企业档案知识管理

企业档案知识管理

之一：知识经济时代的档案管理

现在我们己经进入知识经济时代了，这个时代最要紧特征就是

“知识”，即以知识为要紧的生产资料，以知识为要紧的处理手段，

以知识含量为要紧表达的产品功能与性能。这个口寸代，处处表达知识

的要紧价值。而知识从产生到应用，本身是有规律的、有方法的。为

了更有效地挖掘与发挥知识的价值，就务必进行知识管理。

企业档案，特别是大中型企业的档案也是矢1识的一大类，如何在

知识经济时代发挥档案知识的作用，这是我们文探讨的问题。

1、知识经济时代的几个要紧特征

(1)知识已成为企业生产力与生产成果的最大要素；

(2)知识的来源已经全球化、信息化、多样化

过去知识的来源并不丰富与直接，而随着因特网的普及，世界的

知识己经融汇在网络中，随时随地能够取得与应用；

过去知识要紧以书报、文稿为主，而现在有文字、图象、语音、

图形多种形式表现，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。

(3)知识处理与传播己经网络化

过去靠面对面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入

到企业与家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边。

(4)知识的产权化

尽管大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，

以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大

利润。

(5)知识管理成为要紧的手段，也成为企业的核心管理

知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，由于企业的利

润增长来源要紧是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商

业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握与拥有知识

的过程就是知识管理过程。

2、传统档案管理及存在的问题

档案管理已经是老话题，能够说从人类有组织以来，档案管理就

存在了，但旧时，没有我们现时的技术物质条件，也就没有现时的管

理思想。因此看待往常传统档案及问题，我们只能是从现时代的角度。

2.1传统档案管理的重点在收集、储存资料，记载“历史”

传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、

物品存档为管理对象，管理手段要紧就是用媒体（要紧是纸质或者实

质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。

这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管

理”、“编目编朋”、“储存”、“借阅”等工作上。同时非常强调

资料的完整性、安全性，因此过去只有少数的人员能借阅。

事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后

人在需要的时候等着或者引用历史资料时，档案才产生作用。

2.2传统档案管理由于历史局限存在许多问题

问题一：传统档案收集整理需要大量的专业人才，也需要耗费大

量的时间。

特别是对大型企业来讲，这个问题特别突出。由于大型企业，档

案资料的来源是多方面的，有技术的、有人事的、有财务的、有政策

的、有管理的，甚至有设施、设备、工具等的。若要收集上来，就得

有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架

上，已经成了“历史”，对当时工作没有很大的帮助作用。

问题二：传统档案的储存占据较大的空间，还不能保证存量增长

的需求

特别是大型企业或者组织，档案资料通过几十年的积存，已经不

勘重负，而现在更是“档案爆炸”，面对如此情况，传统档案管理已

经无能为力。

问题三：传统档案的借阅务必到档案室现场，还要在书“山”文

“海”中捞“针”

尽管也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费人们大量的时间去

找寻i份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。

在远地工作的人员耍查阅档案更是难上加难，无法满足大企业

“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑

人员效率低下的要紧原因。

问题四：传统档案的安全性没有可靠的保障

由于多是纸质记录，时间长以后，被虫咬、被鼠啃是常有的事，

假如只有“孤本”，那就可能难免“绝迹”O另外，还有火情、雨情、

盗情等干扰，致使档案管理人员夜不能眠。

3、信息时代档案管理及存在的问题

进入信息时代，档案管理有了重大改观。要紧的原因就是计算机

与因特网的技术支持。同时随着技术的改善，管理的思想也在信息化

的浪潮中发生了转变。

3.1信息时代档案管理的重点在资料储存与查阅

由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大都能够进行数字化

处理，并按数字化文稿进行管理，且以现在的磁盘、光盘存贮量，这

已经有效地解决了传统档案管理中存在的“储存”问题，丢失“安全

性”问题，还解决了“借阅难”的问题。

这个阶段，由于信息管理思想的影响，管理的重点就在“数字化”

