公司印章管理使用内部控制规范

公司印章管理使用内部控制规范一、总则（一）目的规范。为加强公司印章管理，防范印章使用风险，确保印章使用合法合规，特制定本规范。公司印章是公司行使职权、开展业务的重要凭证，规范印章管理使用，对于维护公司利益、保障公司运营安全具有重要意义。本规范旨在明确印章管理的职责、权限、流程和监督机制，实现印章管理的制度化、规范化和精细化。（二）适用范围。本规范适用于公司所有印章的制作、保管、使用、登记、备案、销毁等全过程管理。公司各部门、各子公司及全体员工均应遵守本规范。公司印章包括但不限于公章、财务章、合同章、法人章、发票章、保密章等各类印章。各类印章的使用和管理应遵循本规范的相关规定。（三）基本原则。公司印章管理使用应遵循以下基本原则：1.依法合规原则。印章使用必须符合国家法律法规、公司章程及本规范的相关规定，确保印章使用的合法性。2.严格管理原则。印章管理应实行分级负责、专人保管、严格审批、登记备案制度，确保印章安全。3.便捷高效原则。在确保安全的前提下，优化印章使用流程，提高工作效率，为公司业务开展提供有力保障。4.责任明确原则。明确印章管理各环节的责任主体和责任内容，确保责任落实到位。二、组织架构与职责（一）印章管理部门。公司设立专门的印章管理部门或指定部门负责印章管理工作，具体职责如下：1.负责公司印章的统一管理、制作、保管、使用、登记、备案、销毁等工作。2.制定和完善公司印章管理制度，监督制度的执行情况。3.组织开展印章安全检查，及时发现和消除印章管理风险。4.处理印章使用过程中的争议和问题，提出处理意见。5.建立印章管理档案，妥善保管印章相关资料。（二）印章保管人员。公司各印章应指定专人保管，印章保管人员职责如下：1.负责指定印章的日常保管工作，确保印章安全。2.严格执行印章使用审批流程，不得擅自使用印章。3.妥善保管印章，防止印章遗失、被盗或损坏。4.定期向印章管理部门报告印章使用情况。5.发生印章遗失、被盗或损坏等情况，应立即向印章管理部门报告并采取补救措施。（三）印章使用审批人员。公司各部门、各子公司使用印章应按照规定程序报批，审批人员职责如下：1.负责审核印章使用申请，确保申请符合公司规定。2.签署审批意见，明确印章使用范围和用途。3.监督印章使用过程，确保印章使用合法合规。4.定期向印章管理部门报告印章使用情况。（四）其他相关部门。公司其他相关部门在印章管理中应履行以下职责：1.人力资源部门负责印章保管人员的选拔、培训和考核。2.财务部门负责财务章、发票章等印章的管理和使用监督。3.法律事务部门负责印章使用合法合规性审查。4.监察审计部门负责印章管理工作的监督和检查。三、印章的制作与保管（一）印章的制作。公司印章的制作应遵循以下规定：1.印章制作必须由具备相应资质的机构承担，确保印章质量。2.印章制作前应提交制作申请，经印章管理部门审核批准后方可制作。3.印章制作应符合国家相关规定，印章规格、材质、刻制内容等应符合实际使用需求。4.印章制作完成后，应进行验收，验收合格后方可投入使用。5.印章制作费用应纳入公司预算管理，由财务部门负责支付。（二）印章的保管。公司印章的保管应遵循以下规定：1.公司公章、财务章等重要印章应由公司指定部门或专人集中保管，不得分散保管。2.印章保管应设置专用保管场所，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘等安全措施。3.印章保管人员应配备必要的办公用品和安全防护用品，确保印章保管安全。4.印章保管人员应定期检查印章状况，发现印章损坏、模糊等情况应及时报告并采取补救措施。5.印章保管人员应妥善保管印章使用登记簿，详细记录印章使用情况。四、印章的使用与管理（一）印章使用申请。公司各部门、各子公司使用印章应按照以下程序申请：1.使用印章前应填写印章使用申请表，详细说明印章使用事由、用途、时间、地点等信息。2.印章使用申请表应经部门负责人签字审批，重大事项应报公司领导审批。3.印章使用申请表应提交印章管理部门审核，审核通过后方可使用印章。（二）印章使用审批。印章使用审批应遵循以下规定：1.一般事项使用印章，由部门负责人审批即可。2.重大事项使用印章，由部门负责人审批后报公司分管领导审批。3.涉及公司重大决策、重要合同、重大投资等事项使用印章，应由公司领导班子集体研究决定。4.印章使用审批应遵循“谁审批、谁负责”的原则，审批人员应认真审核申请内容，确保印章使用合法合规。5.印章使用审批过程应记录在案，作为后续监督和检查的依据。（三）印章使用登记。印章使用登记应遵循以下规定：1.印章使用后应立即在印章使用登记簿上登记，详细记录使用时间、地点、事由、经手人、审批人等信息。2.印章使用登记簿应妥善保管，不得涂改、伪造或遗失。3.印章管理部门应定期检查印章使用登记簿，确保登记内容完整、准确。4.印章使用登记簿应作为公司印章管理的重要档案，妥善保管备查。（四）印章使用监督。印章使用监督应遵循以下规定：1.印章管理部门应定期对印章使用情况进行检查，发现问题及时纠正。2.监察审计部门应定期对印章管理工作进行审计，确保印章使用合法合规。3.公司各部门、各子公司应积极配合印章管理部门和监察审计部门的监督检查工作。4.对印章使用过程中的违规行为，应严肃处理，追究相关责任人的责任。五、印章的变更与销毁（一）印章的变更。公司印章发生变更应遵循以下规定：1.印章名称、规格、材质等发生变更，应提交变更申请，经公司领导批准后方可变更。2.印章变更应重新制作，原印章应予以销毁。3.印章变更过程应详细记录，并纳入公司印章管理档案。（二）印章的销毁。公司印章销毁应遵循以下规定：1.印章因损坏、遗失、被盗等原因无法使用，应提交销毁申请，经公司领导批准后方可销毁。2.印章销毁应由印章保管人员亲自实施，确保印章彻底销毁。3.印章销毁过程应详细记录，并纳入公司印章管理档案。4.印章销毁后，应向印章管理部门报告销毁情况，并提交销毁证明。六、附则（一）本规范由公司印章管理部门负责解释。（二）本规范自发布之日起施行，