档案员职责及档案管理制度

档案员职责及档案管理管控各项规章制度

一、档案员岗位责任规章制度

1、学习贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规和县

委、政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业知识，不

断提高业务技能和管理管控水平。

2、熟悉本单位档案业务工作，认真履行本单位各项档案管理

管控规章规章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等

渎职行为

3、了解本单位各类档案资料的形成过程。掌握分类方法、归

档范围和保管期限。

4、及时对乡镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片

等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监

督和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作，保证档案的齐

全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实

现档案管理管控的现代化。

5、相关相关项目收集领导人外出开会的发言材料和带回的有

关材料。收集乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材

料和照片，

6、相关相关项目管理管控本单位各种门类和载体的档案，经

常保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“十

防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保

管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护

方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、按时向上级主管部门机构报送档案工作统计材料。按规定

及时向县档案馆移交保管到期的档案。

8、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提

供档案资料，做好咨询和档案查询利用服务工作，严格执行保密规

章制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果

和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存

价值的档案提出销毁意见，写出鉴定分析报告，经领导人批准和上

级档案部门机构鉴定后，认真相关相关项目地销毁。

10、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的

档案资料，以满足各项业务工作的需要。

二、档案室（库房）管理管控规章制度

1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到

100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严

禁非管理管控相关人员入内。确因工作需要进入时，要经领导人批

准，并由本室（库）管理管控相关人员陪同。门要加固防盗门。进

出室（库）随时关灯、锁门，

2、搞好室（库）内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高

温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。每天必须定期

查库，并认真做好记载。

3、定时测量记录室（库）内温度。要求室（库）内温度控制

在14-24七，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和

去湿机的定时开关工作。

4、妥善保管室（库）内钥匙，不准随身携带，确保档案室

（库）内安全。

5、档案柜具要编制顺序号，排列整齐。室（库）内内要经常

打扫，柜具要定期擦试，随时放置防虫、防鼠药品，保持室（库）

内清洁卫生，整齐美观，

6、进档案室（库）内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱

护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部

责任。

7、未经批准，任何人不准将档案带出档案室（库），更不准

私自摘抄、外传，严格遵守保密规章制度。

8、档案工作相关人员对所保管的档案，要定期检查，做出记

录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及

时采取措施进行修复或复制。

9、办理借阅、借用档案，要严格履行规定的手续，不得擅自

扩大档案的利用范围，并要求借阅档案相关人员负起安全保密责

任，归还时要有严格的检查登记规章制度。

10、遇有特殊情况，及时向分管领导人和职能部门机构报告，

保护现场不受破坏。

9、档案管理管控相关人企业员工作变动时，必须将所保管的

档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

四、档案安全管理管控制

一、严格按照档案安全管理管控规定，配齐消防和安全管理管

控因硬件设施。

二、档案库房要有“十防”措施。即防盗、防火、防潮、防

虫、防霉、防光、防水、防尘。

三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品，严禁将火种、食

品、易燃易爆等物带进档案室。

四、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防

止有害物质的侵蚀。

五、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问

题及时采取措施。

六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁规章制度。销毁档案

时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。

七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、

物、卡是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报

告、处理。

八、对计算机内的档案信息要做到安全管理管控，定期检查、

清理信息，以防信息的丢失与损坏。

九、定期检查维修电器设备、消防设备、更换档案保护药物。

十、库房管理管控相关人员下班前，要关闭门窗，锁好库门，切断

电源。

十一、库房钥匙要专人保管使用，定点存放，严禁外借。

五、文书材料归档规章制度

1、归档范围

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业

内容、各种载体（纸质、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字

材料、图纸、图表、声像一一即照片、录像、录音等）各类档案及

上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、规章制度等均属

归档范围。

2、归档规定时间

（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完

毕。

（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在

财会部门机构保存一年期满时，向综合档案室移交。

（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制质量本合

同支付资金服务、一项工程或其他技术相关项目完成或告一段落后

及时归档。

（4）重点建设相关项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之

间所形成的资料在第一规定时间移交给综合档案室。

（5）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案

部门机构或专业部门机构的规定及时归档。各项管理管控工作形成

的文件材料，应在工作完成后及时向综合档案室移交。

3、归档要求

（1）归档工作，必须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以

及每件文件的页数均须齐全完整。

（2）、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的

同时按文件的保存规定时间（即永久、长期、短期）组成保管单位

（案卷）编目归档。

（3）、归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、

转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建相关项目档案按

上级要求制定份数。

（4）卷内文件排列有序。一般按责任者一一问题一一规定时间

排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要

文件的历次稿件依次排在定稿之后；结论、决定、判决性的文件材

料在前依据材料在后。

（5）卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。

即：装订的卷，在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的顺

序页号；不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章

内填上顺序件号。图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背

面逐件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职

务)及其活动规定时间、地点、中心内容和摄录者。

(6)凡归档案卷，不论永久、长期和短期，均须按规定格式逐卷

填写内文件目录。

填写目录时，不得随便改变和简化文件题名。填写卷内文件目录的

字迹要工整；卷内文件目录置于卷首。

(7)凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……

等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪

变者，应复制，复制件与原件一并归档。

归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

(8)归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案

