档案管理制度

档案管理管控规章制度

一、总则

（一）为加强兖州丰业机械有限公司档案工作的管理管控，有效保管和利用档案，使之

为公司各项工作服务，同时也为公司的发展提供决策依据。根据《中华人民共和国档案法》

（以下.简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关档案工作规定制定本办

法。

（二）档案是指各部门机构在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、

声像、电子数据等不同形式的历史记录。是公司各项工仕活动的真实记录和原始凭证，是工

作查考、决策研究、保障权益、编史修志的重要依据•，也是公司的无形资产。

（三）公司的各部门机构的每一企业员工都有保护档案的义务，依照《中华人民共和国

档案法》维护档案的完整与安全。

（四）档案工作，由公司综合管理管控部进行统i归口管理管控，各部门机构永久、长

期保存的档案，严禁任何档案材料分散保存或在个人手口，同时业务上接受集团总部和地方

档案行政管理管控部门机构的依法监督、管理管控、指导，各级职能部门机构是档案收集、

整理、移交的责任部门机构。

（五）加强档案工作的领导人，应将档案工作列入发展计划J,建立健全档案工作机构，

加强档案相关人员的配备、统筹安排发展档案事业所需口勺经费，确保档案工作顺利开展。

（六）档案管理管控部门机构要加强档案管理管控信息化建设，增强对档案数字化处理

的手段，逐步建立档案信息网络，实现集团各系统档案信息整合，资源共享和统一利用。

二、档案工作机构及职责

（一）应建立档案工作领导人机构、综合档案室、档案工作网络，配备热爱吉利、具有

综合能力、较好业务素质,掌握现代化技术、能胜任档案工作的专职或兼职档案工作杵关人

员。

（二）档案工作机构：

1、档案工作机构分二个层次：

（1）公司档案工作领导人小组、档案鉴定小组、综合档案室、档案工作网络。

（2）各部门机构（分厂）兼职档案相关人员网络。

2、相关人员的组成：

（1）档案工作领导人小组：由总经理任组长，具体管理管控档案室的领导人任副组长,

各部门机构相关相关项目人任组员。

（2）档案鉴定小组：由档案工作领导人小组成员和档案室专职档案相关人员，以及相

关专业工程师、高级职称专业相关人员组成。

（3）兼职档案相关人员：各部门机构均应确定一位文职相关人员担任管理管控本部门

机构文件、档案的兼职档案员。

（4）档案工作网络：公司档案工作网络由其相应的专兼职档案相关人员组成。

（三）档案工作基本职责：

1、档案工作领导人小组职责

（1）档案工作领导人小组主管全公司档案工作，对档案工作实行统筹规划，建设与健

全档案管理管控机构，相关相关项H档案工作的决策和枪查，组织协调、重大档案工作活动

决策、档案移交、销毁的审批。

（2）宣传贯彻党和国家档案工作的方针、政策，加强档案工作的领导人，根据集团经

营方针与规划制订公司档案工作发展规划、档案工作计划。

（3）遵循《中华人民共和国档案法》，依法治档，对档案工作实施统一领导人、分级管

理管控。

（4）设立档案工作专项经费，并在人、财、物上给予保证。

（5）将档案工作列入公司发展规划、年工作计划及年度考核和各级领导人工作职责中。

（6）将档案工作规章制度列入公司工作规章制度中，将档案工作标准列入公司的标准

化建设中，将《档案法》宣传列入公司的法制宣传中。

（7）定期组织公司档案工作会议。

（8）将《档案法》列入法治教育中。

2、档案工作分管领导人职责

（1）相关相关项目对本单位档案工作的领导人，监督档案工作机构切实履行立卷的职

贝。

（2）将档案工作列入发展规划和计划管理管控，冽入议事日程。

（3）听取档案部门机构的工作汇报，支持档案相关人员执行档案管理管控规章制度，

履行岗位职责。

（4）定期组织召开档案工作会议，

（5）适应现代化管理管控需要，为单位档案工作的开展提供必要人力、物力、财力的

保证。

3、档案鉴定小组职责

（1）参加文件从形成、分类至保管期限至销毁的全过程的系统鉴定。

（2）避免文件形成的不规范和任意地销毁文件。

（3）俏毁前应办的审批手续、鉴定、销毁的必需履行的监销程序等。

4、综合档案室职责

隶属于公司综合管理管控部的机构，是公司档案集中统一管理管控的职能部门机构。

（1）主要职能是相关相关项目统筹、协调、组织、管理管控本公司的档案工作，执行

公司下达的档案工作任务，各项档案工作规章规章制度及档案工作标准、规范。

（2）相关相关项目收集归档、保管本单位形成的各门类档案：并对所属机构的档案工

作实行监督指导。

（3）为本单位各项工作和生产、科研服务。

5、专职档案企业员工作职责

（1）热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率和工作质量，认真贯彻执行《中

华人民共和国档案法》，为单位的两个文明建设服务。

（2）加强与各职能部门机构的联系，指导、协助做好需归档文件材料的收集整理工作，

保证文件材料完整及时归档。

（3）积极开展档案利用工作，热情接待查阅者，为查阅者提供方便，为本单位各项工

作和领导人服务。努力做到提供档案迅速、准确、及时，并且做好档案利用统计和利用效果

反馈记录。

（4）严格执行保密规章制度，严防档案失密、泄密。

（5）切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防有害气体的“六防”工作，

做到档案无霉变、无差错、

（6）定期开展档案协作网络活动，组织兼职档案相关人员业务学习、交流，不断提高

