件发放时,做好发放记录文件的借阅和清退㈠各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须总经理办公室主任同意后方可借阅。㈡借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。㈢总经理办公室秘书对承办的文件应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。各部门应指定一名专(兼)职文件资料管理人员,负责文件收交、保管、保密、催办工作。文件的归档范围㈠凡下列文件统一由总经理办公室负责归档:1．主管部门来文、批文;2．公司发文;3．生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;4．公司决策委员会会议记录、总经理办公会会议记录、重要专业例会记录及纪要;5．参加行业会议带回的文件、资料;6．反映公司生产、经营活动的音、像制品;7．公司日志和大事记;8．开发项目有关资料;㈡各部门日常工作中形成的文件资料,由各部门自行立卷归档。立卷要求㈠文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。㈡立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。㈢要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。㈣上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,总经理办公室秘书定期清理造册,办理申请销毁手续。经审核同意销毁的文件,由总经理办公室秘书负责销毁,总经理办公室主任负责监销。

3.4公文行文规范公文是公司在实施行政和业务管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书;是传达贯彻上级方针、政策,发布规章制度,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。公文的文种公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。常见公文种类主要包括:通知:适用于批转下级单位的公文,转发主管单位和不相隶属单位的公文;发布业务规章;传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免或聘用管理人员。通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。报告:适用于向主管单位汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复主管单位的询问。请示:适用于向主管单位请求指示、批准。批复:适用于答复下级单位请示事项。函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文格式公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。发文单位应当标明全称或者规范化简称,联合行文主办机关应当排列在前,发文单位名称用大字套红居中标印在公文首页上端。公司、公司总经理办公室以及公司与其它部门联合发文,需在发文单位后面加”文件”二字,其它发文一律不加。涉及国家秘密和公司秘密的公文应当分别标明”绝密”、”机密””秘密”和保密期限,”绝密”、”机密”公文应当标明份数、序号和去向。秘密等级和保密期限按国家保密工作部门规定位置标印在公文首页右上角,序号标印在公文首页左上角。紧急公文应当分别标明”特急”、”急件”,标印在公文首页右上角的秘密等级下方位置。紧急电报应当分别标明”特急”、”加急”、”平急”。公文标题,应当先写介词”关于”,再准确简要地概括公文的主要内容,最后准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题加书名号外,公文标题中间一般不用标点符号。标题标印在横线下方居中位置。批转、转发公文,标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。标题字数不般不超过40字。三行标题一般按长、短、短的顺序排列。公文应标明主送单位全称或规范化简称。两个以上的主送机关,一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。标印位置在正文之上,靠左侧顶格排列。正文是公文的主题部分,用来表示公文的内容。公文如有附件,应当在正文之下、成文时间之上标印附件名称;附件为两个以上的,还应标明顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起,应在附件首页左上角注明主件发文字号。转发文件时,被转发文件即是正件,不能称附件,正文之后无需标注附件。公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应当加盖印章,其排列顺序与发文单位相一致。印章要端正盖在成文日期上方,上不压正文,下压成文日期年、月、日。成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文和会签文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。传真电报以发出日期为准。成文时间在正文以下的偏右位置,应使用汉字完整标印年月日。如正文结束后,成文时间需另加一页时,应在该页的左上方标印”(此页无正文)”。公文如有抄送单位,应标注单位的全称或规范化简称。单位名称的排列顺序按系统先外后内、先大后小,最后标注公司内单位名称,并在前面注明”公司内”。抄送单位印在文件最末页印发机关和时间之上,用两条等宽的平行线作为界限;界限下将”抄送”(顶格)排列,二字之间空一个汉字;单位名称移行时与上一行单位名称对齐排列;标印公司内单位名称时,应另行。公文的印发单位和时间位于公文末页的页码上端。公司文件的印发单位一律标印”湖北人信房地产开发有限公司总经理办公室”,印发时间应标印打印完成时间。标印时印发单位名称居左,印发时间居右,行首和行尾均顶格排列。该项目上下用两条等宽平等线作为界限。公文标印字体字号的选用发文单位名称一般使用黑变体字或初号宋体加黑;联合行文使用小初号宋体字。公文大标题使用小二号宋体字加黑,小标题使用三号黑体字。秘密等级、缓急时限或其它重点字句使用三号黑体字。一般公文正文、发文字号、主送及抄送单位、附件名称、成文时间、印发单位和时间等上报文使用三号仿宋体字。公文文字从左至右横写、横排。公文用纸采用国际标准A4型纸(长297毫米、宽210毫米),双面印刷(上下白边各37毫米、左右白边各28毫米),左侧装订(如采用A3对开,则中缝装订)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。行文规则涉及公司重大决策、重要决定的事项,以公司名义行文。与相关单位就重要事项进行联系,一般以部门名义行文。特别重要的事项能够以公司名义行文。各下属子公司不得以公司名义行文;在特殊情况下,要以公司名义行文时,可采用代拟稿的方式,