企业文书档案管理制度

企业文书档案管理制度

一、文书管理办法

第一章目的

第一条为建立科学、合理、规范的公司文书处理程序,

使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的

质量，特制定本办法。

第二章组织管理

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管

理部门统一办理。各分公司工厂)的文书收发由其所属部门办

理，行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及

收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等

事宜。

第三章文书的种类

第四条公司的通用文书有以下几种。

(1)请示响上级部门请求、请示、批准的事项。

(2)报告响上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答

复下级的请示事项。

(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。4)决议:

经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

(5)批复:上级答复下级的请示事项。

(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项

(7)通知:传达、批转上、同级、不相属部门的公文，传达

要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规

章、任免、聘用事项。

(8)通报:表彰先进，批评错误，传达重要情况。。

(9)信函:同级或不相隶属单位间相互介绍、商治、询、催

办、答复某些问题，请有关部门批准。

(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项，要

求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、

合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、

新闻稿、启事等。

第六条文书的密级类别。

(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文

书

(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露

的文书

(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书

(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要

资料，则另当别论。

(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章“文书制作要领

第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。

(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，

位于文头与界栏线上。2)收文机关响上级的请示、报告，一

般只写一个主送单位;需同时报送另个上级部门的用“抄报”

•对同级或下级则用“抄送”

(3)标题:对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。

(4)正文:公文的主体部分。

(5)发文机关:制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全

称或通用简称。

(6)公文日期:包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印

制日期为准，重要公文以签发日期为准。

(7)公文印章：加印在发文日期口间。

(8)密级:保密文件注明密级。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序

号、标题。

第八条用纸格式。

(1)国内公文用纸用16K型(26mx18.4cm),涉外公文用

A4型(29,cm20m)o

(2)图文区:国内用16K型(23cml4.9cm),国际标准用A4

型(27cmxl75cm)

第九条印装格式。

(1)公文均采用横书横排。

(2)单面印刷可在上端装订，双面印刷在左装订。3)装订

可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式:首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

(1)上行文原则

①逐级行文，即下一级行文给直接上级。

②多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。

③越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、

控告。

(2)下行文原则。

①逐级行文。

②多级同时行文。

③直贯到底行文。

(3)平行文原则。相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名;如

果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文

书，只需部门署名;如果是重要文书，按责任范围由总经理、

副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职

务。

(2)对外文书，如合同书、责任状、回执、公告等重要文

书，一律署总经理职务与姓名。如果是总经理委托事项，可

由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或

分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加

盖署名者或所在部门印章。

(2)如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，

并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档

前必须加盖署名者印章

(3)以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责

任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

(1)文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确范。

(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以

证明，附上相关资料与文件。

(3)必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者

姓名。

(4)对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原

件，修改者须署名。

(5)可行可不行的坚决不行文，以减少行文数量，提高行

文权威性和质量。

(6)减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7)行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位