档案业务水平，推行档案工作标准化、规范化、现代化。

（7）定期或根据中心工作及领导人需求编纂常用的编研材料、专题编研材料。

（8）自觉接受上级档案部门机构的业务指导。

（9）完成领导人交办的其他事项。

6、兼职档案企业员工作职责

（1）认真学习党和国家档案工作的档案法规、方针、政策以及档案管理管控知识，不

断提高档案管理管控业务水平。

（2）熟悉本部门机构工作职能，切实抓好本部门机构应立卷归档的文件材料工作。按

规定相关相关项目做好文件材料形成、收集、积累和管理管控工作。

（3）做好部门机构文件材料的预立卷工作，按归档规章制度规定向综合档案室移交档

案。接受综合档案室业务指导，确保案卷符合归档要求。

（4）执行档案管理管控的四参加规章制度，参加相应会议、活动，本合同支付资金服

务应归档的文件材料，及时交综合档案室建卡、编号、登记、归档。

7、档案工作相关人员要忠于职守，认真执行档案管理管控规章制度，刻苦钻研业务，

严格遵守保密规章制度，维护档案的完整与安全。

三、材料的形成与归档

（一）执行《中华人民共和国档案法》第十二条规定”应当立卷归档的材料由单位的文

书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交本单位档案工作相关人员集中管理管

控；任何人都不得据为已有或者拒绝归档”。

（-）文件材料的归档要求，归档的文件应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应

能耐久保存，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

（三）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门机构的档案网络

相关人员和部门机构相关相关项目人积累、整理后向综合档案室统一归档。

（四）公司必须编制各种文件材料的归档范围，主要有下列归档范围：1、行政管理管

控与事务管理管控中形成的档案；2、党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3、

经营管理管控档案；4、生产技术管理管控档案；5、供应商档案；6、质保档案；7、合同协

议、协议档案；8、广告档案；9、设备档案；10、科研档案：11、基建档案；12、专业技术

业务档案；13、人事档案；14、会计档案；15、特种载体档案：包括有照片档案、实物档案、

电子档案、录音档案、录像档案。

（五）各类材料的归档规定时间按下列规定执行：

1、行政事务管理管控、各专业委员会、党、工、妇、团及各项管理管控工作中形成的

文件材料，在次年3月份前，由各职能部门机构（分厂）组成保管单位，向综合档案室归档;

2、质量本合同支付资金服务试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术

相关项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由相关项目相

关相关项目人审定后，向综合档案室归档。相关项目跨越规定时间过长的，可分阶段归档；

3、合同协议、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；

4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门机构15天内整理完毕归档；

5、会计档案材料：当年的会计档案，由财务中心俣存到第二年年末，隔年再由财务中

心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室；

6、统计档案材料：由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案：

7、声像档案：在各项活动后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档；

8、实物档案：由各形成的职能部门机构（分厂）随时归档；

9、电子文件即时归档。

（六）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门机构职责范围和各项

管理管控工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等冬项活动的工作计戈h

（七）质量本合同支付资金服务的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工本合同支付

资金服务，必须有该单位综合档案室或档案工作网络相关人员参加，并将文件材料收集归档。

文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或本合同支付资金服务，相关的费用不予

支付。

（八）质量本合同支付资金服务和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、

准确、系统，要作为一项考核内容。档案机构未能签署归档意见的，不得申报成果，枉关费

用不予支付。

（九）购置重要设备仪器和引进相关项目的文件材料，有关专业部门机构应会同综合档

案室检查本合同支付资金服务，并及时归档，否则相关究用不予支付。

（十）大修相关项目、技改相关项目完工后，必须由综合档案室本合同支付资金服务材

料的完整情况，不符合档案要求不予本相关项目联系相关公司正式正式生效方法，相关项目

不算完成，相关费用不予支付.

