学校合同管理委员会章程

学校合同管理委员会章程第一章总则第一条为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，保障教育教学、科研及各项管理工作的顺利开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国高等教育法》以及教育部等部门关于高等学校内部控制建设的相关规定，结合本校实际情况，特制定本章程。第二条本章程所称合同，是指学校及所属各部门、各单位（以下统称“校内各单位”）在开展教学、科研、基建、采购、后勤服务、对外合作、产学研融合等经济活动和管理活动中，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的各类协议、意向书、备忘录等具有法律约束力的文件。国家法律法规对劳动合同、人事聘用合同另有规定的，从其规定。第三条学校合同管理遵循“统一领导、分级管理、权责对等、全程控制”的原则。学校合同管理委员会（以下简称“委员会”）作为学校合同管理的决策与监督机构，负责统筹、规划、指导全校合同管理工作。第四条本章程适用于学校机关各职能部门、各学院（系）、各直属单位及具有独立法人资格的附属单位（由学校另行授权管理的除外）。所有涉及学校资金、资产、知识产权及对外承担责任的合同行为，均应遵守本章程。第二章组织机构与人员构成第五条学校设立合同管理委员会，由校长任主任委员，分管副校长、总会计师（或财务负责人）任副主任委员。委员会成员由以下部门负责人组成：校长办公室、法治工作办公室（或法律事务中心）、审计处、财务处、国有资产管理处、教务处、科研处、基建处、后勤管理处、监察处等部门主要负责人。第六条委员会下设办公室，作为委员会的日常办事机构。办公室设在法治工作办公室（或校长办公室），由法治工作办公室主任兼任合同管理办公室主任。第七条委员会可视工作需要聘请校内法学专家、校外资深律师、注册会计师等组成合同管理专家咨询库，为重大合同项目的论证、审查提供专业咨询意见。第八条委员会实行例会制度，原则上每季度召开一次工作会议。遇有重大、紧急合同事项，经主任委员或副主任委员提议，可临时召开专题会议。委员会会议须有三分之二以上委员出席方为有效。第九条各校内各单位应当指定一名负责人分管本单位的合同管理工作，并配备专（兼）职合同管理员，负责本单位合同的初审、报送、归档及履约跟踪等基础工作，形成学校、二级单位两级合同管理网络。第三章委员会职责与权限第十条委员会主要履行以下职责：（一）审议学校合同管理的发展规划、基本管理制度和重要政策；（二）研究决定学校合同管理中的重大事项，解决合同管理中遇到的疑难问题；（三）审查、论证标的额巨大、法律关系复杂、涉及学校重大权益的合同；（四）指导、监督全校合同管理工作的开展，检查各单位合同管理制度的执行情况；（五）协调处理学校重大合同纠纷，对合同违约责任追究提出意见；（六）审定学校合同示范文本库的建设与更新。第十一条委员会主任委员职责：（一）召集和主持委员会会议；（二）组织审定学校合同管理的重大方针政策；（三）签发经委员会审议通过的重大合同审查意见书；（四）在委员会授权范围内，对紧急合同事项行使决策权。第十二条委员会副主任委员职责：（一）协助主任委员开展工作；（二）负责分管领域内合同管理工作的协调与指导；（三）主任委员授权时，代行主任委员职责。第十三条委员会办公室职责：（一）贯彻执行委员会的各项决议；（二）组织起草学校合同管理相关的规章制度和实施细则；（三）负责委员会会议的筹备、组织和服务工作，形成会议纪要；（四）受理校内各单位报送的重大合同材料，进行初步形式审查；（五）协调相关职能部门对合同进行联合审查；（六）建立和维护全校合同管理台账，统计、分析合同数据；（七）组织全校合同管理业务培训与经验交流；（八）完成委员会交办的其他合同管理事务。第十四条委员会成员部门职责：（一）法治工作办公室：负责合同内容的合法性审查，审查合同主体资格、条款完备性、权利义务平衡性、违约责任及争议解决方式等法律风险。（二）财务处：负责合同的资金来源审查，审核合同款项支付方式、收款账户、税费承担、预算执行进度及资金使用的合规性与效益性。（三）审计处：负责对合同的签订、履行及变更进行审计监督，重点审查合同签订程序的合规性、合同履行的经济性以及是否存在利益输送。（四）国有资产管理处：负责涉及资产购置、租赁、处置及对外投资的合同审查，确保资产安全完整，防止国有资产流失。（五）基建处、后勤管理处等业务职能部门：负责对合同标的物的技术标准、质量要求、供货时间、服务标准、验收标准等业务条款进行实质性审查。第四章合同审查与决策流程第十五条学校合同实行分级分类审查管理制度。