负担。

(8)不轻易越级行文。

第五章文书制作流程

第十五条对外行文操作流程。

(1)拟稿。

①由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。

②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有

必要发文时，在公司后加下属企业全称

③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2)核稿。

①拟稿完毕，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。

②审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修

改。

(3)签发。有关领导审核签发，明确署意见、姓名、日期。

(4)编号。由行政部统一编排发文字号。

(5)印、校对。

①急件应先行处理。

②保密件应由专人打印。

③打印后的校样、废纸等应妥善处理。

④应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。打

印、校对责任人签名。

(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7)填写登记簿。

(8)封发。

①发文工作由行政部负责。

②查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

(1)对内行文一般参照对外行文处理程序执行。

(2)特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必

经缮印程序。

(3)对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签

发

第六章文书的发送

第十七条需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点发

送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条

规定限制

(1)文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及

收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

(2)公司内部文书原则上不封缄。

(3)各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与

“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理

第十八条普通文书的处理原则。

(1)部门经理以上级别主管负责对文书进行审阅、回答、

批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体

处理。

(2)如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得

联系，按上级指示办理。

(3)各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处

置。

第十九条机密文书原则上由责任者或当事者自行处

理。

第八章文书的阅览原则

第二十条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已

经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意

见，并转给或交还文书主管。

第二十一条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传

阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填，并最终交还文书主

管。

第九章收文操作流程

第二十二条签收。一切外来信件、电报、传真，统一

由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行

政部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。

第二十三条写明各部门或个人收启的分送各部门或

个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。

第二十四条分发

（1）行政部根据公文性质、要求，确定具体拟办和阅批对

象，填写公文阅力、单

（2）分发去向°

①重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公

司领导批示（批办）。

②一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办

务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。

③参阅性文件，直接组织传阅。

④范围不明的文件，送领导审阅。

第二十五条催办。分对内催办与对外催办，包括发函、

派专人打电话等方式。要使用工作催办单，对来文做到事事

有交代、件件有着落，防止漏办、延误。

第二十六条结办。文件传阅完毕，已答复发文单位,

有处理意见的文件，均视为结办。

第十章文书的整理与保存

第二十七条全部办结的文书，在办结后三天内交行政

部，按“完整、有序”的原则对文件整理、检查，按类别、年

代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存

年限进行编辑并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

第二十八条员工个人不得保存公司公文，凡参加会议

带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应

将文件和记录本清理移交。

第二十九条分公司或分支机构的文书分为两类:一类

是特别重要的文书，直接交主管保存;另一类是一般的文书，

留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十条水久保存文书包括公司章程、股东大会及

董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、

登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的

政府许可证件;有关公司历史的文书决算书和其他重要文书。

第三十一条保存10年的文书包括请求审批提案文书;

人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传

票与会计分析报表以及水久保存以外的重要文书。

第三十二条保存5年的文书指不需要保存10年的次

重要文书。

第三十三条保存1年的文书指无关紧要或者临时性文

书。

第三十四条调查报告由所在部门主管确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十五条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带

锁的文件柜中。

第三十六条保存期满及没必要继续保存的文书，经主

管领导决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一

律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废

纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记，报主管领导批准

后销毁。

第三十七条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人

监督，保证不丢失、不遗漏。

第三十八条必须做好重要文书的借阅登记工作，并注

明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第三十九条本办法适用于公司本部及下属企业的公

文管理。

第四十条本办法由行政部解释、补充，由公司总经理

批准颁行。

文件管理制度

第一章总则

第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在

各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制定本

制度。

第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公

司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

第二章收文的管理

第四条公文的签收。

(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公

室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注

意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝

签收。

(2)对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文

号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立

即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理

传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文

件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。

(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办

公室秘书登记编号，个人不得私自保存。

第六条公文的阅批与分转。

(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容

及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅力、，重要文件

应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积

压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处

理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分

转处理。

(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或

第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个

以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天

(特殊情况例外)

