项目一 办公自动化设备的基本知识

项目一办公自动化设备的基本知识1任务

认识常用办公自动化设备21.了解办公自动化设备的分类及发展趋势。2.能选购常用办公自动化设备。3.了解常用办公自动化设备的使用环境及安装要求。4.了解常用办公自动化设备的故障原因。3某公司的员工小王负责选购办公室的办公自动化设备。小王通过市场调研，对常用办公自动化设备的功能特点、安装环境和要求、发展趋势、选购注意事项等进行了解，结合公司的需求完成办公自动化设备的选购任务。4一、办公自动化设备的定义和分类办公自动化（officeautomation，简称OA）是将现代办公和计算机技术结合起来的一种新型办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过办公自动化，或者说数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体系，在提高效率的基础上，增强协同办公能力，强化决策的一致性。51. 办公自动化设备的定义办公自动化设备是指用于提高办公效率、减少人力和简化办公流程的各种设备及技术的统称。它们利用先进的计算机技术、通信技术和自动化控制技术，为办公室环境中出现的问题提供高效的解决方案。62. 常见办公自动化设备的分类现代办公常以计算机为主、其他设备为辅，完成各种信息的采集、输入、综合后得到图文混排、形象逼真的大容量多媒体信息。因此，办公自动化设备包括文件输入及处理设备、文件复制设备、文件打印等输出设备、文件存储设备、文件整理设备以及网络设备等。每一类设备又包括多种产品，以下列举了一些常用设备。7文件输入及处理设备：计算机、打字机、扫描仪等。文件复制设备：复印机、多功能复合机、油印机、胶印机等。文件打印等输出设备：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等。文件存储设备：硬盘、缩微设备等。文件整理设备：分布机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。网络设备：网络适配器、路由器、交换机等。8随着技术的进步和办公工作的细化，办公自动化对产品不断提出新的要求，办公自动化设备的技术发展趋势包括以下特点：向高性能、多功能、复合化和系统化发展；向数字化、智能化、无纸化和综合化发展；以计算机为核心的办公将向处理文字、数据、声音、图像的多媒体方向发展；通信在办公系统中的应用将进一步拓展，借助现代通信技术建立全球化的高级办公、网络体系，以实现更便捷、即时且广泛的信息交互与协同工作。大多数办公自动化设备属于耐用设备，因此，在各类办公场景中有多种类型以及多代设备同时服务于办公的现象较为常见。9二、常用办公自动化设备1. 打印机打印机是一种重要的输出设备，已经成为办公自动化必不可少的设备之一。常见的打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。随着技术的不断发展，由于打印速度慢、噪声大等，针式打印机已经很少在一般办公室使用了，但在一些情况特殊、需要复写打印的场合还在使用。常见打印机的类型、外观和特点见下表。1011

常见打印机的类型、外观和特点12

常见打印机的类型、外观和特点2. 复印机复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的副本的设备，常见的复印机如图所示。13常见的复印机

3. 复合机复合机是一种将多种功能集成在一起的办公设备，通常可以具备打印、扫描、复印和传真等多种功能。与单一功能的打印机、扫描仪或复印机不同，复合机可以节省空间，降低成本，并提高办公效率，在办公室和家庭等环境中越来越常见。如图所示是一种常见的复合机。14常见的复合机4. 投影仪和交互式智能平板投影仪又称为投影机，其可以用精确的放大倍率将物体放大投影在屏幕上。新型投影仪主要借助RGB三色投影光机和解码技术，使传统投影仪精巧化、便携化、微小化、家庭化，从而让投影技术更加贴近工作、生活和娱乐。目前常见的投影仪如图所示。15常见的投影仪交互式智能平板以高清液晶显示屏为显示和操作平台，具备书写、批注、绘画、多媒体娱乐、网络会议等功能，融入了人机交互、平板显示、多媒体信息处理和网络传输等多项技术，是信息化时代中办公、教学、图文互动演示的优选解决方案。如图所示为一种常见的交互式智能平板。16常见的交互式智能平板三、办公自动化设备的使用注意事项1. 所处的环境办公自动化设备应尽量在粉尘少、太阳光不能直射、温度和相对湿度适宜的条件下使用。办公自动化设备所处环境一般温度要保持在10～35℃，相对湿度要求控制在30%～70%。如果环境条件不在以上标准范围之内，要注意通过防尘、避光、加强通风和使用相对湿度调节设备来营造适宜的工作环境。同时，应尽量避免接触带有挥发性和腐蚀性的气体或液体。172. 布局和摆放办公环境中的办公自动化设备布局应按照信息处理的流程安排，讲究合理有序，错落有致，功能清晰，互不干扰。设备应水平摆放，不应随意移位，更不能在设备运行时挪动，也不能在通电状态下挪动。搬运设备时必须先将设备断电。设备工作时应尽量使其保持稳定，防止强烈撞击，也不要在设备上堆放重物，因为不稳定的工作状态会影响设备的正常启动和运转，最终可能导致设备工作异常，以致损坏。需要注意的是在雷电天气时应尽量不使用办公自动化设备，并关闭网络。18还有部分办公自动化设备需安置在通风条件良好的位置，以利于散热；同时，为维护信息安全，可在复印机的附近配置一台碎纸机，以便于销毁错复印或多复印的文件，防止敏感信息因不当留存而泄露。办公自动化设备的摆放示例如图所示。19办公自动化设备的摆放示例四、办公自动化设备的常见故障1. 电源故障电源故障是办公自动化设备中最常见的问题之一。这类故障通常表现为设备无法开机或关机、电源指示灯不亮等。排除方法包括检查电源线是否接触良好、电源适配器是否正常工作、电池是否需要充电等。202. 硬件故障硬件故障包括键盘、鼠标、显示器等设备出现的问题。排除方法包括重新启动设备，检查硬件连接是否正常，必要时更换。3. 软件故障软件故障通常是由操作系统或其他软件出现问题导致的。排除方法包括更新软件、修复漏洞、重新安装驱动程序等。4. 网络故障网络故障表现为无法上网或网络连接不稳定。排除方法包括检查网络连接是否正常、网线是否松动、网络设置是否正确等。215. 安全性问题常用办公自动化设备的安全问题主要涉及设备感染病毒、恶意软件等，如计算机运行缓慢、文件无法打开等。排除方法包括使用杀毒软件清除病毒、及时更新操作系统和软件、不随意下载和点击未知链接等。6. 机械部件损坏办公设备中的机械部件损坏可能会导致设备无法正常使用。排除方法包括检查设备的机械部件是否正常工作，如有需要可以联系专业的维修人员维修或更换部件。在平时使用设备时，也要定期维护和保养，以延长设备的使用寿命。22五、办公自动化设备的选购注意事项1. 从实际需求方面考虑要明确所选购的设备的应用场合和功能需要，不盲目追求更多的功能和更高的性能，以免造成浪费。2. 从设备的功能方面考虑不同厂家、不同型号的设备往往具有不同的功能。因此，在选购设备时，一般要依据实际工作对设备的具体功能要求来决定。233. 从设备的使用量方面考虑对于一般的办公自动化设备而言，价格与工作质量、工作效率、可靠性和耐用性等密切相关。在选购设备时，用户应充分考虑设备在实际工作环境中的使用量以及对设备的具体要求，选择相应的档次和型号。4. 从设备型号方面考虑任何新产品都是在前一代产品的基础上改良的。不但在功能上改进，同时也在易用性、耐用性和环保等方面有较大的改进。因此，要尽量选择较新