根据合同标的额、性质及风险程度，将合同分为一般合同、重要合同和重大合同。第十六条一般合同审查流程。一般合同是指标的额较小、风险较低、格式标准的合同（如日常办公用品采购、零星维修等）。由承办单位负责人审核签字，报相关职能部门（如财务、资产）进行专项复核，经分管校领导审批后签署。第十七条重要合同审查流程。重要合同是指标的额较大、法律关系较为复杂的合同（如单项工程修缮、大型设备采购、科研合作开发等）。承办单位需将合同草案及相关背景材料报送委员会办公室，办公室分发至相关职能部门进行会签。各职能部门应在规定时间内出具书面审查意见。办公室汇总意见后，报请分管校领导审批。第十八条重大合同审查流程。重大合同是指符合以下情形之一的合同，必须提交委员会审议：（一）标的额超过学校规定限额（如人民币500万元以上）的合同；（二）涉及学校土地、房屋、对外投资、股权转让等重大资产处置的合同；（三）中外合作办学、涉外科研合作等涉外合同；（四）关系学校整体发展规划、师生员工重大切身利益的合同；（五）委员会认为需要审议的其他复杂、高风险合同。第十九条提交委员会审议的重大合同，承办单位应至少提前五个工作日提交以下材料：（一）合同立项批准文件或会议决议；（二）对方当事人的主体资格证明、资信证明及履约能力调查报告；（三）合同谈判纪要、招投标文件及中标通知书（如有）；（四）合同文本草案及电子版；（五）承办单位及相关部门的初审意见；（六）法律顾问出具的法律审查意见书。第二十条委员会审议重大合同时，应重点审查以下内容：（一）是否符合国家法律法规、学校章程及发展规划；（二）合同项目的必要性、可行性及资金来源的可靠性；（三）合同条款是否严谨、完备，权利义务是否明确，违约责任是否对等；（四）合同潜在的法律风险、财务风险及道德风险；（五）合同签订程序的合规性。第二十一条委员会审议采取集体讨论制。会议主持人根据讨论情况进行总结归纳，并按照少数服从多数的原则形成审议意见。审议意见分为“同意签署”、“修改后签署”和“不予签署”三种。第二十二条经委员会审议通过的合同，须由校长或其授权代理人签署。未经委员会审议或审议未通过的合同，任何人不得以学校名义签署。第五章合同起草与谈判管理第二十三条学校应当推行合同示范文本制度。委员会办公室负责组织起草、汇编和发布学校各类合同示范文本。对于有国家或行业示范文本的，原则上应优先采用。第二十四条承办单位在起草合同文本时，应优先使用学校发布的示范文本。确无示范文本或因特殊情况需要对示范文本进行实质性修改的，承办单位应说明理由，并加强对修改内容的审核。第二十五条合同主要条款应当包括：当事人名称或姓名、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议的方法等。合同内容应当表述准确、无歧义，不得使用模糊不清或容易产生误解的词语。第二十六条合同谈判由承办单位牵头组织，相关职能部门参与。重大项目的谈判应成立谈判小组，制定谈判方案和策略。谈判过程中，应当做好书面记录，形成谈判纪要，并由参与谈判人员签字确认。谈判纪要作为合同审查的附件材料。第二十七条在合同谈判和起草过程中，严禁向对方泄露学校商业秘密、内部决策程序及核心谈判底线。涉及学校核心知识产权的合同，必须约定保密条款和知识产权归属条款。第二十八条对方当事人提供的合同文本，承办单位必须进行严格的反向审查，重点审查是否存在免除对方责任、加重学校责任、排除学校主要权利的条款。第六章合同履行与变更管理第二十九条合同生效后，承办单位即成为合同履行的责任主体，应当全面、及时履行合同义务，并监督对方当事人履行义务。承办单位负责人是合同履行的第一责任人。第三十条承办单位应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同执行情况。对于工期较长、标的额较大或分期履行的合同，应制作《合同履行进度表》，定期向分管校领导和相关职能部门报告。第三十一条在合同履行过程中，如发现对方当事人有经营状况严重恶化、转移财产以逃避债务、丧失商业信誉等可能影响履约能力的情况，承办单位应当立即向委员会办公室及相关职能部门报告，并采取中止履行、依法行使不安抗辩权等补救措施，以最大限度控制风险。第三十二条合同履行中发生纠纷的，承办单位应当及时收集证据，通过协商、调解方式解决。协商或调解不成的，应在法定或约定期限内，依据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），经学校批准后依法主张权利。严禁擅自放弃权利或承认对方的不合理要求。第三十三条合同变更或解除，必须经双方协商一致并签署书面协议。原合同若经过委员会审议，其变更或解除协议原则上也应按照原审批程序报批。第三十四条任何单位和个人不得擅自变更合同内容。