学校备用金管理制度

学校备用金管理制度一、总则（一）目的与依据为规范我校备用金的管理，确保资金安全，提高资金使用效率，保障学校各项教学、科研及日常行政管理活动的顺利进行，依据国家相关财经法规及学校财务管理制度，特制定本制度。（二）定义本制度所称备用金，是指学校为满足各部门（或项目）日常零星开支需求，预先拨付给指定人员（以下简称“备用金经管人”）周转使用的小额现金。（三）适用范围本制度适用于学校各行政部门、教学单位、科研机构及其他附属机构（以下统称“各部门”）的备用金管理。二、管理职责（一）财务部门学校财务部门是备用金管理的职能部门，负责备用金管理制度的制定、解释与修订；负责备用金的核定、审批、拨付、监督检查及核销工作；指导各部门规范备用金的使用与核算。（二）各部门各部门负责人是本部门备用金管理的第一责任人，对本部门备用金的申请、使用、安全及报销的真实性、合规性负领导责任。应指定专人（一般为部门内勤或指定办事人员）作为备用金经管人，并对其进行日常管理和监督。（三）备用金经管人备用金经管人负责备用金的申领、保管、支付、报销及定期对账工作，对备用金的安全完整及使用的合规性负直接责任。备用金经管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务报销制度。三、备用金的申请与审批（一）申请条件因工作需要，确需日常零星开支周转的部门，可申请备用金。（二）申请与审批流程1.部门申请：由部门提出书面申请，详细说明申请备用金的理由、预计使用范围、申请金额等，经部门负责人签字同意后，报财务部门。2.财务审核与审批：财务部门根据部门工作性质、业务量大小及实际需求，对申请进行审核，并提出备用金核定建议额度，按学校资金审批权限报请相关领导审批。3.额度核定：财务部门根据审批意见，核定各部门备用金额度。备用金额度应遵循“按需核定、从严控制”的原则，一般不超过部门一个月的日常零星开支需要。（三）备用金领用备用金审批通过后，备用金经管人凭审批手续到财务部门办理领用手续，签署相关领用单据。财务部门以现金或转账方式拨付备用金。四、备用金的日常管理与使用（一）专人管理备用金实行专人负责制，严禁多人共管或随意转交。如经管人发生工作调动、离职或其他原因不能继续履行职责时，必须办理备用金交接手续，清理未了事项，并由部门负责人监交，报财务部门备案。（二）用途限制备用金应严格用于部门日常零星开支，主要包括：1.小额办公用品购置；2.市内交通费、误餐补助费（符合学校规定标准）；3.小型会议茶歇、场地布置等零星费用；4.确需以现金支付的其他零星小额支出。备用金不得用于支付工资、津贴、奖金、大额采购、对外投资、偿还债务等不符合规定的支出，严禁挪作私用、公款私存或转借他人。（三）支付与核算1.备用金经管人应建立备用金台账，逐笔记录备用金的收支情况，做到日清月结，账实相符。2.支付备用金时，应取得合法、合规的原始凭证，如发票、收据等，并由经办人签字。对不符合规定的票据，不得作为报销依据。3.备用金经管人应妥善保管原始凭证，防止遗失、损毁。（四）库存现金管理备用金经管人应确保库存现金的安全，采取必要的防盗措施。库存现金不得超过核定的备用金额度。五、备用金的报销与核销（一）报销时限备用金经管人应定期（一般为每月末或每笔业务发生后一个月内）将发生的费用整理汇总，按学校财务报销规定办理报销手续，补足备用金。如遇特殊情况不能及时报销，应向财务部门说明原因。（二）报销凭证要求报销时应提供合法、真实、完整的原始凭证，原始凭证应注明用途、日期、金额、经办人等信息，并经部门负责人审批签字。（三）报销流程备用金经管人整理好报销凭证，填写“费用报销单”，经部门负责人审核签字后，报财务部门复核。财务部门对报销凭证的合规性、完整性进行审核，符合要求的予以报销，并补足备用金。（四）备用金核销1.当部门不再需要备用金，或学校调整备用金政策时，备用金经管人应及时办理备用金核销手续，将剩余备用金及所有未报销原始凭证交回财务部门。2.财务部门对交回的备用金及凭证进行核对，确认无误后办理核销。六、备用金的盘点与监督（一）日常盘点备用金经管人应每日对备用金进行盘点，确保账实相符。发现长款或短款时，应立即查明原因，并及时向部门负责人和财务部门报告。（二）定期检查财务部门将定期或不定期对各部门备用金的管理和使用情况进行检查，包括备用金台账记录、原始凭证保管、库存现金盘点等。各部门及备用金经管人应积极配合。（三）监督与责任对违反本制度规定，出现挪用、贪污、私存备用金，或因管理不善造成备用金损失的，学校将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由学校财务部门负责解释。（二）生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。（三）修订本制度根据国家财经法规变化及学校实