（十一）企业员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料

要及时归档，否则不予报销相关的费用。

（十二）综合档案室对各业务部门机构文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行

指导、监督、检查。

（十三）凡公司企业员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档

案的归还手续，否则不能予以结算工资。

四、档案的管理管控

（-）综合档案室对接收的各类档案，应按照各门类档案管理管控规章制度规定和业务

标准、技术规范进行鉴定、分类和必要的加工整理、编目、排列编号。

为便于公司档案目录的集中统一管理管控，以及将为对公司的永久、长期档案实体的集

中统一保管，实行全宗管理管控，集团给予公司设置全宗号。同一个全宗的档案不能分散，

不同全宗的档案不能混杂，全宗号设置原则为：占利集团的英文名称“GEELY”中的第■

个英文字母“G”+序号，如：集团总部全宗号可设为G01,浙江金刚汽车有限公司全宗号

可设为GI4,浙江福林国海汽车零部件有限公司全宗号分配为G16,全宗号的给出以集团统

一文件形式予以确认。

（二）遵循文件材料的形成规律和便于保管、提供利用的原则，公司档案分类和编号的

原则为：

一一行政管理管控、生产技术管理管控、经营管理管控类：按年度一保管期限分类编号。

一一会计档案类：按年度一保管期限结合形式（报表、帐册、凭证、其他）分类编号。

——质量本合同支付资金服务档案类：按质量本合同支付资金服务（工艺）型号分类编

号。

——科研档案类：按课题分类编号。

——基本建设类：按工程相关项目分类编号。

一一设备（仪器）类：按设备功能（型号）类别分类编号。

一一特种载体档案类：按类别流水编号。

全部档案要编制总目录和分目录，其中文书档案编归档文件目录，各类档案建立计算机

检索系统。

（三）档案现代化管理管控是企业现代化管理管控的重要组成部分，要纳入企业现代化

管理管控的整体规划。综合档案室应采用先进管理管控手段进行档案的管理管控。在采用计

算机管理管控档案时，并接受执行总部统一的技术标准，使用统一的应用软件，不断提高档

案的现代化管理管控水平和服务质量。要广泛应用现代管理管控方法管理管控档案，要积极

应用吉利控股集团档案管理管控系统为主的现代化管理管控手段管理管控档案，提高档案工

作质量与工作效率。

（四）档案管理管控部门机构要做好档案统计工作，对档案基本情况要定期统计，统计

内容主要有档案管理管控基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计。准确

填写和上报档案基本情况统计年报。档案管理管控相关人员在平时工作中要注意统计数据的

积累，统计数据以原始记录为依据，做到口清月结。

（五）档案信息开发利用

1、档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理管控，提高质量本合同支付资金

服务质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面；

2、编制并交流档案目录；

3、对部分保密等级不高的档案资料实行开架阅览；

4、各类档案检索工具要齐全、完整，便于利用；

5、开展编研工作，搞好各类档案分析工作，把档案的编研材料代替原件，以提供利用；

6、档案开发利用，必须严格执行保密规章制度；

7、享有专利权的档案需依据专利法有关规定进行开发利用；

8、对划分为密级的档案按档案保密和借阅规章制度办理，防止失、泄密事件发生，对

造成失密，泄密事件的责任者，要视情节轻重严肃处理；

9、对划分密级档案要定期进行审查，适时调整密级，以扩大档案的利用交流范围，使

档案更好地各项工作服务；

10、对档案提供利用有突出成绩的档案相关人员，要予以适当奖励。

（六）成立鉴定小组，由公司领导人、部门机构相关相关项目人、专业技术相关人员和

档案工作相关人员组成，用关相关项目对公司档案的鉴定，相关相关项目监销，在销毁清册

上本相关项目联系相关公司正式正式生效方法。

（七）应加强对各种档案的保管工作，其保管设施必须符合以下规定：

1、保管各门类档案要有专用库房和柜架。要按国家有关技术规范将档案库房建设列入

基建计划；档案库房要有5年到10年的室藏余量，并具备良好的卫生环境和防光、防潮、