确需变更的，由承办单位出具变更理由说明，涉及标的、金额、期限、违约责任等实质性条款变更的，须重新履行审查审批程序。第七章合同档案与信息管理第三十五条学校实行合同档案统一管理与分散保管相结合的制度。委员会办公室负责建立全校合同总台账，留存所有合同及审查审批文件的复印件或电子扫描件。承办单位负责保管本单位合同档案，包括原件、相关附件、往来函件、履行记录等。第三十六条合同档案应当包括以下文件材料：（一）合同立项审批文件；（二）对方当事人主体资格证明、资信证明；（三）招投标文件、中标通知书（如有）；（四）谈判纪要、往来信函、电报、传真等；（五）合同文本原件（包括正本、副本）；（六）合同变更、解除协议；（七）纠纷解决过程中的法律文书；（八）验收报告、结算凭证等其他履行材料。第三十七条合同档案管理应当符合档案管理规范，做到一案一卷、手续齐全、归档及时。合同档案的保管期限按照国家相关档案管理规定执行。对于重大合同，档案保管期限为永久。第三十八条学校积极推进合同管理信息化建设。委员会办公室负责维护合同管理信息系统，实现合同起草、审查、审批、签署、履行、归档等全流程线上运行，提高管理效率，确保合同信息安全。第三十九条合同信息属于学校内部信息，涉及商业秘密的，应当严格保密。查阅合同档案需经承办单位负责人或档案管理部门批准。严禁对外泄露未公开的合同内容。第八章监督检查与责任追究第四十条委员会应当定期或不定期组织对校内各单位合同管理情况的监督检查。监督检查内容包括：合同管理制度建设情况、合同签订合规情况、合同履行情况、合同档案管理情况等。第四十一条审计、监察部门依法对合同管理活动进行独立审计和监督。发现违规违纪问题的，应当及时移交有关部门处理。第四十二条建立合同管理责任追究制度。在合同管理工作中，有下列行为之一的，学校视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、行政处分；造成经济损失的，责令其承担相应的赔偿责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理：（一）未经授权或超越授权擅自以学校名义签订合同的；（二）未按规定程序履行审查、审批手续，擅自签订合同的；（三）在合同谈判、签订、履行过程中，收受对方贿赂、回扣或索取不正当利益的；（四）与对方当事人恶意串通，损害学校利益的；（五）因工作失职、渎职，导致合同不能履行、被撤销、被确认无效或遭受欺诈，给学校造成重大损失的；（六）擅自变更、解除合同或放弃合同权利的；（七）泄露合同秘密，造成学校声誉受损或经济损失的；（八）未按规定管理合同档案，导致合同资料丢失、损毁的；（九）在合同纠纷处理中，消极应对、擅自处置，导致学校败诉或权益受损的。第四十三条对于在合同管理工作中认真负责、严格把关、有效规避风险或为学校挽回重大经济损失的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第九章附则第四十四条学校所属具有独立法人资格的单位，应当参照本章程，制定本单位的合同管理办法，并报委员会办公室备案。第四十五条本章程所涉及的“重大合同”具体金额标准，由委员会根据学校发展规模和实际情况另行制定发布细则。第四十六条本章程未尽事宜，按照国家有关法律法规及上级主管部门政策执行。第四十七条本章程由学校合同管理委员会负责解释。第四十八条本章程自发布之日起施行。学校此前发布的有关合同管理的规定与本章程不一致的，以本章程为准。附件：1.学校合同管理委员会组织架构图2.学校合同审查流程表3.学校重大合同审查标准表学校合同审查流程表阶段步骤责任主体主要工作内容输出文件一、立项与起草1.项目立项承办单位确定需求，落实资金，申报立项立项批文2.资信调查承办单位调查对方主体资格、履约能力资信调查报告3.起草文本承办单位选用示范文本或起草新文本，进行谈判合同草案、谈判纪要二、单位初审4.业务审核承办单位审核业务条款、技术指标、交付标准承办单位审核意见5.资金审核承办单位财务岗审核预算、经费来源、支付方式资金审核表三、职能部门复审6.法务审查法治工作办公室审查合法性、合规性、法律风险法律审查意见书7.职能会签财务/审计/资产等根据职责进行专项审核会签意见表四、委员会审议8.材料报送委员会办公室汇总材料，形式审查，安排上会会议通知9.会议审议合同管理委员会集体讨论，投票表决，形成决议会议纪要、审议意见书五、签署与生效10.审批签署校长/授权代理人根据审议意见签署合同签署页11.盖章生效学校印章管理部门核对审批手续，加盖合同专用章生效合同六、归档与履约12.档案管理承办单位/委员会办整理资料，立卷归档，信息录入合同档案13.履约跟踪承办单位监控进度，