电子档案保密管理审查制度

电子档案保密管理审查制度一、总则（一）目的依据。为规范电子档案保密管理审查工作，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本制度。本制度适用于本单位所有电子档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等全过程管理。（二）适用范围。本制度适用于本单位所有部门及工作人员产生的电子档案，包括但不限于公务文件、会议记录、统计数据、内部通讯等具有保密性质的电子记录。电子档案保密管理审查工作由档案管理部门牵头，各业务部门协同实施。（三）基本原则。电子档案保密管理审查工作遵循“统一领导、分级负责、全程管理、严格审查”的原则。任何单位和个人不得擅自泄露、篡改、损毁涉密电子档案，确保档案信息安全。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。成立电子档案保密管理审查领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，成员包括档案管理、信息技术、纪检监察等部门负责人。领导小组负责制定电子档案保密管理审查政策，监督制度执行，协调解决重大问题。（二）档案管理部门职责。档案管理部门负责电子档案保密管理审查的日常监督和指导，制定具体操作规程，组织保密审查培训，定期开展保密风险评估。档案管理人员必须经过保密培训，持证上岗。（三）信息技术部门职责。信息技术部门负责电子档案保密管理的技术保障，包括加密传输、安全存储、访问控制等，定期进行系统安全检测，及时修复漏洞，确保电子档案存储安全。（四）业务部门职责。各业务部门负责本部门电子档案的形成、收集和初步整理，确保档案内容真实、完整、准确，配合档案管理部门开展保密审查工作，落实保密责任。三、电子档案保密管理要求（一）档案形成要求。电子档案形成过程中，必须严格遵守保密规定，涉密档案应标注密级和保密期限，非涉密档案应确保内容不涉及国家秘密。档案形成后，由经办人、部门负责人双重审核，确保档案质量。（二）档案收集要求。各业务部门应按照档案管理制度，及时收集、整理电子档案，避免档案遗漏或重复。档案收集应采用标准化流程，确保档案元数据完整、准确。（三）档案保管要求。电子档案存储应采用专用服务器或加密存储设备，定期进行备份，确保档案不丢失、不被篡改。涉密档案存储应采取物理隔离措施，非涉密档案存储应设置访问权限控制。（四）档案利用要求。电子档案利用必须经过审批，涉密档案利用应严格履行审批手续，利用人应经过保密培训，利用过程应记录在案。严禁将涉密档案复制到个人设备或外带外出。（五）档案销毁要求。电子档案销毁应严格按照档案管理制度执行，涉密档案必须经过销毁审批，采用专业销毁设备进行销毁，销毁过程应全程监督，并做好销毁记录。四、电子档案保密审查程序（一）审查范围。电子档案保密审查范围包括档案内容是否涉密、密级标注是否准确、保密期限是否合理、访问权限是否合规等。审查工作应覆盖档案形成、收集、保管、利用、销毁等全过程。（二）审查方式。电子档案保密审查采用定期审查与专项审查相结合的方式。定期审查每年开展一次，专项审查根据需要随时开展。审查工作由档案管理部门组织，信息技术部门提供技术支持，业务部门配合实施。（三）审查内容。电子档案保密审查内容包括：1.档案密级标注是否准确，保密期限是否合理；2.档案访问权限设置是否合规，是否存在越权访问；3.档案存储设备是否安全，是否存在漏洞或风险；4.档案利用过程是否合规，是否存在违规行为；5.档案销毁是否规范，是否存在违规销毁。（四）审查流程。电子档案保密审查流程包括：1.制定审查计划，明确审查范围、时间、人员等；2.开展现场检查，核对档案记录，检查存储设备；3.分析审查结果，识别风险点，提出整改意见；4.下达整改通知，督促问题整改，跟踪整改效果；5.形成审查报告，存档备查。五、保密责任与监督（一）责任追究。对违反电子档案保密管理审查制度的行为，视情节轻重给予警告、通报批评、降级、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。责任追究坚持“谁主管、谁负责”的原则，主要领导负总责，分管领导负直接责任，经办人负具体责任。（二）监督机制。设立电子档案保密管理审查监督举报电话和邮箱，接受内部监督。纪检监察部门定期开展专项检查，对发现的问题及时通报，督促整改。档案管理部门定期向领导小组报告工作情况，确保制度有效执行。（三）考核评价。将电子档案保密管理审查工作纳入年度考核内容，考核结果与部门绩效挂钩。对工作突出的部门和个人给予表彰，对工作不力的部门和个人进行约谈，确保制度落实到位。六、附则（一）制度解释。本制度由档案管理部门负责解释，遇有重大问