卷目录等，必须符合档案部门机构规定的标准和规范，并按规定格

式和要求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术保护要求。

(9)自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书

写，禁止圆珠笔、复写纸书写。

(10)归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。必须完

整、系统、准确的反映真实的历史过程。

4、归档手续

移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两

份，经清点无误，双方本相关项目联系相关公司正式正式生效方法

后，各自保管一份，以备查找、相关相关项目。

六、档案复制规章制度

1、要遵循保密原则，未开放或涉及保密的档案不得复制。

2、复制档案中的内容，须经领导人同意，由档案管理管控相

关人员进行复制。

3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原

档案，减少档案的磨损。

七、档案查借阅规章制度

1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放

档案，但原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分

管领导人签批，方可办理借阅手续,借阅规定时间一般不超过一

周。

2、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他

有效证件，办理登记手续后，方可查阅。

3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划

线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转

借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将

档案保密内容外泄。

4、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

5、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行

交接本相关项目联系相关公司正式正式生效方法手续。如发现有撕

毁、遗失、涂改和损坏现象，要给予行政处分或罚款。情节特别严

重者，按照《档案法》有关规定严肃处理。

6、复制、抄录档案资料，要经领导人批准，抄录复制的档案

由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

八、档案移交规章制度

1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必

须按规定规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检

索工具上注明。

2、档案工作相关人员调离工作后，必须办完移交手续后，方

可离岗办理调离手续。

3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计

和移交工作作好准备。

4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，

又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

九、会计档案管理管控规章制度

1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报

表等会计核算专业材料，均应由财务相关人员按归档要求，相关相

关项目整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管

一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封

装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，

以分清职责。

3、严格执行安全保管规章制度，谨防损毁，不得失密和泄

密。

4、调阅会计档案，须由分管财务的领导人批准和财务主管陪

同借阅。

5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，

经档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，

监销相关人员在销毁清册上本相关项目联系相关公司正式正式生效

方法本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章。

十、声像档案管理管控规章制度

1、对声像档案实行集中统一管理管控，确保其完整、系统、

安全，以备管理管控使用。

2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照

国家标准规范管理管控。

3、声像档案管理管控员应随时收集、征集零散的具有保存价

值的照片、录相带。

4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还

时按规定进行质量检查、本合同支付资金服务。

5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

6、严格做好声像档案的保密工作。

十一、实物档案管理管控规章制度

1、实物档案要及时移交档案室归档，实行集中统一管理管

控，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

2、实物档案范围包括；锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉任

书、奖杯。

3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注

意防火、防潮、防尘。

4、实物档案的借出，必须经领导人批准，按规定办理借出手

续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

5、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延

长实物档案寿命。

6、建立实物档案登记和统计规章制度，每年检查一次，发现

问题，及时解决。

十二、档案保密规章制度

1、档案工作相关人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保

密纪律，明确保密职责，维护档案的安全完整。

2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照

国家有关规章制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保

管，绝密档案要单独保管。

3、档案库房设施应符合“十防”的要求，要安装铁门（防盗

门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，

发现问题及时处理。

4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该

看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销

毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文

件、档案、资料和物品作为废品出售。

6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审

批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向

别人透露秘密文件的内容。

7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开

会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，

须经保密部门机构审查批准，同时指定专人保管。

8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘

密。

9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现

问题，及时报告。

10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的相关人员或事

件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

十三、档案鉴定销毁规章制度

1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导人任组长，成员

由档案相关人员及有关部门机构的相关人员组成。

2、鉴定小组以专业主管部门机构确定的档案价值鉴定原则和标

准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴

定。

3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中

注明鉴定意见，由鉴定小组相关相关项目人签名并注明日期，对无

保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报

告，经分管领导人批准，并报送有关档案部门机构备案，然后方可

销毁。

4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有

保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管

期限从第一次鉴定的年限算起。

5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组

卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定

中发现档案不准确、不完整，档案部门机构要及时向领导人汇报，

责成有关科室或责任人相关相关项目修改、补充。

6、销毁档案时，监销相关人员不得少于2人，应由档案室和

有关业务部门机构派员在指定地点共同监销，监销相关人员在销毁

以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名本相关项

目联系相关公司正式正式生效方法或盖章，并将销毁情况报告领导

人。

7、销毁档案时，必须注意保密，监销相关人员在档案尚未安

全毁掉时不得离开现场。

8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

十四、档案统计规