上了。考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。

这确实保障了档案资料不断增长的需要，加速了收集、整理、成册的

步伐，也保证了随时随地查阅的要求，但并没有脱离传统档案管理的

程式，也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。

3.2信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许

多问题

信息时代档案管理首先是把档案全看成信息，按照信息的“收集、

编号、存贮、查询”进行管理，这就带来下列问题：

问题一、收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人

才，也需耗费大量的时间。

与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理

编号完毕，已经成为“历史”。而还有更严重的问题，即信息管理人

员、档案管理人员不具整理的能力，致使档案规范化的质量受到影响。

问题二：档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再

加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或者习惯，致使

需耍的人找不到，或者很难找到与工作实际有关的信息。

由于实际工作的人员，他们并不是档案管理者，他们不明白档案

的编目分类方法（事实上也不必明白），他们查找起来就显得非常烦

恼。假如第一次找不到、第二次找又很烦恼，以后就不去找了。事实

上，这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。最后，档案信息系

统依然是档案管理者自己的系统。

问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理

确信是不一致的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对

的。

就说知识类的档案，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是

随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那它就要及时地送

到其它地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，

得到最后的最佳工艺。这个过程决不是使用信息管理方式能做到的。

问题四：信息时代的档案管理没有真正懂得网络化带来的革命

那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档

案管理者处理的情况。由于，档案管理者在信息竞争、知识竞争的猛

烈状态下，没有能力、也没有的时候问去响应员工对档案的及时（或

者实时）需求。只有依靠大家来处理，否则，众人不用再等待档案管

理者的结果，已经跑到其它地方去找资料了。久而久之，档案管理信

息系统还有什么实际存在的价值。一句话，档案管理的革命性变化是

要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。

4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理

说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。概括来讲，企业

知识管理一方面是管理企业知识，即知识的管理，它通过一定手段把

知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工

快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使企业工

作质量与效率水平得到提高，继而取得利润。因此说企业知识是企业

利润的核心来源，知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。另一

方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给

管理者提供或者配备恰当的知识，使管理者既有能力、又高效率地开

展管理，因此这样的知识管理是管理者工作素养水平的有力保障，也

就是企槐核心素养的管理。

4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一

从上述知识管理看到其作为企业的核心管理的作用与意义。而企

业知识大体上分为显性与隐性两大类知识。显性知识就是已经记载下

来、能看、能听或者能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、

数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性

知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是

从隐性知识转变而来的。

正如前述，知识资源管理既然是知识管理的一重要构成部分，它

当然是企业管理的核心之一。同时能够说，知识资源关于企业、组织

来讲，现实感到是最需要管理的，由了它们已经是、或者大部份已经

是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，因此说，知识

资源的管理事实上质是对企业核心知识资产的管理。

4.2知识资源管理须遵从知识管理的规律

所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。企业的知识管

理符合下面的模型。

能够看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程；同时在

企业中更有如下特点：

(1)“产生者”是企业各类工作岗位上的员工;

(2)“沉淀”在企业的环境中，供大家共享;