防尘、防火、防资、防有害生物和防污染等必要设施。应根据档案的不同等级，采取有效措

施，加以保护和管理管控，

2、档案工作用房应做到库房、办公室、阅览室三分开，或库房与办公室阅览两分开。

3、配备必要的管理管控设备，存放各类档案必须有专柜上架保管，排列方法要科学，

便于查找。

（A）综合档案室每年年终进行一次库藏档案的清查核对工作，做到帐物相符，对破损

或载体变质的档案，要及时补修与复制。库藏档案因移交、作废、遗失等需要注销卡片，要

查明原因，保存依据。

五、奖励与处罚

（-）各类档案受《口华人民共和国档案法》的保护。各部门机构（分厂）的每一位企

业员工都有保护档案完整与安全的义务，任何个人不得侵占、转让、损毁。

（-）根据《中华人艮共和国档案法实施办法》的有关规定，结合公司的实际情况，对

有下列情形之一，由公司给予表彰和奖励：

1、对档案的收集、整理、提供利用做山显著成绩的；

2、对档案的保护和现代化管理管控做出显著成绩的；

3、对档案管理管控技术方法和理论积极研究探索，并做出重要贡献的；

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给公司（集团）的；

5、同违反档案法和公司档案管理管控规章制度的行•为作斗争表现突出的。

（三）根据《中华人艮共和国档案法实施办法》的有关规定，对下列行为之一者，且情

节严重的，对主管相关人员或其他直接货任相关人员给予处理：

1、务活动中形成的应当归档的文件、资料、物件据为己有、拒绝交档案部门机构归档

的；

2、不按照本办法和上级的规定和要求向上级公司移交档案的；

3、反国家和公司有关规定，涂改、伪造档案和造成档案丢失、损毁的；

4、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的：

5、档案工作相关人员，对档案工作负有领导人责任的相关人员玩忽职守，造成档案损

失的。

六、档案相关人员四参加规章制度

（一）档案相关人员参加召开的各种重要会议，收集会议文件材料；

（二）档案相关人员参加工程相关项目竣工本合同支付资金服务、质量本合同支付资金

服务和科研鉴定本合同支付资金服务会议，收集本合同支付资金服务档案材料；

（三）档案相关人员参加设备、仪器开箱本合同支付资金服务工作，以便及时收集随机

文件，并作好本合同支付资金服务记录与拍照记录；

（四）档案相关人员参加合同协议、协议签定内容的审核。

七、档案工作六纳入规章制度

（一）档案工作纳入公司发展规划；

（二）档案工作纳入工作计划；

（三）档案工作纳入标准化建设；

（四）档案工作纳入相关流程再造；

（五）档案工作纳入相关人员管理管控；

（六）档案工作纳入激励机制。

八、档案前期控制规章制度

（■）签订合同协议也议应将文件材料归档要求纳入其中，作为履行合同协议、违约责

任的条件；

（二）制订工作计划、岗位责任应将文件材料归档内容纳入其中，作为一个组成部分；

（三）重大活动应将文件材料收集纳入其中，参与重大活动的拍照、录像；

（四）外出重要活动文件材料实行跟踪记录收集：

（五）各类文件统一编号，从而形成跟踪记录直至归档。

九、档案预整理规章制度

（一）相关相关项目催、收部门机构已形成的文件和材料，保证立卷归档材料的齐全完

整。

（二）各部门机构（分厂）兼职档案员将每年形成的文件材料按形成规律和有机联系排

列、组合，在系统内著录文件标题及其他特征，形成文件目录。

（三）按每年归档规定时间要求，将目录及文件实体与综合档案部门机构办理移交手续。

十、档案归档规章制度

（-）执行《中华人民共和国档案法》笫十二条规定”应当立卷归档的材料由单位的文

书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交综合档案室集中管理管控；任何人都

不得据为己有或者拒绝归档。

（二）归档范围：凡自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，都

属归档范围。

各种文件材料主要有下列归档范围：1）行政管理管控与事务管理管控中形成的档案;2）、

党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3）、经营管理管控档案；4）、生产技术

管理管控档案：5）、供应商档案；6）、质保档案；7）、合同协议、协议档案：8）、广告档案:

9）、设备档案；10）、科研档案；11）、基建档案；12）、专业技术业务档案；13）、人事档

案；14）、会计档案：15）、特种载体档案：包括有照片档案、实物档案、电子档案、录音档

案、录像档案；16）、旅游档案。

（三）各类材料的归档规定时间按下列规定执行：

1、行政管理管控、各专业委员会.党、工、妇、团及各项管理管控工作中形成的文件

材料，在次年3月份前，由各职能部门机构组成保管单位，向综合档案室归档；

2、质量本合同支付资金服务试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术

相关项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由相关项目相

关相关项目人审定后，向淙合档案室归档。相关项目跨越规定时间过长的，可分阶段归档。

3、合同协议、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；

4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门机构15天内整理完毕归档；

5、会计档案材料：当年的会计档案，由财务中心俣存到第二年年末，隔年再由财务中

心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室。

6、统计档案材料：由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案。

7、声像档案：在各项活动结束后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档。

8、实物档案：由各形成的职能部门机构随时归档。

9、电子文件即时归档。

（四）文件材料的归档要求：

1、归档的文件应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，归档的电子

文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

2、归档的文件材料必须保持成套性完整性。

3、归档的文件材料必须准确地反映本企业各项活动的真实内容和历史过程。

4、归档的文件必须保持有机联系，符合其形成规律。

5、归档的文件材料必须符合文件规范格式，禁用铅笔、圆珠笔书写。

5、归档的文件材料构成必须是原件。

6、归档的底图必须符合国家制图规章制度。归档底图的各标题栏，必须填写清楚，签

署完整，注明图号页次。

7、文件材料的归档范围按《浙江金刚汽车有限公司归档范围及保管期限表（征求意见

稿）》执行。

8、磁光介质必须有贮存内容的目录、应用的软件与操作平台，永久、长期的电子文件

必须同时保存纸质的文件归档：录音、录像带刻录光盘保存。

（五）归档份数

】、各类文件材料一般归档一式一份。

2、重要文件材料归档一式二份。

3、公司综合档案室需向集团档案室移交档案目录一式两份。留存备杳一份，移交集团

档案室一份。

4、凡纸质档案原件归档，另可复制一套备查，凡磁光介质贮存的档案一式三套，一套

封存保管、一套异地保管，一套提供利用。

（六）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门机构（分厂）的

档案网络相关人员和部门机构相关相关项目人积累、整理后向综合档案室统一归档，综合档

案室接收档案必须认真本合同支付资金服务，办理好移交手续。

（七）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门机构职责范围和各项

管理管控工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。

（八）质量本合同支付资金服务的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工本合同支付

资金服务，必须有该单位档案机构或档案工作网络相关人员参加，并将文件材料收集归档。

文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或本合同支付资金服务，相关的费用不予

支付。

（九）质量本合同支付资金服务和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、

准确、系统，要作为一项考核内容,综合档案室未能签署归档意见的，不得申报成果，相关

费用不予支付。

（十）购置重要设备仪器和引进相关项目的文件材料，有关专业部门机构应会同统合档

案室检查本合同支付资金服务，并及时归档，否则相关费用不予支付。

（十一）大修相关项目、技改相关项目完工后，必须由综合档案室本合同支付资金服务

材料的完整情况，不符合档案要求不予本相关项目联系相关公司正式正式生效方法，相关项

目不算完成，相关费用不予支付。

（十二）企业员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料

要及时归档，否则不予报销相关的费用。

（十三）综合档案室对各业务部门机构文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行

指导、监督、检查。

（十四）凡公司企业员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档

案的归还手续，否则不能予以结算工资。

十一、档案鉴定销毁规章制度

（一）档案鉴定工作即鉴别档案的现行和历史的利用价值，根据价值的大小确定保管期

限，把失去保存价值的档案剔除销毁的工作。

（二）档案鉴定实行集中统一、分级鉴定，集团档案工作鉴定小组是整个集团档案鉴定

销毁的最终审批机构；公司档案工作鉴定小组相关相关项目对本公司档案鉴定与审核，其中

涉及鉴定销毁的必需相关相关项目上报审批；必要时，公司档案工作鉴定小组对本公司档案

鉴定时也可由集团档案部门机构派员参加。

个人鉴定，即由鉴定小组成员，按照各自的分工分别审阅档案材料内容，根据档案的实

际情况，提出鉴定意见，并填写档案鉴定卡（见表1、表2）。

（三）鉴定档案必须坚持全面的、历史的、发展的观点，分析各类档案的价值，认真鉴

定，按照《浙江金刚汽车有限公司档案保管期限表》标准，划分保管期限。

档案鉴定小组对档案进行鉴定，确定保管期限。确定保管期限的原则为：对公司有长

远利用价值的档案应永久保存，对公司和集团在一定时期内有利用价值的档案分别为长期

或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（四）对档案进行鉴定时，应以一个相关项目（一个工程、一个质量本合同支付资金服

