《建筑工程资料管理》课件-3.2 监理文件档案资料管理

监理文件档案资料的管理3.23.2.1监理文件档案资料管理的基本概念所谓建设工程监理文件档案资料的管理，是指监理工程师受建设单位的委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等进行的一系列管理工作。监理文件档案资料是工程建设监理信息的主要载体之一。提示3.2.2监理文件档案资料管理的意义（1）对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。如果没有信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息经过收集、加工和传递，以监理文件档案资料的形式被管理和保存，成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。3.2.2监理文件档案资料管理的意义（2）对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。对监理文件档案资料进行系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能从档案资料库中及时有针对性地找到完整的资料，从而迅速地解决监理工作中产生的问题。反之，如果文件档案资料管理分散，就会导致混乱，甚至导致资料的散失，最终影响监理工程师的正确决策。3.2.2监理文件档案资料管理的意义（3）对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一的管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案；另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作的水平。3.2.3工程建设监理文件档案资料的管理流程监理文件档案资料的管理流程如图3-1所示。3.2.4建设工程监理文件档案资料的管理内容（1）监理文件档案资料的收、发文与登记项目监理部应制定项目监理部收文处理程序，同样需要明确相关人员的职责。通常收文可以参考下面的运转流程：签收—文件登记—贴文件处理签—分办和负责人批办—相关人员承办—文件处理完毕，装盒（待整理）。所有收文应在收文登记表上进行登记。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文的人员签字。所有文件档案要用碳素墨水笔填写或打印生成，责任人员不得以盖章和打印代替手写签认。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件的收文内容应在监理日志中予以记录。提示3.2.4建设工程监理文件档案资料的管理内容（1）监理文件档案资料的收、发文与登记项目监理部应制订项目监理部发文程序，并明确相关人员的职责，各司其职。通常发文可以参考下面的运转流程：拟稿—核稿—签发—校对—签名用印—文件编号登记—发文（对方签收）—文件装盒（待整理）。发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。所有发文按监理信息资料和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。提示3.2.4建设工程监理文件档案资料的管理内容（2）监理文件档案资料的传阅与登记。文件传阅也是收文处理中的一个过程，只不过传阅的范围更大一点，由总监理工程师或授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅，则应确定传阅人员的名单和范围，并注明在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。每位传阅人员阅后应在文件夹传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录的传阅期限不应超过该文件的处理期限。（3）监理文件档案资料的分类存放。经收文、发文、登记和传阅工作程序后，必须按照科学的分类对档案资料进行存放。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理，档案资料应保持清晰，不得随意涂改标记，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。可以根据工程的实际情况对要收集的文件资料进行分类，以便积累资料。提示3.2.4建设工程监理文件档案资料的管理内容（4）监理文件档案资料的归档、借阅、更改与作废。监理文件档案资料归档内容、组卷方法应根据现行《建设工程监理规范》（GB/T50319—2013）及《建设工程文件归档规范》（GB/T30328—2014）（2019年版）并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。归档保存应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单