工程建设档案归档管理办法

工程建设档案归档管理办法第一章总则第一条为规范工程建设档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，确保工程建设档案的真实、完整、系统与安全，充分发挥其在工程建设、运营管理、维护改造及历史查考中的重要作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于本单位及所属各部门、参建各单位在工程建设项目从立项、勘察、设计、施工、监理到竣工验收及后续评估等各个阶段形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料的归档管理工作。第三条工程建设档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各相关单位和人员应重视档案工作，将其纳入工程建设管理的全过程，确保档案材料的及时收集和规范归档。第四条工程建设档案是工程建设项目的重要组成部分，是项目竣工验收和后续管理的必备条件。任何单位和个人不得擅自涂改、抽换、伪造、损毁或销毁应当归档的文件材料。第二章档案的收集与整理第五条归档范围工程建设项目档案的归档范围主要包括但不限于以下内容：（一）项目前期文件：包括立项批复、可行性研究报告、项目建议书、环境影响评价报告、土地使用相关文件、规划许可等；（二）勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、地形测量图、设计基础资料、初步设计、技术设计、施工图设计及其审批文件、设计变更等；（三）工程招投标及合同文件：包括招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议；（四）工程施工文件：包括施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、原材料及半成品质量证明文件、试验检验报告、施工测量记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量评定资料、工程进度报表、工程变更洽商记录、施工日志等；（五）工程监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、质量评估报告等；（六）竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、验收组成员签字表、各专项验收报告（消防、环保、规划等）、工程竣工总结、竣工图等；（七）设备文件：包括主要设备的技术说明书、合格证、安装调试记录、试运行报告等；（八）财务文件：包括工程概预算、工程款支付凭证、竣工结算报告及审计文件等；（九）其他有保存价值的文件材料：如声像资料（照片、录像带、光盘等）、电子文件、工程获奖证书等。第六条归档要求（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，符合形成单位的质量要求。（二）文件材料的内容必须真实、准确、完整，与工程实际情况相符。（三）文件材料的书写应规范、清晰，字迹工整，不得使用易褪色的书写材料（如铅笔、圆珠笔等）。凡需手写签名的，必须由本人亲笔签署。（四）归档文件应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复印件或复制件，但须注明原件保管单位或出处，并由经办单位加盖公章及相关人员签字确认。（五）外文文件应附有中文译本。（六）录音、录像、照片、电子文件等特殊载体档案，应同时归档其文字说明和相应的读取设备及软件。第七条档案整理（一）归档文件材料应按照其自然形成规律和工程建设程序，保持文件之间的有机联系，进行科学分类、组卷、排列、编号和编目。（二）组卷应遵循文件材料的成套性原则，一个独立的工程项目或一个独立的专业、阶段可组成若干案卷。案卷内文件材料的排列应遵循批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要文件在前、次要文件在后的原则。（三）案卷应有规范的案卷封面、卷内目录和备考表。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件材料的内容。（四）不同载体的文件材料应分别组卷，或在案卷内设置分隔标识。（五）档案整理应符合国家及行业有关档案著录、编目、装订的标准和规范。第三章档案的归档与移交第八条归档时限（一）工程建设各阶段形成的文件材料，应在该阶段工作完成后及时整理归档。（二）施工过程中的隐蔽工程记录、试验报告等时效性较强的文件，应随工程进度及时归档。（三）工程项目竣工验收后，项目承办单位（或施工单位）应在规定期限内（一般为三个月内，具体可根据项目规模另行确定）将全部竣工档案整理完毕，向档案管理部门移交。第九条移交程序（一）档案移交时，移交单位应填写《档案移交清册》，详细列明移交档案的案卷数量、卷内文件份数、页数及其他需要说明的事项。（二）档案管理部门应对接收的档案进行认真核对、检查。核对无误后，双方在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份，作为档案交接的凭证。（三）对不符合归档要求的档案，档案管理部门应退回移交单位，限期整改后重新移交。第十条接收要求档案管理部门在接收档案时，应重点检查以下内容：（一）档案材料的完整性、真实性和准确性；（二）档案整理的规范性，包括组卷、编目、装订是否符合要求；（三）文件材料的签署、盖章是否齐全有效；（四）特殊载体档案的质量及配套说明材料是否完备。第四章档案的保管与利用第十一条库房管理（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。（二）档案库房应保持适宜的温度和湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。（三）档案库房内严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。（四）档案装具应符合国家标准，做到统一规范。档案应按档号顺序排列，便于存取。第十二条保密管理（一）严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。（二）涉密档案应单独存放，严格控制接触范围，借阅、复制涉密档案必须履行严格的审批手续。（三）档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。第十三条利用管理（一）档案管理部门应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批程序。（二）本单位内部人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或本人有效证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。（三）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经本单位档案管理部门负责人及分管领导批准。（四）查阅档案时，应在指定地点进行。档案原则上不得带出阅档室。确因特殊情况需借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。（五）查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（六）查（借）阅档案的归还，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第十四条鉴定与销毁（一）对于已超过保管期限的档案，档案管理部门应会同有关业务部门进行鉴定。（二）经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。（三）具有永久保存价值的档案，应按规定向国家综合档案馆移交。第五章责任与奖惩第十五条责任分工（一）各单位负责人是本单位工程建设档案管理的第一责任人，对档案的完整、准确、安全负总责。（二）项目承办单位（或项目部）应指定专人负责本项目文件材料的收集、整理和归档工作。（三）勘察、设计、施工、监理等参建单位应指定档案员，负责本单位在工程建设过程中形成的文件材料的积累、整理，并按合同约定向项目承办单位移交。（四）档案管理部门负责对本单位工程建设档案工作进行业务指导、监督检查和接收、保管、提供利用。第十六条奖惩措施（一）对在工程建设档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，应给予表彰和奖励。（二）对违反本办法规定，造成档案材料失真、缺失、损毁、泄密或擅自销毁档案的，应视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事