学校采购管理制度

学校采购管理制度第一章总则第一条为进一步规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，促进学校党风廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》以及各级教育行政部门关于政府采购和内部控制的有关规定，结合本校实际，特制定本制度。第二条本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。其中，货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括咨询、勘察、设计、监理、维修、保险、培训、物业管理等。第三条学校采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正诚信、物有所值和廉洁高效的原则。所有采购活动必须严格遵守国家法律法规和学校财务管理规定，自觉接受纪检监察部门和社会各界的监督。第四条本制度适用于学校各部门、各年级组及各下属机构（以下统称“采购单位”）使用财政性资金、自筹资金及其他资金进行的采购活动。任何部门和个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。第五条学校建立健全采购管理组织架构和运行机制，实行“统一领导、归口管理、分级负责、管采分离”的管理体制。采购决策、执行和监督职能相互分离、相互制约。第二章组织机构与职责第六条学校成立采购工作领导小组，作为学校采购工作的决策和领导机构。领导小组由校长任组长，分管后勤、财务、教学的副校长任副组长，成员由总务处、财务处、教务处、纪检监察室及教师代表组成。其主要职责包括：（一）审定学校采购管理的规章制度和实施细则；（二）根据学校发展规划和年度预算，审定年度采购计划；（三）研究决定采购工作中的重大事项，包括重大采购项目的立项、采购方式变更、公开招标限额标准以上的项目采购结果审定等；（四）协调解决采购活动中出现的重大矛盾和问题；（五）对采购工作的合规性、效益性进行总体评价和监督。第七条总务处（或设立专门的采购管理中心）是学校采购工作的归口管理部门和执行机构，负责采购活动的日常组织与实施。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校采购管理制度；（二）汇总、编制学校年度采购计划，并负责组织实施；（三）审核采购单位提交的采购需求申请，包括采购预算、技术参数、商务要求等的合规性与完整性；（四）根据采购项目的性质和金额，依法依规确定具体的采购方式；（五）组织采购文件的编制、信息发布、开标评标、合同签订等具体工作；（六）负责采购合同的备案与管理，协调合同的履行；（七）组织采购项目的验收工作；（八）负责采购档案的收集、整理、归档；（九）协助财务部门办理采购资金的支付与结算。第八条财务处是采购资金管理的职能部门，其主要职责包括：（一）负责采购项目的预算审核与资金安排；（二）审核采购合同中关于资金支付条款的合规性；（三）按照采购合同和验收报告，办理资金支付手续；（四）负责采购资金的核算与管理，确保资金安全。第九条采购单位（即使用部门）是采购需求提出和履约验收的责任主体，其主要职责包括：（一）根据工作需要和年度预算，科学、合理地编制采购需求计划；（二）提供详细、准确、合规的采购技术参数和商务要求，并对提供材料的真实性负责；（三）参与采购文件的论证，以及评审过程中的技术澄清工作；（四）指派代表参与采购项目的评审和验收工作；（五）负责采购合同的具体履行，及时反馈履约过程中出现的问题。第十条纪检监察室是采购工作的监督机构，其主要职责包括：（一）对采购活动的全过程进行监督，重点监督采购方式确定、招标文件编制、开标评标、合同签订与履行等关键环节；（二）受理采购活动中的投诉和举报，查处采购过程中的违纪违规行为；（三）对采购管理人员和相关责任人进行廉政教育和纪律约束。第三章采购预算与计划管理第十一条学校采购实行严格的预算管理。所有采购项目必须先落实资金来源，列入年度部门预算或经批准的追加预算，严禁无预算采购或超预算采购。第十二条各采购单位应在每年编制下年度财务预算时，同步编制本部门的年度采购需求计划。采购需求计划应包括项目名称、采购标的、数量、单价、预算金额、技术规格、交付时间、资金来源等内容。第十三条总务处对各采购单位上报的年度采购需求计划进行汇总、分类和初审，报财务处审核资金安排情况，最终由学校采购工作领导小组审议批准后形成学校年度采购总计划。第十四条年度采购计划一经批准，原则上不得随意变更。因教学任务调整或不可抗力因素确需变更的，采购单位必须提交书面变更申请，详细说明变更理由、变更内容及预算调整方案，按原审批程序报批。第十五条对于未纳入年度采购计划的临时急需采购项目，且金额在规定限额以上的，必须经校长办公会或采购工作领导小组专题审批同意后，方可启动采购程序。