第七条文件的传阅与催办。

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有

密级的文件回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他

人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件

交回办公室，阅批文件

一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总

经理"批示”"拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文

件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

(3)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文

件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、

泄密。

(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承

办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压

放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室

同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三章发文的管理

第八条发文的规定。

(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部

门一律不得自行向上向下发送正式文件。

(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置

重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并

将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公

室分别按机构设置与业务分工统一归口发文

(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的

文件，须由集团公司董事长批准签发。

第九条发文的范围。

(1)凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、

报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

(2)公司下发文件主要用于以下事项。

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的

决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

(3)公司上行文、外发文主要用于向上级机关呈报工作计

划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生

产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等

事宜。

在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术

文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事

项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务

部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布

各业务部室专题会议所作的决定，一般不应发文，不备

查考，可以用部室名义发会议纪要。

各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的

名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

第四章发文程序与要求

第十条发文程序规定。

(1)各单位需要发文，应事先向办公室提出申请

(2)办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工

作实际需要草拟文件初稿。

(3)草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点

鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、

书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

(4)文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明

文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签

名、盖章，标定日期和密级

(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文

稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、

格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。

(6)经办公室审、修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对

文稿内容、质量负责)。

(7)对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟

稿部门重新誉写清楚。

(8)需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

(9)文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导

签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打

印室打印。

(10)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文

稿上签名。文件汀印后，由办公室派专人按量印刷，再由办

公室秘书分发并检落实情况。对印刷质量不好的文件，办公

室秘书应拒绝盖章分发。

第五章文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般

文件，需要本部门负责人签与便条，有密级的文件须办公

室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人

不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，定期

对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件进

行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一大清，年终一总

清)。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实

向领导报告。

第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文

件收缴、保管、保密、催办、检查工作。

第六章文件的立卷与归档

第十五条文件归档范围。

(1)上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复，

统一由办公室负责归档。

(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、

重要通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作的各类计划

统计、季度及年度报表等。

(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在

会上的汇报发言材料等。

(5)上级领导同志来公司检视察工作的报告、指示、记录，

以及公司向上级汇报的提纲和材料。

(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导

工作的音像制品。

(7)公司日志和大事记。

(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

(9)业务部室日常工作中形成的资料由各业务部室负责

立卷归档。

第十六条立卷要求。

(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地

进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、

主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要

工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度

形成的文件材料，要求在下年度5月以前整理完，6月正式

向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

第七章文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，

办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定办理申请销手

续。

第十八条经审核同意销毁的文件，由办公室主任和办

公室秘书监视销毁。

档案管理制度

第一章管理部门

第一条管理部门。

(1)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办的门

视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要，原

稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为

保存，文书管理部门以复印件归档，原稿用毕仍应送文书管

理部门归档并换回复印件。

(2)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室

或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由

各部门自行编定，报送总管理处总经理室。

第二章整理与分类

第二条文件点收。

文件结案移送归档时，依如下原则点收。

(1)检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追

查、归入。

(2)文件应有管理部门主管的签认

(3)文件的处理手续应完备，如有遗漏，应立即退回，由

经办部门补办。

(4)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回

经办部门。

(5)有价证券或其他贵重物品应退回经办部门，由经办部

门送指定保管部门签收后，文件送归档。

第三条文件整理点收文件后，应依下列方式整理。

(1)中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文

件则以左方装订为原则。

(2)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则

对准左上角，理齐钉牢。

(3)文件如有褶皱、破损、参差不齐等情形，应先整补，

裁切折叠，使其整齐划。

第四条档案分类。

(1)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，

按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分，然后

依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

(2)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级

不够用时，可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多，

亦可仅使用部门及大类或小类两级。

(3)同一小类(或细类)的案件以装订于一一档夹为原则，

如案件较多，一个档夹不够用时，可分为两个以上档夹装订，

并于小类(或细类)之后增设卷次编号，以便查考。

(4)每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、

登录，并以每一案件一个目次编号为原则。

(5)档号的表示方式为A1A2-BIB2-C1C2-D-EIE2,其中

A1A2为经办部门代号，BB2为大类号，C1C2为小类号，D1

为档卷卷次，EIE2为档案目次。

第五条档案名称及编号。

(1)档案各级分类应命名，其名称应简明扼要，以能充分

表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

(2)各级分类、卷次及目次的编号，均以阿拉伯数字表示，

其位数使用视案件多少而定。

(3)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号

表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序

依次排列，以便查阅。

(4)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织

扩大或业务增加时随时增补。

(5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意

修改，如确有修改必要，应事先研究，并编制新旧档案分类

编号对照表，以免混淆

第六条档号编列。

(1)案件如系新案，应就档案分类编号表明该案件所属类

别及卷次、目次，顺序编列档号。

(2)案件如可归属前案，应查明前案的档号，予以同号编

列。

3)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述几件事情或

一案归入多类者，应确定其主要类别编列档号。

(4)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填

写于案件首页的左上角;左方装订者见填写于右上角。

第三章归档与档案清理

第七条档卷保存。

(1)归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类

别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以

使翻阅。

(2)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类号及名称,

以便查档。

第八条保存期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特

定者外，依下列规定办理。

(1)永久保存

①公司章程。

②股东名簿。

③组织规程及办事细则。

④董事会及股东会记录。财务报表。

⑥政府机关核准文件。

⑦不动产所有权证及其他债权凭证。

⑥工程设计图。

其他经核定需永久保存的文书。

(2)10年保存期

①预算、决算书类。

②会计凭证。

③事业计划资料。

④其他经核定需保存10年的文书。

(3)5年保存期。

①期满或解除之合约。

②其他经核定需保存5年的文书。

(4)1年保存期。结案后无长期保存必要者。

(5)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有

效期限予以保存。

第九条档卷清理。

(1)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫

蛀腐朽。档案每年依规定清理一次，已届保存期限者可以销，

销毁前应造册报总经理核准，必要时向主管政府部门报备，

并在目次表的附注栏内注明销毁日期

(2)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价

值者，管档人员应将收(发)文登记单”