(3)“规范”(优化)是全体参与者共同的事，也务必通过大家形

成共识，并通过专家加以确认；

(4)“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知

识资源管理的最要紧目标；

(5)“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改

变工作的方式、方法，继而使企业工作步入新的境地

4.3档案知识管理必定上升到知识资源管理

档案知识是典型的显性知识，同时是通过一定规范化处理(格式

化编目、编号)的显性知识，当然也是知识资源。当我们认识到档案

知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、

去推动。

4.3.1档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的

由于档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照

知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、

“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去,

否则档案知识管理就会很快走到尽头。

4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的

由于通过上升，档案知识不在被看成信息，不再按信息管理的规

律去管理，由此就能躲开信息时代档案管理的问题。具体一些：

(1)通过大家参与，形成共识的知识资源“规范”(优化)处理，

避免了过去收集整理只是档案管理者的事；

(2)通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决

了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识

不能及时或者实时应用”的问题

(3)档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了

“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的借误方式。

综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是

必要的，因此说是必定的。

4.3.3知识资源管理还将给企业带来新的价值

传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”，而信息时代的

档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意，

而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传

统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意

无法实现。

今天到了知识经济时代，思想重新得到熟悉放，那就是使档案

管理走向知识资源管理，这不仅给企业带来了档案管理本意的实现,

还将带给企业新的价值：

（1）知识资源管理将提高决策质量与决策效率

我们明白，企业决策者的决策质量与决策效率，一方面取决于他

是否充分拥有企业内外的知识与信息，另一方面取决于在他决策中是

否具备决策的方法或者能力。而这些企业内外的知识与信息、决策的

方法大都在企业档案知识与信息中。假如我们按照知识资源的管理方

法，及时地把有关的知识信息配置在决策的各个环节，让决策者很快、

很及时地得到它们，那么决策的质量就能够保障，决策效率也有了保

障。

（2）知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率，降低人

力资源成本

衡量员工的学习效率，要紧看他是否快速的进入工作角色，并确

保工作质量。做到这一点，最要紧的学习是对岗位经验（过去的工作

记录，过去的工作成果，过去的工作资料）的学习，而这些岗位经验

在哪里？确信大多都在档案中。员工工作效率也同样要紧靠的是岗位

经验技能知识对他的支持。因此，搞好知识资源管理，把岗位经验技

能知识准确地配置在工作岗位上，那么员工的学习效率、工作效率就

会提高。这种提高，实际上意味着一个人能尽快进入角色，能够一个

人顶几个人做工作，或者一天的工作顶几天的工作，当然也就降低了

人力资源成本。

(3)知识资源管理更将稳固企业的素养水平，强化企业的竞

争能力

企业的素养水平，竞争能力，不仅在于拥有知识，而且还在于让

知识被企业工作者、管理者都掌握与应用。我们以往的档案知识管理

已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的“沉淀”“规范”

使企业的素养水平有了稳固的基础，再通过“应用”，使企业具有能

力，通过“创新”使企业具有核心竞争力。所谓核心竞争力实质就是

比别人懂得更多、更有价值知识的能力。

之二：企业档案知识的特点及管理目标

要开展大中型企业档案知识管理，就务必搞清晰企业档案知识资源的

内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式与过程。从现在来看，

档案又有过去积存下来的与今后将产生的，显然在管理时其需求是不

一致的。本文从过去与未来档案知识的特点，利用知识管理的思想与

方法，探讨档案知识管理应走的道路。

1、过去企业档案的类型及特点

过去沉淀下来的档案通常有数据型、信息型、知识型三种，且各

自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理务

必认真对待的。

1.1数据型档案

所谓数据型档案是对事(或者物)实际事实的记录。比如，财务凭

证档案、物品材料变动记录档案。

这类档案，有下列特点：

(1)过去的都是纸质凭证；

(2)各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；

(3)这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管

理时，这类型档案转化成信息与知识的难度很大，因此仍然要独立管

理，即按照“历史”记载的思想进行管理。

1.2信息型档案

所谓信息型档案，就是对事(或者物)实际过程的记录。比如：会

议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质

量陈述文件档案等。

这类档案，有下列特点：

(1)过去的都是纸质文档;

(2)有些文档能够转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片

型；

(3)档案量也是很大的，有些能够作知识资源上升其管理，如会

议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。

1.3知识型档案

所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或者下结论)

的文档资料。

如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。

这类档案，有下列特点：

(1)过去的大多是纸质文件；

(2)有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片

型；

(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的要紧内容。

1.4各类型档案对管理的要求

从以上各类型档案的分类分析，能够归成下列几种形式的文档：

(1)“历史”数据型文档

在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理

(2)电子文字信息型文档

在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理

(3)数字图片信息型文档

在管理时，能够按照知识资源管理方式进行管理

(4)知识型文档

在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理

2、今后企业档案的类型及管理特点

由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，因此类型

与管理较之往常的档案有很大变化

2.1档案来源多样化

(1)按内外分，能够分为内部工作产生文档、对外收集的文档、

外部主动发给的文档笔；

(2)从媒质形式分：能够分为纸质、电子化、数字化

(3)从表达形式分：能够分为文字、数据、图表、语言、图像、

视频

2.2档案依然有数据型、信息型、知识型

在今后，数据型要紧产生于生产物流系统与财务系统，信息型要

紧产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。

今后的三种类型档案几乎都是数字化的，同时是有规范的，因此

在管理时能够遵循：

(1)数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管

理

通常来讲，统计的数学模型务必根据管理者或者需求者规定的目

标进行设计，对数据定期或者不定期进行统计，形成信息型文档。

再对积存的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总推断形成

知识型文档。

(2)信息型档案按照需求可直接应用，也能够转化成知识型文档

进行管理

有些信息档案(如客户信息)就能够直接按文档看成是知识，继而

按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分

析方法进行分析、推断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。

2.3档案处理的个性化、专家化

由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或者收集，那么

这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可

能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档

案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。

专业人员按模板提交以后，能够送达档案管理者，也能够直接送

达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处懂得决了档案处理

专业化的问题。

2.4档案应用的及时化

未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点,

也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员与专家委托方

式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定有关工作环节或者有

关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地

送到需要它的人手中。

3、企业档案知识资源管理的目标

通过前面的阐述与分析，我们已基本说明了档案知识的特点与在

知识经济时代管理的耍求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管

理，还需要有更明确的目标定位。

3.1、档案管理务必上升到知识资源管理

作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要:

