内部控制-信息设备和软件管理制度

第一章IT资产管理制度

第一节总则

第一条为进一步加强公司IT设备资产和软件资产的管理，保证其正常使用，特制

定本规定，

第二条IT设备在本方法中指PC机、笔记本电脑、PC效劳器、工作站、小型机、

存储设备、防火墙、终端、打印机、扫描仪、UPS不间断电源、网络产品等

用电子化资金购置的计算机设备（以下简称“设备〃）。软件资产包括作为

公司无形资产公司购置的成熟外购软件和由公司自行或联合软件公司开发

的软件。

第三条本制度适用于总部及各分公司信息技术单位对1T设备资产和软件资产的管

理。木制度中如有与公司资产管理制度冲突的内容，以公司资产管理制度为

准。

第二节到货验收

第四条设备和软件到货后，设备管理员和供货方根据合同规定当场拆箱验货；有条

件的，应加电检查设备是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全。

到货验收合格，由设备管理员签收到货单，并复印存档。假设到货验收不合

格，设备管理员拒绝签收。设备签收后，设备管理员应及时进行验收登记，

认真填写验收记录。

第五条设备的系统软件的安装应由设备供绐商操作、系统管理员验收：

1、安装系统软件的过程中，根据已制定的系统平安管理要求设置新安装的

系统软件，确保与整体平安要求的一致性；

2、确定系统软件的安装步骤，并根据各安装步骤的预期结果制定安装手

册;在系统软件安装过程中作详细记录,并根据安装手册保存操作结果;

3、比拟安装过程中的操作结果和安装手册的要求，确保系统安装是按照安

装要求进行;

第三节入库

第六条设备和软件正式入库时，设备管理员应填写?入库单?并在设备管理系统中登

记。入库设备和软件由设备管理员负责保管，设备管理员同时应将该设备的

名称、型号、序列号、根本配置、购机日期等相关信息在?设备档案?卡片及

设备管理系统上进行登记。对于软件，需填写软件的版本情况，

第四节出库（设备和软件的领用）

第七条有关人员领用设备和软件时，必须办理设备和软件的领用手续。设备管理员

根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取设备和软件，设备管理员在填

写?出库单?和?领用单?后进行设备和软件介质的发放，并在设备管理系统中

进行登记，

第八条领用设备的部门和个人应由其部门领导和个人在接收设备时在？领用单?上

签字。

第九条员工在离司或退休时，需将其所领用的设备退还信息技术部，同时由设备管

理员更新?设备档案?卡片并在设备管理系统中进行登记。

第十条总部范围内调动的员工，其领用的设备可随人搬移，同时更改设备管理卡片，

第五节出库（设备借用）

第十一条有关人员借用设备时，必须办理设备借用手续。设备管理员根据相关领导签

批的申请来通知有关人员领取借用设备，填写？出库单?和?借用单？，并在设

备管理系统中进行登记。

第十二条借用设备的部门或个人应由其部门领导或个人在接收设备时在?借用单?上

签字。

第六节设备和软件的初验

第十三条设备投入使用后，由设备管理员负责组织设备领用部门对设备进行初验，初

验的工程和过程按照设备购置合同的约定进行。对于进口设备，必须在索赔

有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失。初验通过后，设备管理员

应详细记录初验过程，井由其与使用部门双方共同在?初验报告?上签字。软

件投入使用后，由设备管理员负责组织软件使用部门进行初验，初验过程包

括软件的安装调试等，由供给商组织完成。初验过程必须按照购置合同的约

定进行。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门

双方共同在?初验报告?上签字。？初验报告?一式三份，供给商、设备管理员、

设备领用部门各留存一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初

验报告到总公司设备管理员，，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存

即可）。

第七节设备和软件的终验

第十四条设备和软件初验通过并投入正常运行到合同约定期限后，由设备管理员负责

组织设备和软件领用部门对设备进行终验，终验的工程和过程按照购置合同

的约定进行。终验通过后，领用部门应详细记录终验过程，并在?终验报告?

上签字，？终验报告?一式三份，供给商、设备管理员、设备领用部门各留存

一份。（总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备

管理员，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可）。

第八节设备使用

第十五条未经信息技术部许可，设备不得随意调换、拆动、借出。

第十六条设备的正常运行应采取“预防为主，维修为辅〃的方针，设备维护部门应建

立切实可行的设备使用、维护保养及检查制度，充分发挥设备的整体功能。

第十七条设备发生故障后由维护部门负责报修，应该有设备使用方领导的审批，同时

第十三节设备的报废处理审批

第二十五条设备超过规定使用年限〔按公司固定资产折旧的有关规定执行），失去使用

价值，设备管理员可申请对设备进行报废处理。

第二十六条申请报废的设备必须是由总公司电子化资金统一购置的、购置价格在2000

元以上（含2000元）的固定资产。

第二十七条设备报废要由维护部门递交?设备报废申请表?，注明设备名称、设备型号、

购入时间、设备原值、报废原因等信息，并由部门负责人签字后提交信息技

术部。

第二十八条报经信息技术部鉴定并填写报废处理意见后，提交公司主管领导签署意见。

第二十九条财务部按固定资产管理权限上报上级公司审批前方可报废。

第三十条报废的设备实物由各分公司作统一史理。报废设备应在设备帐务上核销，设

备残值或变价收入按固定资产管理有关规定手续办理。

第十四节附则

第三十一条本制度由公司总部信息技术部负责解释和修订。

第三十二条本制度自发布之日起开始执行。

附件一设备管理流程图

中国人寿保险股份有限公司总公司设备管理流程

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附件二入库单

t货单位：年月日

数量金额

名称单位备注

应收实收单价总价

经办人：!佥收人：

附件三设备档案

填表日期：档案号:

设备名称型号系列号根本配置购机日期

随机配件

使用情况

使用部门使用者配机日期变更情况变更日期设备状况

备注

维修记录

维修日期故障现象及原因维修结果维修公司验收情况维修费用

附件四出库单

部门：年月日

名称数量单价金额名称数量单价金额

经办人:

附件五领物单

部门：用户：

设备名称：设备序列号：数量：

用途；

领用日期：

用户签字：信息部设备管理员签字：

使用部门负责人签字：信息部负责人签字：

附件六借用单

部门：用户：

设备名称：设备序列号：数量：

用途：

借用日期：

用户签字：信息部设备管理员签字：

使用部门负责人签字：信息部负责人签字：

附件七设备丧失、损害处理登记表

公司名称部门

设备名称设备型号

序列号价格

购置日期