第五联附注在其保留文件上，并在

第五联上注明部分销毁的日期。

第四章调卷

第十条档案借阅程序。

(1)各部门经办人员因业务调阅档案时，应填写“调卷单”,

经其部门主管核准后，向管档人员调阅。

(2)管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于

调卷单上填注借出日期，将档案交与调卷人员。调卷单则依

预定归还日期之先后整理，以备核查、催还

(3)在档案室当场借阅者，可免填调卷单。

(4)档案归还时，经管档人员核查无误并在调卷单填注归

还日期及签章确认后，档案即可归入档夹。调卷单由管档

人员留存备查。

第十一条调卷管理。

(1)调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限,

如有特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。

(2)调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有必要拆

开，亦须说明原因，请管档人员负责处理。

(3)调卷人员调阅档案，应在规定期限内归还，如有其他

人员调阅同一档案，应变更调卷登记，不得私自借出。

(4)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无

关的案件，应经文书管理部门主管同意

四、文书立卷归档制度

第一章总则

第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归宿的文件材料必须按年度立卷，本单位内部

机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要

按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的

系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交

专（兼）职文书人员归档。有关人员工作变动或离职时，应将

经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均

应指定专（兼）职文书人员负责管理本部门的文件材料，并保

持相对稳定。人员变动时应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印

的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由

办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中

形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主

办部门收集归卷。

第七条公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参

加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费

必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，经档案

室签字认可后，财务部门才给予报销旅费。

第八条本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将

会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续，经档案室签

字认可后，财务部门才给予报销会议费用。

第九条各部门专(兼)职文书的职责。

(1)了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档

范围，收集管理本部门的文件材料。

(2)认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及

时收集归卷，每年的3月前应将归档文件材料归档完毕，并

向档案室办好交接签收手续。

(3)经办业务有关人员借用文件材料时，应积极地提供利

用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章归档范围

第十条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决

议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十一条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、

指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十二条本公司对外的正式发文、与有关单位来往的

文书。

第十三条本公司的请示与上级机关的批复

第十四条反映本公司主要职能活动的报告总结。

第十五条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、

批复、会议记录、统计

报表及简报。

第十六条信访工作材料。

第十七条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文

件材料。

第十八条本公司干部任免文件材料以及关于职工奖

励、处分的文件材料。

第十九条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材

料。

第二十条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重

要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章平时归卷

第二十一条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处

理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第二十二条各部门应根据本部门的业务范围及当年

工作任务，编制三时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷

类目”的条款必须简明确切，并编二条款号。

第二十三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领

导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本的门

专（兼）职文书归卷。

第二十四条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件

材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对

号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第五章立卷案卷质量要求

第二十五条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工

作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷

编目。

第二十六条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规

律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便

于保管和利用。

第二十七条归档的文件材料种数、份数以及每份文件

的页数均应齐全完整。

第二十八条在归档的文件材料中，应将每份文件的正

件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多

种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开，文电应合

一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有

密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十九条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,

但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在

请示年立卷;跨年度的规划放在针对的

第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨

年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关

规定执行。

第三十条卷内文件材料应区别不同情况排列，密不可

分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正

件在前，附件在后;底稿在前，定稿在后;其他文件材料依其形

成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排

列。

第三十一条卷内文件材料应按排列顺序依次编写页

号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，

背面的左上角打印页号。

第三十二条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式

逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在

卷首。

第三十三条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项

填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人

的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十四条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书

写，字迹要工整、清晰。

第三十五条案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉

金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已

扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔线封底打活

结的方法装订。

第三十六条案卷各部分的排列格式为软卷封面(含卷

内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装

入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十七条本制度自印发之日起实施。

五、音像档案管理制度

第一章总则

第一条为加强公司的音像档案管理，特制定本制度。

第二条公司的音像档案是指公司各部门或个人在社

会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、

影片等。音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、

照片和文字说明两部分组成。

第三条音像档案是公司全部档案的重要组成部分，必

须由档案室统一管理

第二章音像档案资料的收集

第四条应收集归档的音像资料。

(1)反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的音像

资料。

(2)各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活

动的音像资料。

(3)公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事

活动的音像资料。

(4)其他公司形成的与本公司有关的重要音像资料。

(5)其他具有保存价值的音像资料

第五条音像档案资料应在形成后，一个月内随档案室

其他载体形态的喈案同时归档，如有特殊情况，可以适