紧急采购项目应简化流程，但必须保留完整的审批记录和事后备案手续。第十六条采购预算的编制应当遵循科学性、合理性和经济性原则。对于大型仪器设备、基建工程等，在编制预算前应进行充分的市场调研和可行性论证，必要时可聘请专家进行评估，确保预算编制的准确无误。第四章采购方式与适用范围第十七条学校采购方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购以及学校自行组织的零星采购。具体采购方式的确定，应当根据采购项目的性质、特点、金额大小以及市场供给情况，严格按照法律法规和本制度规定的标准执行。第十八条公开招标。公开招标是学校采购的主要方式。达到当地政府采购主管部门或教育行政部门规定的公开招标数额标准（货物和服务类项目单笔采购预算金额达到XXX万元以上，工程类项目达到XXX万元以上）的采购项目，必须采用公开招标方式。第十九条邀请招标。符合下列情形之一的货物或服务项目，可以采用邀请招标方式：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。第二十条竞争性谈判。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应当成立谈判小组，与不少于三家供应商分别进行谈判。第二十一条竞争性磋商。对于政府购买服务项目、技术复杂或者性质特殊的项目，以及评审过程中需要细化方案或进行二次报价的项目，适宜采用竞争性磋商方式。该方式强调通过磋商明确需求细节，综合评分确定成交供应商。第二十二条询价。采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价小组应当向三家以上符合资格条件的供应商发出询价单，要求供应商一次报出不得更改的价格。第二十三条单一来源采购。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式时，必须在采购活动开始前，在省级以上财政部门指定的媒体上进行公示，公示期不得少于5个工作日，且无异议后方可组织实施。第二十四条零星采购。对于未达到公开招标数额标准且未达到当地政府采购限额标准（如货物类项目XXX元以下）的零星办公用品、耗材、维修材料等，经批准后，学校可按照“比质比价、方便快捷”的原则自行组织采购。对于网上商城有售的通用货物，原则上应通过网上商城采购。为便于操作，现将采购限额与方式选择对应如下表：采购预算金额（人民币）货物与服务类项目工程类项目审批与执行要求50万元（含）以上公开招标公开招标需报政府采购监管部门审批，委托代理机构操作。20万元（含）-50万元竞争性谈判/磋商/邀请招标竞争性谈判/邀请招标需经采购领导小组批准，可委托代理机构或自行组织。5万元（含）-20万元询价/竞争性谈判竞争性谈判/询价总务处牵头，财务、使用部门参与，校内比价。5万元以下自行采购/网上商城自行采购使用部门申请，总务处审核，比价购买。注：具体金额thresholds需根据当地当年政府采购目录及限额标准进行调整。注：具体金额thresholds需根据当地当年政府采购目录及限额标准进行调整。第五章采购实施流程第二十五条采购需求提出与审核。采购单位根据批准的采购计划，填写《采购项目申报表》，详细填写采购项目的技术参数、性能要求、商务条款（如交货期、付款方式、售后服务等）及预算金额。技术参数的设定应具有通用性，不得指定特定品牌、型号，不得含有排他性或歧视性条款。总务处对需求进行合规性审核，财务处对预算进行审核。第二十六条采购文件编制。根据确定的采购方式，由总务处或委托采购代理机构编制采购文件。采购文件包括招标公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应当完整反映采购需求，包含评标标准、合同主要条款以及供应商应当具备的资格条件。对于技术复杂、金额较大的项目，应组织专家对采购文件进行论证。第二十七条采购信息公告。除涉密采购项目外，采购信息（包括采购公告、中标公告等）必须在省级以上财政部门指定的媒体或学校校园网公告栏上进行公开发布，公告时间必须符合法定要求，确保信息发布的及时性、准确性和广泛性。第二十八条评审委员会（小组）组建。评审委员会由采购单位代表和技术、经济等方面的专家组成。其中技术、经济方面的专家人数不得少于成员总数的三分之二。专家成员应从相关专家库中随机抽取。对于学校自行组织的小额采购，评审小组可由总务处、财务处、纪检监察室及采购单位的代表组成，人数应为三人以上的单数。第二十九条开标、评标与定标。采购活动按照法定程序组织开标。评审委员会按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标文件进行评审和比较，出具评审报告。根据评审报告推荐的中标（成交）候选人名单，由采购工作领导小组或其授权的采购管理部门确定中标（成交）供应商。第三十条中标（成交）通知书。