务）的成套档案为基础，不能脱离开所属相关项目的重要程度和价值。

（五）鉴定工作五年左右进行一次，特别重要的每年鉴定。

（六）销毁是对保管期满及整理后经鉴定确认，时无保存价值的档案进行剔除。

（七）销毁档案必须严格掌握，慎审从事.根据保管期限规定，将经鉴定确认无保存价

值的档案文件材料，由档案管理管控相关人员编制销毁清册及封面（见表3及封面）将拟销

毁的档案在“档案销毁清册”上逐一填写。

（A）档案销毁清册交鉴定小组审定，报领导人审批后，指定专人监督销毁。档案销毁

前须编制鉴定报告，上报集团备案；会计档案案卷销毁须报集团财务部批准后方可实施。

（九）销毁档案材料经批准后由两人以上及保卫部门机构监销，并在指定地点进行。销

毁前监销相关人员应对销毁的档案进行清点核对，档案铛毁后，销毁相关人员要在销毁清册

上本相关项目联系相关公司正式正式生效方法本相关项目联系相关公司正式正式生效方法

或盖章，并严格遵守保密规章制度。

（十）未经鉴定和档案鉴定小组批准，任何人不得随意销毁档案。

（十一）任何部门机构（分厂）或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出

售。

（十二）档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档。

表1:

档案鉴定卡

类

类目名称"保管期限

卷附：销毁清单第页至第页

归档规定时间

数档案鉴定会签名单

鉴定理由：

提出人：__________规定时间：___________

鉴定小组意见：

鉴定小组相关相关项目人」_________规定时间：_________

表2：

档案鉴定会签名单

序号部门姓名职务（或）职称

关键

备注

年月日

表3：

档案销毁清册封面及销毁清册

全宗号件号

浙江福林国润汽车零部件有限公司

销毁清册

规定时间年月

责任者综合档案室

档案销毁清册

序号案卷或文件题名年度1M5卷号或文号文件页（件、卷）数原期限销毁原因关捱备注

十二、档案统计规章制度

（一）档案统计的范围和内容

1、档案的统计机构设施、相关人员编制、库房、设备条件等情况的统计。

2、档案数量的统计，

3、归档数量的统计，各门类归档数的年总归档数。

4、档案移出数量的统计：对各门类档案己超过保管期限并己作出鉴定需销毁档案的数

量和移交有关单位的档案数后的统计。

5、档案保管数量的统计。

6、全部档案收进、移出后做好保管数量的统计。

7、档案利用的统计:

内、外利用档案人次和案卷数。

档案复.印份数、人次。

底图利用，复印张数、人次。

利用效果（效益）的统计。

（二）档案相关人员的职责

1、专职档案相关人员必须作好企业档案的进、出、保管、利用等情况的登记和统计工

作。

2、按期完成各类统计报表，每年进行一次统计分析。

3、兼职档案相关人员相关相关项目做好本部门机构副本利用的登记和统计工作。

（三）建立档案工作年报制，每年1月10日前向集团档案室填报上一年度《档案工作基

本情况统计报表》，

（四）综合档案室应建立档案归档、整理、保管、利用情况的分类台帐和总台帐，并进

行分析，写出分析报告上报。

（五）各职能部门机构兼职档案相关人员应建立文件归档移交台帐。

十三、档案数据维护规章制度

（-）严格按档案数据库建设范围建库，不得将涉密信息贮存数据库：

（-）指定信息组织系统专人对系统及数据库进行维护；

（三）建库应严格操作程序，一个月进行一次备份，并刻录光盘；

（四）复制系统及数据库严格审批手续，报批允许后指定专人复制，并作好登记。

（五）加强对备份数据的保护，经常检查。

十四、档案库房管理管控规章制度

（-）非档案工作相关人员不得进入档案库房。

（-）库房技术管理管控应贯彻。“以防为主，防治结合”原则，切实做好防火、防盗、

防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等工作。

（三）库房不宜采用自然光源，宜用白炽灯用作照叨，不超过100勒克斯，有外窗时应

有窗帘遮阳。

（四）档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃,柞对湿

度应控制在45260机温湿度超标应启用除湿机、空调机，并每日早晚两次在系统中记录温

湿度及其他信息。

（五）保持库房清洁卫生，档案柜内设置除虫药剂（慢脑精）并时常检查药剂消耗情况,

以补充新的药剂。

（六）档案柜应与墙壁保持一定距离，柜背与墙壁不少于10厘米，柜间通道不少于60

厘米，通道应为迂回式，以便通风和开柜利用。

（七）在档案库房入口处统一设置档案存放平面示意图，档案柜应有统一的反映存放档

案内容的标牌。

（A）下班前30分钟应关闭总电源和各电器（除湿机、空调机、换气扇、照明灯）电源，

关好门窗，方可离开。

十五、档案保密规章制度

认真执行《中华人民共和国保密法》和总部保密规定，遵守国家保密规章制度和保密纪

律，维护档案的完整和安全。为切实贯彻《档案法》，防止档案泄密，特制定本规章制度。

（一）档案工作相关人员必须坚持保密原则，严格遵守保密纪律。一切尚未公布的文件

材料和档案都要注意保密，不准盗窃、出卖秘密和口头泄密。对造成泄密事件的责任者，及

时上报，按有关规定，严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）对有密级的档案仅限本单位内部查阅，且须经分管档案工作领导人批准签署后，