解决目前企业档案管理存在的问题

往常档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代

档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大

量的专业人才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案

管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际

工作规律或者习惯，致使需要的人找不到，或者很难找到与工作实际

有关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理

确信是不一致的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对

的；信息时代的档案管理没有真正懂得网络化带来的革命。

通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的

的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。

真正发挥企业档案知识的作用

档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作

用：

(1)决策支持“宝典”，即成为企业领导或者管理高层进行决策

的最要紧根据与最有效方法；

(2)岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验,

方法的最要紧来源；

(3)新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最要紧参

考资料;

(4)企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权

的企业核心竞争知识；

(5)企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。

以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升

档案知识作用的初衷！

3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其进展战略

任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全

局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业

各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支

持作用。

支持企业人才战略

企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大进

展，这个进展中最重要的是人才与人才培养。快速地、高质量地培养

出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理务必

担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培

养方式、培养渠道支持的关键工作。

支持学习型企业组织建设

对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能

释放出广大员工的制造力，而要建设学习型组织，使用学习型组织管

理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团

体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或者推

动这个学习型组织目标的建设，最要紧的就是档案型知识资源的及时

支撑，由于这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共

同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工

工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。

支持企业跨地区指挥管理

今后，通常的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的

指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，

共享失败的教训，是提高管理效率与管理水平的重要措施。做到这一

点，最要紧的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。

达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容与过程，适时地把有

关经验知识资源配备在工作者的面前。

支持企业员工跨地区协同工作

除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、

又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对

此，知识资源管理要紧地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等

知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协

作空间，让大家在协作时，全面地熟悉与掌握有关知识与信息。

3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础

企业在未来开展全面的知识管理是必定的，而知识管理开始的前

提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理

启动的时间。

但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设与推动时应该协

调整体与局部的关系，因此要求：

知识资源管理要明确其地位与作用，要留有充分地接口

事实上，这从知谡资源管理要紧是显性知识管理的特点出发，就

能够明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基

础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其进展的深度

空间。

知识资源管理要成为企业知识管理的先导

先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资

源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能

否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个

作用。

3.4知识资源管理的具体目标具体

上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但毕竟该做什么？达

到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点

要求，分解列明为：

(1)档案管理知识资源化、信息化

这说明，把档案(包含数据型、信息型、知识型档案)按照前述知

识资源管理的要求进行资源化、信息化；

(2)知识资源及时支持领导决策

这说明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在

领导进行决策时很容易获取，很及时提供；

(3)知识资源及时支持员工学习

这说明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习

结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；

(4)知识资源及时支持员工工作

这说明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源

在工作的不一致环节、不一致程序上很容易获取，很及时提供。同时,

也让实际工作的成果与经验及时转换成知识资源；

(5)知识资源管理IT平台化

从上述目标也看到，知识资源管理务必依托TT网络，用平台来

