机关档案规范化管理规章制度

机关档案规范化管理规章制度机关所有公务活动中形成的应当归档的文字材料、图纸、图表、照片、录音录像、电子文件、荣誉奖牌、印章、题词等各类载体档案，必须由机关综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得私自留存、截留或者据为己有，各业务科室必须设置专职或兼职档案联络员，负责本科室文件材料的收集、整理和移交工作，年度公文材料需在形成年度次年六月底前统一向综合档案室移交归档，当年形成的会计档案，可由财务部门临时保管一年，期满后三个月内移交综合档案室，临时保管最长不得超过三年，基建项目竣工后三个月内，项目负责部门需整理全套档案移交综合档案室，机构调整、人员岗位变动时，经手的公务档案必须全部清理移交，不得随人员调动带走私人留存。归档的纸质档案材料必须字迹清楚、纸质优良，不得使用圆珠笔、铅笔、热敏纸等易褪色易变质材料书写，归档必须保存原件，确实无法取得原件的需在归档说明中注明留存单位和原因，破损文件需提前修裱，超大纸张统一折叠为A4幅面，过小文件需加衬A4纸固定，去掉文件上所有金属装订物，防止锈蚀损坏档案。电子文件归档需同时保存文件内容和相关元数据，存储格式采用通用标准格式，不得使用专用封闭格式，存储介质优先选用蓝光光盘、固态硬盘，不得用普通U盘、软盘作为长期存储载体。档案整理统一采用年度-机构-保管期限三级分类法，保管期限划分为永久、30年、10年三类，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对国家建设、社会发展和历史研究具有长远保存利用价值的档案划为永久保管，反映本机关一般工作活动，较长时间内具有查考利用价值的划为30年保管，较短时间内具有查考利用价值的划为10年保管，涉密档案按照密级单独分类存放，绝密级档案必须存入专用保密保险柜，由两名专人共同管理。归档文件以件为单位装订，一般每份文件为一件，正本与定稿合为一件，正文与附件合为一件，原件与复制件合为一件，转发文与被转发文合为一件，装订整齐牢固，不倒页、不缺页，每件编制档号，档号由全宗号、年度、机构代码、保管期限代码、件号依次组成，编制归档文件目录，目录包含档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，目录同时生成纸质和电子版本，所有档案装入档案盒，档案盒脊背标注清楚档号区间、年度、机构名称、保管期限，便于检索调阅。档案库房必须符合档案安全保管标准，与办公区、生活区物理分隔，温度控制在14摄氏度至24摄氏度之间，相对湿度控制在45%至60%之间，配备防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物、防高温、防腐蚀“八防”设施，严禁在库房内存放易燃易爆、有毒有害和其他无关杂物，所有档案入库前必须经过消毒杀虫处理，防止有害生物带入，库房由专人管理，每日下班前检查门窗、水电、监控设备关闭情况，每日记录温湿度，每月开展一次库房安全检查，每年对全部档案保存状况进行一次抽查，发现虫蛀、霉变、破损、褪变等问题及时开展修复处理，对永久保存的老旧珍贵档案全部进行数字化扫描，制作备份，日常利用优先使用电子副本，减少原件翻动磨损。电子档案实行一式三套管理，一套用于在线查阅利用，一套离线存储本地备份，一套异地灾难备份，异地备份存储地点需距离本单位机关驻地50公里以上，存放于独立建筑，避免同时遭受灾害损毁，每三年对电子档案进行一次格式迁移，每五年开展一次完整性和可读性检测，防止存储介质损坏、格式过时导致档案无法读取。本单位工作人员查阅档案，查阅本科室保管范围内档案，需在综合档案室登记后查阅，查阅其他科室档案，需经档案所属科室负责人同意，查阅涉密档案需经单位分管保密工作的领导批准，外单位查阅档案需持单位正式介绍信，说明查阅用途，经单位办公室负责人批准后方可查阅，查阅者不得涂改、圈划、批注、污损、抽取档案，不得擅自翻拍、扫描、复制档案，未经批准不得将档案带离综合档案室，确因工作需要借出档案原件的，需经综合档案室负责人批准，办理借出登记手续，借出期限最长不超过三个工作日，归还时当场检查档案完整状况，确认无误后方可入库。对已满保管期限的档案，每十年开展一次全面鉴定，鉴定工作由单位分管领导任组长，成员包括办公室、相关业务科室、纪检监察部门、财务部门工作人员，对档案的保存价值进行重新判定，仍有保存利用价值的延长保管期限，确定无保存利用价值的编制销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、题名、形成时间、数量、保管期限，报单位主要负责人批准后实施销毁，销毁工作必须由两名以上工作人员监销，监销人员核对销毁清册后签字，销毁清册永久保存，纸质档案销毁必须采用专业粉碎或者焚烧方式，不得将待销毁档案出售给废品收购单位或者个人，电子档案销毁必须彻底清除所有存储载体中的档案数据，不得残留可恢复的备份。机关机构撤销、合并或者职能调整时，必须将全部档案整理完毕，按照规定向指定的档案接收单位移交，任何部门和个人不得私自分散、转移、销毁档案，按照国家规定需要向同级国家档案馆移交进馆档案的，必须在规定期限内，按照进馆规范要求整理完毕，连同全宗介绍、档案目录一并移交，不得擅自留存应当进馆的档案。机关档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，接受专业培训，熟悉档案管理业务规范，档案工作人员岗位变动时，必须办理完整的档案和工作交接手续，签字确认。有下列行为之一的，依规依纪追究直接负责的主管人员和其他直接责任人员责任：不按规定期限和要求归档，造成档案流