按批准范围提供使用，只限于在档案阅览室查阅。

（三）任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利

于档案保密的场所。

（四）在对外经济交流中，要坚持内外有别的原则。不得向境外相关人员传播和提供有

密级的档案和数据等。

（五）定期鉴定密级，机密文件档案须标明密别。

（六）绝密、机密档案要经常查对，以免差错，发现丢失要及时报告有关部门机构妥善

处理。

（七）文件的整理、立卷、归档、销毁应严格按规定程序进行.各部门机构（分厂）的

文件不得自行处理，防止失密泄密。

（八）重要岗位行政相关人员，工程技术相关人员，档案工作相关人员需与单位签署保

密协议。

十六、档案利用查阅规章制度

（-）凡公司企业员工因工作、学习需要查借阅档案材料的，一般性文件材料由其直属

部门机构相关相关项月人及综合档案室签批即可利用；有密级的档案由部门机构相关相关项

目人审核，单位分管副总经理及以上级别领导人审批后方可利用；绝密重要的档案材料由总

经理以上领导人审批。

（二）本公司的档案材料原则上不对外单位提供利用，如确因工作需要查阅本公司档案

的，须持有其单位介绍信：并经本公司有关领导人批准，按本公司查（借）阅档案审批程序

进行。

（三）查借阅档案者必须填写查（借）阅档案审批单。（见表4）

（四）利用者归还档案时，档案员应在系统里办理归还手续，并认真填写《档案利用效

果登记表》。

（五）网上查阅档案由集团档案管理管控部门机构和本公司档案室根据不同部门机构和

职位统一设置查阅限权。

（六）查借档案者，必须爱护档案，不得将卷拆散、撕页、涂改、批注、摘抄、损坏。

借出的档案应妥善保管好，不得转借、遗失；未经许可不得拍照、复印、摘抄，否则视情节

追究责任。如造成泄密，按企业保密条例追究责任外，同时按情节予以经济处罚。

（七）借出的档案，档案借阅最长不超过7天，到期后仍需利用的，重新办理借阅手续。

退还档案时，档案管理管控相关人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、

缺卷、损坏、删改、剪贴、拆散等现象，应立即追查处理。

（A）档案材料不准代借或转借，借出的档案应按保密规章制度妥善保管。

（九）凡外出工作或调离本企业的企业员工，外出和调离前必须归还所借档案，否则不

予办理有关手续。

（+）档案丢失者，应及时提出丢失报告，在没有作M处理前停止借阅。

（十一）档案相关人员必须及时进行查借阅档案的登记，及时做好统计与统计分析工作。

（十二）工作室内不准吸烟、吐痰、乱丢纸屑，保持室内清洁与安静。

表4：

查（借）阅档案审批单

单位（部门机

查（借）阅者姓名

构）

借阅规定时间归还规定时间

借阅内容

借阅目的

档案类型电子档案实物档案

借阅正式正式生

查看摘抄复制借出

效

预计收回规定时

问

借阅效果

备注

档号文件题名

查（借）阅档案部门机构领导

人意见

档案部门机构分管领导人意

见

单位分管领导人意见

十七、特种载体档案管理管控规章制度

（一）特种载体档案归档内容

（-）特种载体档案是指公司各职能部门机构（分厂）在各项活动中形成的，具有保存

价值的照片，录像带、录音带、缩微胶片、计算机磁盘、奖状、奖杯、锦旗、合格证、证书

等特殊载体的档案材料。

（三）特种载体档案由综合档案室集中统一管理管控。

（四）综合档案室相关相关项目特种载体归档、编号、保管、借阅等各项管理管控工作。

（五）特种载体档案的归档范围与要求按《浙江金刚汽车有限公司归档范围及保管期限

表（征求意见稿）》执行。

（六）特种载体档案的整理与分类编号见《浙江金刚汽车有限公司档案管理管控操作规

程（征求意见稿）况

（七）特种载体档案的保管，保管的特种载体档案要定期清点、除尘、保持整洁，要注

意防光，避免物品退色，保证完好无损。

（A）贵重特种载体档案原件一般在库房内参观。

（九）对于损坏珍贵特种载体档案者，要视情节予以经济或责任处罚。

十八、底图管理管控规章制度

（一）底图归档要求

1、归档底图应署名齐全，符合规章制度规定，以确保底图的完整、正确和齐全。

2、底图图面要求字迹端正、线条清晰，纸张完成、文字图形均用绘图墨水或碳素墨水

书写。

3、底图四边要轧边、平放在底图柜内，防止撕裂、损坏，严禁折叠。蓝图按4#手风

琴式折叠后盒装成册竖着存放。

4、档案相关人员相关相关项目对底图进行整理检查，防止霉变、虫蛀、褪色等损坏变

质情况，对已损坏的底图应及时修补、复制。

5、档案管理管控相关人员编制正确清楚的底图目录。

6、•经归档的底图，任何人无权随便更改图纸内容，特别是在生产进行中的质量本合

同支付资金服务图、工艺图等，必须严格执行底图管理管控规章制度。

7、归档底图除修改、送晒外，一般不能外借或随意取走，送晒赭图时，档案相关人员

应做好底图出库的登记工作。

8、对已归档的质量本合同支付资金服务、工艺、工装、量具等底、蓝图以及工艺文件、

技术资料的修改，由资料产生部门机构填写“质量本合同支付资金服务图样、工艺技术更改

通知书”并由相关相关项目人审阅，批准交有关部门机构修改。由档案相关人员根据该通知

书及时修改底、蓝存档案图纸（包括工艺文件、技术资料）。

9、作废的图纸应注明新图号的编号，根据需要另厅保管.

（二）底图的修改、补充

I、修改已归档的图纸，必须经过总工程师批准的图纸更改单。

2、修改内容较少时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单二采用

“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记二

3、修改内容较多时.应另出新图代替，将原来图纸作废，新图列入原目录，并注明所

代替的原图图弓，作废的图纸应注明新图的编号，另行保管。

4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位的编号，并且注明

原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

5、修改后的底图要入库。必须认真检查修改、补充情况，保持底蓝图的一致性。

十九、质量本合同支付资金服务档案管理管控规章制度

（-）质量本合同支付资金服务档案管理管控内容。

1、质量本合同支付资金服务档案是在质量本合同支付资金服务开发、设计、试制、生

产过程中形成的，具有查考作用的图纸、图表、照片、文字材料等。

2、质量本合同支付资金服务档案是整个企业档案的核心部分，由综合档案室集中统一

管理管控。

3、综合档案室相关相关项目质量本合同支付资金服务档案的归档、组卷、保管、借阅、

利用等工作。

（-）质量本合同支付资金服务档案归档要求

1、归档范围与保管期限

归档范围及保管期限按《浙江吉利控股集团归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执

行。

2、归档要求

质量本合同支付资金服务档案的归档T作由各业务技术部门机构（档案形成部门机构）

相关相关项目。

各技术部门机构在日常的管理管控工作中要做好平时的档案积累工作，工作结束或告

一段落，及时将文件材料收集齐全，并加以系统整理，要求如下：

纸质优良（幅面）整齐。

图样清晰、字迹清楚，禁用圆珠笔、铅笔等书写。

内容完整、齐仝。

收集齐全的文件材料移交综合档案室由档案部门机构填写移交目录一式二份，双方本相

关项目联系相关公司正式正式生效方法，并各执一份。

（三）质量本合同支付资金服务档案管理管控

1、档案的文件材料，由综合档案室专人相关相关项目及时进行系统整理，在保持质量

本合同支付资金服务的有机联系基础上进行分类、组卷、编目等工作。

2、定期进行检查，发现破损等