实现，并把平台引进到领导决策、员工学习与员工工作中；

(6)知识资源管理的安全化

即确保知识资源是安全的。

(7)知识资源管理制度化

这说明，知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障，否

则就会流于形式，导致失败。

之三：企业档案知识管理的系统实现

到了知识经济时代，我们的思想正在得到熟悉放，那就是使档案管理

走向知识资源管理。确定了这个目标，我们就将用知识资源管理的思

想与方法指导规划企业档案知识资源管理的系统实施。本文从思想、

平台、组织、制度等四个方面阐述了企业档案知识管理系统实施过程,

同时还探讨了国内大中型企业系统实施过程中将存在的问题。

1、企业档案知识管理系统实现的思路要点

1.1实现档案管理知识资源化、信息化的思路

・把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在

系统中分类，供查询搜索；

•把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归

类、沉淀、共享应用；

•对将来的数据型档案，根据统计目标，设立统计数学模型，将其转

化成信息型文档，按信息管理方式分类存贮，搜索查询；

•对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信

息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀,

共享应用

•对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员

自动处理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识

资源管理实施“沉淀”“应用”与“创新”。

1.2知识资源及时支持领导决策的思路

•熟悉分析领导或者管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，

明确其决策的环节或者形式；

•按决策环节排列，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图：

・设计、设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或者根据决策环节

排列的知识资源分类文件类进行订阅；

•根据订阅要求，一方面设立委托流程，委托专业人员或者专家收集

知识或者信息资料•，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资

源库的知识与信息，即自动发送到需求它的领导人员邮箱中。

1.3知识资源及时支持员工学习的思路

•熟悉组织结构各岗位上的人员知识结构要求与培训进展计划；

・按组织架构与齿位，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地

图；

•根据岗位员工入职、晋级、达标等标准，配备有关学习知识（有些

是链接）的文件类到关联知识库中；

・关于知识资源库中没有的岗位学习知识，设立委托流程委托专业人

员或者专家收集知识并规范处理后沉淀在有关文件夹中；

•对岗位关联知识资源库的知识，为人力资源管理专门人员设计、设

立知识委托考核出题流程，以便委托建立岗位入职、晋职、达标等的

学习考试题目；

•设立员工自学考试功能模块，在学了有关岗位知识后，就能够自行

选择考试。

1.4知识资源及时支持员工工作的思路

・熟悉分析各项'也事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其

过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序；

・按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知

识资源子库及知识地图；

・设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或者根

据知识地图中的有关分类文件类进行知识订阅；

・根据订阅，一方面设立委托流程，委托专业人员或者专家收集知识

或者信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库

的知识与信息，即自动发送到需求它的工作人员邮箱中。

1.5知识资源管理IT平台化的思路

•用B/S结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台；

・应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库

系统、知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统；

•领导与员工通过应用功能前端平台访问与利用知识资源；

•资源库管理人员通过库管理系统规划建立库分类，知识地图，并制

定与设立访问权限；

•资源库管理人员、知识资源的专业委托人员与知识资源的委托专家

通过后台收集整理系统实时建设知识资源中的内容；

・考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，同时知识资

源很多来源于数据、信息型档案，故使用关系型数据库作为资源库；

・考虑到今后的进展，知识资源管理平台使用J2EE架构设计，具有

跨平台特性、很强的扩展性与功能模块的可重复利用。

1.6知识资源管理的安全化思路

・在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系

统服务器，各服务器之间设立VPN联接；

・在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限；

・对应用系统的登陆，设立密码检验；

•对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。

1.7知识资源管理制度化思路

・首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；

•用制度形式确定专业人员、专家、管理人员的职责与权益；

•建立员工参与学习与工作应用知识资源的激励措施；

•建立员工参与奉献知识的奖励措施；

•建立访问权限的审核制度。

2、知识资源管理应用系统IT平台结构方案

根据前述知识资源管理的思路，我们看到整个解决思路明确了

应用系统的结构，如图示:

领导员工

知识资源应用功能系统

决策工作知识员工角位学习知业事务工作知识

地图识地图地图知

识

库

资

管

决策工作关员工的位关业事务工作关源

理

联知识资源联知识资源联知识资源链库

员

链接库链接库接库管

理

系

知识、信息、数据资源库系统统

资源库委托收集、整理系统

正］［正

委托专业人员委托专家

（员工）

其中：知识资源应用功能系统的耍紧功能有：

・知识订阅：决策知识订阅，业事务工作知识订阅

■信息搜索

・知识地图：员工学习知识地图，业事务工作知识地图，决策支持知

识地图

・在线考试：卤位学习在线考试

・知识沉淀：工作成果报告、工作案例总结、工作收集资料

资源库委托收集、整理系统的要紧功能有:

•委托收集流程

•委托规范流程

•委托出题流程

知识资源库管理系统的要紧功能有:

•知识关联分类

•档案模板制定

•访问权限设置

•知识关联链接

3、知识资源管理的组织建设方案

按照知识资源管理系统平台运行的要求，以知识资源管理工作推

进与保障要求，其组织结构能够设计为：

其中:

知识资源管理部：负责知识资源库管理系统的日常保护与操作。

知识应用规划部：负责跟踪集团公司、组织结构、业务工作、事

务工作的变动，调查规划知识体系、知识地图结构，与知识资源内容

建设。

专业人员虚拟团队：是各部门、各专业的骨干人员，同意委托

后在网上对知识资源做收集、整理或者出题。

专家顾问虚拟团队：他们是公司聘请的内外专家，同意委托后在

网上对知识资源收集、整理等工作进行审查、推断。

4、知识资源管理的制度建设方案

按照知识资源管理系统推进与组织建设的要求，其保障制度体系

应包含：

专

员

工

知识资源可雌耀

工

作

家

学

应

、

习

用

系统中知识、信息、数据的格式规范专

激

知

业

励

识

人