确定中标（成交）供应商后，应向中标人发出中标（成交）通知书，并将结果通知所有未中标（成交）的供应商。第三十一条询问、质疑与投诉。供应商对采购活动事项有疑问的，可以向采购组织单位提出询问；认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在规定时间内提出质疑。总务处应在规定时间内作出答复。供应商对答复不满意或未在规定时间内作出答复的，可以向同级政府采购监督管理部门投诉。第六章合同管理与履行第三十二条采购合同签订。学校或委托的采购代理机构应当在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项和中标（成交）供应商投标文件的承诺，与中标（成交）供应商签订书面合同。所签订的合同不得对采购文件确定的事项作实质性修改。采购合同副本应当报财务处和纪检监察室备案。第三十三条合同条款应当明确约定采购标的、规格型号、数量、质量标准、价款、履行期限、交付方式、验收标准、付款方式、违约责任、解决争议的方法等关键条款。对于涉及知识产权、保密要求的，应在合同中明确约定。第三十四条合同履行与变更。采购单位和中标（成交）供应商应当按照采购合同约定全面履行义务。在合同履行过程中，如需追加与合同标的相同的货物、工程或服务，且追加金额不超过原合同金额10%的，经批准后可以签订补充合同，但原合同总金额不得超过年度预算指标。第三十五条合同履约管理。总务处负责对合同履行情况进行跟踪管理。采购单位应密切关注供应商的履约情况，发现供应商有违约行为（如延迟交货、质量不达标、服务不到位等），应立即书面通知总务处，并由总务处依据合同条款追究其违约责任，情节严重的应暂停其参与学校采购活动的资格。第三十六条采购资金支付。供应商完成合同约定任务并提交验收申请及相关证明材料后，经采购单位确认和总务处审核，由财务处按照合同约定的付款方式和流程办理资金支付。支付资金时，必须具备合法的发票、完善的验收手续、合同副本等凭证。对于预留质量保证金的，应在质保期满且无质量问题后方可支付。第七章验收管理第三十七条采购项目验收是保证采购质量的关键环节。验收工作由采购单位牵头组织，总务处、财务处、纪检监察室及相关技术专家参与。对于大型、复杂或技术要求极高的项目，应邀请国家认可的质量检测机构或第三方专业机构参与验收。第三十八条验收依据。验收应当以采购合同、采购文件、中标（成交）供应商的投标文件及国家相关质量标准为依据。第三十九条验收程序。（一）供应商完成合同义务后，向采购单位提交验收申请及相关资料（如产品合格证、检测报告、说明书等）。（二）采购单位在收到验收申请后，应在5个工作日内组织验收小组制定验收方案。（三）验收小组根据验收方案对采购标的的数量、质量、功能、技术指标等进行现场检验和测试。（四）验收结束后，验收小组出具《采购验收报告》。验收报告应当明确验收结论（合格或不合格），并由所有验收人员签字确认。第四十条验收结果处理。（一）验收合格的，采购单位应在验收报告上签署意见，并按程序办理入库登记和资金支付手续。（二）验收不合格的，采购单位应在验收报告中注明不合格的具体事项及整改要求，责令供应商限期整改。整改后，供应商可再次申请验收。再次验收仍不合格的，按照合同约定终止合同，退货退款，并追究供应商的违约责任。（三）对于涉及生命财产安全、核心教学设备的重大项目，如验收不合格，严禁投入使用。第四十一条资产登记。对于采购的固定资产（如设备、家具、建筑物等），在验收合格后，采购单位必须及时到学校资产管理部门办理固定资产登记入库手续，建立固定资产卡片，纳入学校资产管理系统统一管理，做到账实相符。第八章档案管理第四十二条学校采购实行档案管理制度。每一项采购活动完成后，总务处负责将采购全过程的真实记录进行收集、整理和归档，做到一项一档。第四十三条采购档案应当包括以下内容：（一）采购项目立项审批文件、预算批复文件；（二）采购需求申报表、技术参数确认书；（三）采购文件（包括招标文件、谈判文件、询价通知书等）及澄清修改文件；（四）采购信息公告记录（网页截图或媒体复印件）；（五）供应商投标文件、响应文件；（六）评审委员会记录、评审报告；（七）中标（成交）通知书；（八）采购合同文本及补充协议；（九）验收报告；（十）质疑、投诉处理文件；（十一）资金支付凭证；（十二）其他需要保存的文件资料。第四十四条采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。对于未中标供应商的投标文件，可保存期限适当缩短，但不得少于相关法律法规规定的最低期限。档案管理应建立查阅、借阅登记制度，严禁涂改、伪造、损毁档案。第九章监督检查与责任追究第四十五条学校采购工作领导小组定期组织对全校采购管理制度的执行情况进行检查，重点检查采购预算执行情况、采购方式合规性、采购程序规范性、资金支付效益性以及档案完整性。第四十六条纪检监察室对采购活动实施全过程监督。监督内容包括但不限于：（一）是否按规定程序和方式进行采购；（二）采购文件是否存在排他性、歧